Warenausgabe (neu)

Die Warenausgabe dient der Ausgabe verordneter und abzugebender Artikel (z. B. Medikamente, Spezialitäten oder Sonstige) an Patienten in der Praxis. Über dieses Fenster erfassen Sie Ausgabemengen, wählen Lager sowie Chargen aus und buchen die Artikel direkt aus dem Praxisbestand aus.

Sie erreichen die Funktion in tomedo®:

• über den Menüpfad Aktion → Warenausgabe (neu)
• über die Symbolleiste mit dem Symbol Warenausgabe. Falls das Symbol nicht zu sehen ist, rechtsklicken Sie auf die Symbolleiste um es hinzufügen.

Wenn in den tomedo → Einstellungen →Nutzer → Sonstiges → Warenwirtschaft → «Warenausgabe bei Verordnung automatisch öffnen» aktiviert ist, wird die Warenausgabe eines Patienten nach jeder Verordnung aufgerufen.

Beschreibung der Funktionen

In diesem Abschnitt werden alle Funktionselemente der Benutzeroberfläche beschrieben.

Im linken Bereich des Fensters 1 werden alle Personen angezeigt, für die Artikel in der Warenausgabe vorliegen. Über das Suchfeld suchen Sie gezielt nach einer bestimmten Person. Mithilfe der Buttons Tagesliste und Alle schränken Sie die Anzeige wahlweise auf Personen der Tagesliste ein. Über das Auswahlmenü 2 filtern Sie die Liste nach Personen, für die ein Artikel in einer bestimmten Betriebsstätte verordnet wurde.

Der rechte Hauptbereich zeigt alle zugeordneten Artikel des aktuell ausgewählten Patienten an:

• Auswahl-Checkbox 3: Über diese Checkbox bestimmen Sie, ob die jeweilige Position bei der Ausgabe berücksichtigt werden soll.
• Artikeldetails 4: Zeigt den Artikelnamen, den verordnenden Arzt, die GTIN, den Preis pro Stück sowie die Medikamentenkategorie an. Des Weiteren wird falls vorhanden ein Produktbild angezeigt.
• Auswahlmenü Betriebsstätte/Lager 5: Über dieses Auswahlmenü legen Sie fest, aus welcher Betriebsstätte und welchem Lager die Entnahme erfolgt. Die darunter angezeigte Bestands- und Chargenanzeige passt sich dementsprechend an.
• Bestands- und Chargenanzeige 6: Zeigt das Mindesthaltbarkeitsdatum (MDH), Chargennummer, ausgewähltes Lager sowie den aktuellen Bestand der auszubuchenden Artikel an. Die gewünschte Charge kann ausgewählt werden. Über die Nummernauswahl können Sie die abzugebende Anzahl eines bestimmten Artikels auswählen. Über das Symbol X wird die gewählte Chargen- und Lagerzuordnung zurückgesetzt.
• Mengenanzeige und Löschen-Symbol 7: Zeigt die Anzahl der zur Ausgabe gewählten Packungen im Verhältnis zur Gesamtzahl an. Das Papierkorb-Symbol entfernt die Position vollständig aus der aktuellen Warenausgabeliste. Sie können anschliessend wählen, ob der Artikel auch von der Rechnung gelöscht werden soll.
• Sperr-Symbol 8: Ein rotes Schloss zeigt an, dass für die jeweilige Buchung noch keine Freigabe vorliegt.
• Bereich Scanner 9: Falls nicht sichtbar, klappen Sie diesen Bereich auf, um den integrierten Barcodescanner zu nutzen.
• Checkbox «Nur Buchungen ohne Freigabe zeigen» 10: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden ausschliesslich Positionen angezeigt, die noch eine Freigabe benötigen.

Mit dem Ausgeben-Button 11 schliessen Sie den Ausgabevorgang für alle aktivierten Positionen ab. Dabei bucht das System die entsprechenden Artikel automatisch aus dem gewählten Lagerbestand ab.

Mit dem Aktualisieren-Button 12 wird die Liste neu geladen, um kürzlich verordnete Artikel anzuzeigen. Das Neuladen empfiehlt sich insbesondere bei parallelen Verordnungen und Warenausgaben durch mehrere Personen im Praxisalltag, um die Anzeige stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Anwendungsbeispiele & Workflows

Standard-Workflow zur Warenausgabe im Praxisalltag

1. Wählen Sie auf der linken Seite die gewünschte Person über die Suche 1 aus.
2. Prüfen Sie die gelisteten Waren und aktivieren Sie die Checkbox 3 für alle auszugebenden Artikel.
3. Wählen Sie im Auswahlmenü 5 die korrekte Betriebsstätte und das Ausgabelager aus.
4. Prüfen Sie in Zeile 6 die Charge und das Mindesthaltbarkeitsdatum und passen Sie bei Bedarf die Stückzahl an.
5. Klicken Sie auf den Ausgeben-Button 11, um die Bestände abzubuchen und den Vorgang abzuschliessen.

Erfassung über den Barcodescanner

Wenn in der Praxis ein Barcodescanner genutzt wird, klappen Sie das Menü 9 auf. Durch das Scannen des Barcodes auf der Verpackung sucht tomedo® automatisch den passenden Eintrag in der Liste und wählt diesen für die Ausgabe aus. Dies minimiert Verwechslungen beim Ausgeben von Chargen.

Tipps und Hinweise

• Tagesliste aktualisieren: Sollte eine neu erfasste Verordnung nicht direkt erscheinen, klicken Sie auf den Button Aktualisieren 12.
• Abgelaufene Chargen: Ist das Mindesthaltbarkeitsdatum kurz vor dem Ablauf oder überschritten, wird das MDH in Zeile 6 rot hervorgehoben.
• Dossier und Patientendetails aufrufen: Durch einen Linksklick auf das runde Personensymbol gelangen Sie direkt in das Dossier (oberes Icon) oder zu den Patientendetails (unteres Icon).

Bearbeitung nicht freigegebener Buchungen

Positionen mit einem roten Schloss 8 dürfen erst nach einer Freigabe ausgegeben werden.

1. Aktivieren Sie die Checkbox 10 am unteren Bildrand.
2. Das System filtert die Anzeige und zeigt nur freizugebende Warenbuchungen.
3. Zur Freigabe, muss sich ein berechtigter Nutzer anmelden
   
4. Nach der Validierung und Freigabe durch eine berechtigte Person erlischt das Schloss-Symbol 8, und die Checkbox zur Ausgabe 3 steht zur Verfügung.

Rechtekonzept zur Warenfreigabe

Unter Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung finden Sie unter dem Rechtetyp «Verschiedenes» die Rechteverwaltung für die Warenfreigabe 1.

Unter «Nutzer» 2 können Sie festlegen, welche Nutzer das Recht zur Warenfreigabe haben. Wenn Sie Nutzergruppen 3 hinterlegt haben, können Sie diesen auch kollektiv das Recht zur Warenfreigabe einräumen.

Ausserdem können Sie hinterlegen, an welchen Arbeitsplätzen 4 oder Arbeitsplatz-Gruppen 5 das Recht zur Warenfreigabe ausgeübt werden kann.

Wenn der Nutzer nicht das Recht zur Warenfreigabe hat, können die durch ihn verordneten Waren nicht direkt ausgegeben werden. Anstelle einer Checkbox mit «blauen Haken» erscheint dann das rote Schlosssymbol. Einem Nutzer mit dem Recht zur Warenfreigabe ist es möglich, durch Klick auf das Schloss die Ware freizugeben. Danach ist wieder eine Ausgabe durch jeden Nutzer möglich.

Nutzer, die regelmässig Buchungen freigeben, können sich im Warenausgabe-Fenster durch die Checkbox «Nur Buchungen ohne Freigabe zeigen» nur die noch freizugebenden Buchungen anschauen und ggf. freigeben oder stornieren.