Terminsuche anlegen/konfigurieren

Die Terminsuche kann bei tomedo® automatisch erfolgen. Hierbei geben Sie an, in welcher Agenda (und dementsprechender Belegung mit Ressourcen) ein Termin gesucht werden soll. Weiterhin wird noch die Terminart benötigt sowie eine Angabe darüber, wie weit im Voraus tomedo® nach freien Terminen suchen soll (= Spanne) und ab welchem Datum. Hierbei kann in verschiedenen Agenden gesucht werden und diese entweder per „und“ (ein Termin soll in mehrere Agenden gleichzeitig gelegt werden, das ist z.B. hilfreich bei OP-Terminen, die im OP- und in der Arzt-Agenda angezeigt werden sollen) oder per „oder“ (wenn ein Patient einen Sprechstundentermin bei einem Arzt, aber keinem bestimmten, haben möchte) verknüpfen.

Über die Verwaltung der Terminsuche-Favoriten (Admin → Agenda → Terminsuche-Favoriten) können Sie solche Suchen vordefinieren. Sie können der Suche einen Namen und eine Terminart zuweisen, sowie einen Suchzeitraum. Ausserdem können zum Beispiel Ressourcen, Agenden, Betriebsstätten und Onlineagenden verknüpft werden.

Über die Funktion «SubTerminsuche» können komplexe Terminsuchen konfiguriert werden, die zum Beispiel mit UND- oder ODER-Verknüpfungen verbunden werden. Aktivieren Sie für die Verwendung dieser Funktion die Checkbox «nutze SubTerminsuchen». Jetzt können Sie bereits definierte Terminsuchen über die Checkboxen im Feld «SubTerminsuchen» auswählen. Von der ausgewählten definierten Terminsuche werden die gesetzten Ressourcen, Agenden mit deren UND/ODER -Verknüpfung sowie die Zeitspannenberechnung (Suche ab, Suche für) berücksichtigt. Die Terminart wird hingegen nicht aus der definierten Terminsuche verwendet! Bei der SubTerminsuche wird stets die oben ausgewählte Terminart genutzt.

Auf diese Weise können Sie Terminsuchen mit UND und ODER Abfragen erstellen. So können Sie zum Beispiel nach einem freien Termin in der Ressource OP in der Agenda OP-Raum UND Agenda A ODER in der Agenda OP-Raum UND in der Agenda B, suchen. Bei Ausführung der SubTerminsuche, werden alle möglichen Termine aufgezeigt, die in Agenda A und OP-Raum ODER in Agenda B und OP-Raum möglich sind.

Die UND-Verknüpfung von definierten Terminsuchen bei der SubTerminsuche befindet sich noch in der Entwicklung.

Diese SubTerminsuche kann in der Terminkettensuche mit beliebig anderen definierten Terminsuchen kombiniert/verwendet werden.

Da es in der Praxis meist nur eine Handvoll verschiedener Terminkonstellationen gibt, empfiehlt es sich, solche Terminsuchen vorzukonfigurieren. Hiermit ersparen Sie sich lästige Klicks und kommt sehr schnell an die gewünschten freien Terminslots. So können Sie auch in mehreren Ressourcen suchen. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie am Ende der Woche nicht mehr zwischen OP und Sprechstunde trennen möchten, damit die genutzten OP-Zeiten nicht leer bleiben. Die so vorkonfigurierte Suche sucht dann nach kurzfristigen Terminen, egal in welcher der beiden Ressourcen sie liegen.

Terminsuche-Raster

Haben Sie tomedo® Version 1.147 oder höher, finden Sie in der Terminsuche-Verwaltung eine zusätzliche Einstellung „Raster“. Hier können Sie zwischen verschiedenen Rastergrössen wählen.

Beachten Sie, dass, sofern Sie in der Terminsuche-Verwaltung für die genutzte Terminsuche ein Raster eingestellt haben, die in der Terminsuche vorgeschlagenen (ggf. zu unrunden Zeiten beginnenden) Terminslots so abgeschnitten oder geteilt werden, dass sie zum eingestellten Raster passend beginnen.

Für das Beispiel im Screenshot bedeutet das: Es liegt eine freie Ressource bereits um 09:10 (rot). Der vorgeschlagene Terminslot (gelb) müsste also eigentlich um 09:10 beginnen. Aufgrund des eingestellten Rasters von 30 Minuten wird jedoch auf volle halbe Stunden gerundet und somit der freie Bereich 09:10-09:30 weggekürzt.