Fehlerhafte Rechnungen

Im Bereich «Fehlerhafte Rechnungen» erscheint für jede Liste aus dem Unterpunkt «Rechnungen» ein eigener Eintrag 1 («Fehlertab»). In einem Fehlertab werden die Rechnungsfehler der jeweiligen Rechnungsliste aufgeführt. Die Zahl 2 neben dem Namen des Fehlertabs zeigt an, wie viele fehlerhafte Rechnungen sich in der Liste befinden.

Beim ersten Öffnen einen Fehlertabs ist eine Liste der vorhandenen Fehler sichtbar. Durch Doppelklick auf eine der Zeilen öffnet sich auf der rechten Seite eine Detailansicht.

Fehler werden der Übersichtlichkeit halber in vier verschiedene «Kategorien» und drei «Fehlerarten» eingeteilt. Folgende Fehlerarten 3 gibt es:

• F – Fehler (z.B. Leistung hat keinen Leistungserbringer)
• W – Warnung (z.B. Diagnose Cholera ist selten in unseren Breiten),
• H – Hinweis (z.B. Leistung darf nur 3x innerhalb von 3 Monaten abgerechnet werden).

Standardmässig werden Fehler rot, Warnungen gelb und Hinweise blau angezeigt, analog zur Anzeige im Dossier der Patienten.

Die möglichen Kategorien 4 sind:

• D – Diagnose (z.B. Die Rechnung enthält keine Diagnosen)
• R – Rechnungsfehler (z.B. Verfügungsnummer fehlt)
• T – Tariffehler (diese leiten sich aus den Abrechnungsregeln des jeweils verwendeten Tarifs ab, z.B. Die Leistung 00.0010 ist maximal 1x pro Sitzung abrechenbar.)
• K – Konfigurationsfehler (siehe Abschnitt Konfigurationsfehler)

Alle diese Kategorien und Fehlerarten sind filterbar, das heisst, Sie können z.B. nach Diagnosefehlern filtern, indem Sie im Kopf der Spalte Kategorie 5 ein «D» oder das Wort «Diagnose» eingeben. Nützlich ist das z.B., wenn Sie als Arzt gerade 5 Minuten Zeit haben, um fehlende Diagnosen für seine Rechnungen nachzutragen. Die entsprechenden Filter können auch wie gewohnt über das Symbol 6 oberhalb der Liste abgespeichert werden.

Diagnose-, Rechnungs- und Tariffehler beziehen sich immer direkt auf eine zugrunde liegende Rechnung. Das ist anders bei den Konfigurationsfehlern, welche sich auf fehlerhafte Einstellungen im System beziehen.

Auf Rechnungen bezogene Fehler

Bei Doppelklick auf eine Fehlerzeile 1, die von einer Rechnung herrührt, öffnet sich auf der rechten Seite die Rechnungsansicht 2, ähnlich derjenigen im Dossier. Somit kann ein Grossteil der Rechnungsfehler, z.B. fehlende Diagnosen, direkt in dieser Ansicht behoben werden. Aktionen, die ein Anlegen oder Ändern einer anderen (meist neu zu erstellenden) Rechnung betreffen, sind hier aber nicht möglich. So können z.B. Leistungen nicht auf eine neue Rechnung verschoben werden.

In der Fehlerliste werden auch Rechnungen angezeigt, deren Fehler aktuell ignoriert sind. Über einen j/n (ja/nein) Filter in der Spalte “Ignorieren” 3 können diese ein- oder ausgeblendet werden.

Dadurch ist es möglich, sich bestimmte Fehler auch vorübergehend auszublenden, wenn sie z.B. nicht sofort bearbeitet werden können. Später können Sie sich dann alle ignorierten Meldungen noch einmal ansehen, indem Sie den Filter entfernen.

Wird in der Übersichtsliste das Häkchen bei «Ignorieren» gesetzt, werden automatisch auch alle Fehler in der Rechnung ignoriert. Andersrum wird das Häkchen in der Liste automatisch gesetzt, sobald sämtliche Fehler in der Rechnung ignoriert wurden. Werden diese über das Reload-Symbol 4 wiederhergestellt, wird auch das Ignorieren-Häkchen in der Fehlerliste wieder automatisch entfernt.

Die Spalte «Fehler» 5 gibt eine Anzahl der pro Rechnung gefundenen Fehler aus. Hier werden aber nur tatsächliche Fehler gezählt. Warnungen und Hinweise werden nicht mitgezählt. Ebenso werden ignorierte Fehler nicht gezählt. Hier kann also durchaus auch eine 0 stehen.

Mit dem entsprechenden Button 6 können Sie direkt zu der markierten Rechnung springen. So können Sie beispielsweise ganz unkompliziert Leistungen auf eine andere Rechnung verschieben.

Konfigurationsfehler

An verschiedenen Stellen in tomedo® werden Informationen hinterlegt, die zum Rechnungsversand benötigt werden. Dies betrifft z.B. GLN oder ZSR der abrechnenden Ärzte, aber auch die GLN der Betriebsstätten usw. Da Rechnungen, denen solche Informationen fehlen, nicht abgeschickt werden können, werden Fehler in der Konfiguration Nutzer- oder Betriebsstättenkonfiguration direkt ausgegeben. Diese Konfigurationsfehler werden immer in der ersten Zeile im Fehlerview angezeigt, über alle in allen Fehlertabs. Konfigurationsfehler werden links in der Seitenleiste mitgezählt und erhöhen damit die angezeigte Zahl der fehlerhaften Rechnungen immer um eins, unabhängig davon, wie viele Konfigurationsfehler vorhanden sind. (D.h. bei 5 fehlerhaften Rechnungen in einer Arbeitsliste und 3 Konfigurationsfehlern im System ist die angezeigte Anzahl 6.)

Ein Doppelklick auf die Fehlerzeile 1 öffnet auch hier die Detailansicht und macht die vorhanden Fehler sichtbar. Durch Doppelklick auf einen der Fehlerbereiche (graue Kacheln) springen Sie direkt ins entsprechende Konfigurationsfenster, sofern die erforderlichen Nutzerrechte vorhanden sind.

Zum Beispiel öffnet sich bei Doppelklick auf den obersten Fehler “Betriebsstätte – BS-Arzt” 2 das Fenster zur Betriebsstättenkonfiguration 3. Dabei ist dann die fehlerhaft konfigurierte Betriebsstätte 4 bereits vorausgewählt und kann sofort geändert werden.

Ganz unten gibt es einen kleinen Reload-Button 5: Wenn dieser gedrückt wird, werden die Fehler neu berechnet. Die Aktualisierung geschieht aus Performancegründen nicht immer automatisch, z.B. wenn ein Konfigurationsfehler behoben wurde oder wenn ein anderer Nutzer an einem anderen Arbeitsplatz in der Zwischenzeit einen Fehler an einer Rechnung behoben hat. Durch das Reload wird die Fehlerliste also auf den jetzt aktuellen Stand gebracht.

Anzahl der Fehler pro Rechnung

Achtung: Die Anzahl der Fehler (Spalte «Fehler») entspricht nicht immer der Anzahl der Fehler, die Sie direkt unten an der Rechnung sehen:

1. Versandfehler werden aufaddiert (also wenn es einen Konfigurationsfehler gibt und Sie die Rechnung versenden wollen, dann wird der Versandfehler mitgezählt, aber nicht direkt angezeigt). Falls der Grund des Versandfehlers zwischenzeitlich behoben wurde, kann durch den Reload-Button die Anzahl korrigiert werden.
2. Falls es alte Fehler auf der Rechnung gibt (nach alten Regeln): Rechnung erscheint in der Liste → Öffnen des Rechnungsviews revalidiert die Fehler → Fehler verschwindet → Anzahl ändert sich von 1 auf 0 → der Reload-Button unten links entfernt dann die Rechnung aus der Liste.