Onlineterminvergabe durch Patienten über eine Webseite

Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://app.arzt-direkt.de benötigt. Bei Interesse an einem arzt-direkt Zugang wenden Sie sich bitte an unseren Support. Die folgenden Informationen beschreiben die Einrichtung des OTK 2 innerhalb von tomedo®.

Hinweis: Die Einstellungen innerhalb von arzt-direkt werden im Handbuch von arzt-direkt® im Kapitel Online Terminkalender beschrieben.

In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschliessend analog zur bisherigen Onlineagenda. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → arzt-direkt → Instanzkonten. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox «Aktiv» 1. Über den Button «Dashboard» 2 gelangen Sie zur Konfiguration der Onlineagenda. Der Button «Buchung» 3 ruft die Website auf, über die der Patient Termine buchen kann.

Hinweis: Wenn die Ampelfarben 1 nach der Aktivierung gelb sind, sind entweder die Zugangsdaten falsch oder der tomedo® Server kann aufgrund von Netzwerkeinschränkungen nicht mit dem Server des Onlinekalender kommunizieren.

• Überprüfen Sie, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort korrekt sind und keine zusätzlichen Leerzeichen oder Zeilenumbrüche enthalten sind, die beim Kopieren entstehen könnten.
• Sind die Zugangsdaten korrekt aber die Ampel erscheint weiterhin gelb müssen in der Firewallkonfiguration Ihrer Praxis die folgenden URLs als Ausnahmen hinzugefügt werden: onlinetermine.arzt-direkt.com und telemetrie-elastic.zollsoft.net.

Sie finden die Onlineagenda nun ebenfalls im Menü Admin → Agenda → Terminsuche-Favoriten in der Liste der Onlineagenden. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit der Onlineagenda.

Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

Einstellungen

Im OTK2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK2-Konten kann unter dem Reiter «Einstellungen» festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten (z.B. auch nur die E-Mail-Adresse) gefunden werden, oder ob der Patient zur vorgeschlagen wird, aber die Zuordnung manuell erfolgen soll.

Unter dem Reiter «Globale Einstellungen» finden Sie ab tomedo® Version 1.114 die Möglichkeit, Patienten für die Onlineterminvergaba zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK2 buchen, sondern bekommen eine Absagemail. Es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo®-Patienten geführt werden.

Für Freitext-Einträge (untere Liste) wird auf Übereinstimmungen mit allen befüllten Feldern geprüft, d.h., je weniger Felder ein Eintrag hat, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (sehr eindeutig), sparen Sie sich die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen möchte, wird die Buchung abgelehnt. Geben Sie hier allerdings zum Beispiel nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt.

In der oberen Liste können Sie auch direkt nach bereits in tomedo® existierenden Patienten suchen. Diese werden dann zur Vorauswahl angezeigt und können über das «+»-Symbol zur Block-Liste hinzugefügt werden. Bei Dossier-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

In der linken Hälfte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können festlegen, ob gesperrte Patienten für einen automatischen Abgleich der Patientendaten berücksichtigt werden sollen 1. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Dossiereintrag 2 mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden.

Die dritte Option 3 bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch akzeptiert oder abgesagt werden.

Des Weiteren können Sie festlegen ob es für die automatische Zuordnung von Terminen zu einem Patienten ausreicht, wenn die E-Mail Adresse im Onlinetermin in dem Dossier vorhanden ist. Das Deaktivieren dieser Option ist zum Beispiel für Kinderarztpraxen sinnvoll, wenn die Termine vorrangig von den Eltern der Kinder gebucht werden.

Terminanfragen

In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden in der Agenda durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Praxis bestätigt oder abgelehnt werden.

In der Inbox kann das Modul «OTK» aktiviert werden. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.

Automatischer Terminupload in die arzt-direkt® App

Mit tomedo® Version v1.155 und der arzt-direkt®-App ab Version 2.8.0 werden Onlinetermine die außerhalb der App durch den Patienten gebucht wurden, oder durch Umwandlung von Offline- in Onlinetermine, automatisch zur arzt-direkt® App des jeweiligen Patienten hochgeladen. Dafür muss die arzt-direkt® App mit tomedo® gekoppelt sein.

Der Patient erhält darüber im arzt-direkt® Messenger eine Nachricht und wird außerhalb der arzt-direkt® App durch eine Push-Nachricht über den Terminupload informiert.

Wichtige Hinweise:

• Wird die Zuweisung zu dem Patienten entfernt, bleibt der Termin weiterhin in der arzt-direkt® App sichtbar und kann durch den Patienten (durch Verschieben oder Stornieren) verändert werden.
• Wird der Termin einem anderen Patienten zugewiesen der ebenfalls über die arzt-direkt® App gekoppelt ist, wird der Termin auch diesem Patienten angezeigt. Damit können beide Patienten den Termin verändern. Wir bitten Sie diesen Fall unbedingt zu vermeiden!