Druck und Export von Rechnungen und Mahnungen

Der Weg von der Vorlage einer Rechnung zum tatsächlichen Druck und Versand umschliesst eine Reihe von Schritten. In der folgenden Grafik sind diese zur besseren Übersicht beispielhaft dargestellt.

Um für den letzten Schritt Druck (und Versand) vorzubereiten, öffnen Sie die Rechnungsdetails der aktuellen Rechnung und klicken Sie auf den Reiter «Drucken».

Innerhalb dieses Reiters können sie den Druck der aktuellen Rechnung konfigurieren und durchführen. Über die erste Checkbox 1 können Sie entscheiden, ob Sie das Original drucken möchten und eventuell angeben, wie viele Kopien Sie ausserdem benötigen. Für Kopien können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis →Abrechnung ein Wasserzeichen für die Kopien hinzufügen bzw. bestimmen, wie blass oder markant es auf dem Druck zu sehen sein soll. Mit einem Original wird immer auch ein Einzahlschein mitgedruckt, bei Kopien ist dies nicht der Fall. Sollten Sie diesen einzeln drucken wollen, können Sie dies über die Schaltfläche «Einzahlschein drucken» 5 tun.

Wenn Sie das Häkchen für die Checkbox «Auch für Druck aus Dossier» 2 setzen, werden die Einstellungen, die Sie an dieser Stelle für den Druck der Rechnung angeben, auch für den Druck aus dem Dossier übernommen.

Über den Button mit dem Drucker-Symbol 3 wird die aktuelle Rechnung bzw. Mahnung gedruckt. Es öffnet sich automatisch ein Popover, in welchem Sie das Druckdatum spezifizieren können:

Anschliessen wird die Druckvorlage in der von Ihnen bevorzugten Textverarbeitungs-Software inklusive Druckdialog geöffnet. Alternativ können Sie die Rechnung auf über Klicken auf das Brief-Symbol 4 per Mail versenden.

Im unteren Bereich des Fensters befindet sich die Übersicht 6 aller gespeicherten Druckversionen und Mahnungen. Hier können Sie über die Symbole an der rechten Seite für jede einzelne Datei auswählen, ob diese erneut gedruckt, per E-Mail versendet oder gelöscht werden soll.

Der aktuell zu zahlende Betrag inklusive eventueller Mahngebühren 7 ist jederzeit oberhalb des Reiters aufgeführt.

Alternativ können Sie die Rechnung auch direkt im Abrechnungsbereich des Dossiers über den Button «Drucken» ausdrucken.

Mahnungen erstellen und drucken

Im Falle von Mahnungen werden die Mahngebühren automatisch zu dem zu zahlenden Betrag hinzugerechnet. Die Höhe dieser Mahngebühren pro Mahnstufe können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung bestimmen:

Höhere Mahnstufen sind nur auswählbar, wenn die niedrigere Mahnstufe bereits gedruckt wurde. Gesehen Sie also wie folgt vor, um eine bereits versendete Rechnung anzumahnen:

1. Gehen Sie über «Details» in die Rechnungsdetails der gewünschten Rechnung.
2. Klicken Sie im Bereich «Mahnstufe» auf das Auswahlmenü und wählen Sie die gewünschte Mahnstufe aus.
3. Sie können die jeweils nächste Mahnstufe erst auswählen, wenn die vorherige bereits gedruckt wurde (ansonsten erscheint eine Fehlermeldung).
4. Klicken Sie auf «Drucken», um die Mahnung auszudrucken.

Wenn Sie gleichzeitig mehrere Mahnungen erstellen, bearbeiten oder drucken wollen, empfiehlt es sich, dies in der Rechnungsverwaltung zu tun.

Hinweis: Die Erhöhung oder Reduzierung von Mahnstufen bei bereits stornierte Rechnungen oder Mahnungen ist nicht möglich.

Wichtige Spalten im Mahnwesen

Einige Spalten innerhalb der Rechnungsverwaltung (Verwaltung → Rechnungsverwaltung → Abrechnung) sowie in der Detailansicht der Rechnung über das Dossier können Ihnen Ihre Arbeit im Mahnwesen erleichtern. Diese Spalten sind im Folgenden dargestellt. 
Hinweis: Die Spalten «Tage seit Druck» und «Teilbetrag» innerhalb der Rechnungsverwaltung sind nicht in der Standardansicht direkt sichtbar. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den Tabellenkopf und wählen Sie die entsprechenden Spalten aus, wenn Sie diese in Ihrer persönlichen Ansicht sehen möchten.

Tage seit Druck

Die Spalte «Tage seit Druck» finden Sie in der Rechnungsverwaltung. Hier können Sie einsehen, wie viel Zeit seit dem letzten Schreiben an den Patienten vergangen ist. Falls gleichzeitig noch kein Zahlungseingang feststellbar, kann somit festgelegt werden, ab welcher Anzahl an Tagen die Mahnstufe heraufgesetzt werden soll. Falls dies praxisweit einheitlich ist, sortieren Sie einfach die Rechnungen nach der Spalte «Tage seit Druck» und drucken Sie ab einem bestimmten Grenzwert Mahnungen (z.B. für alle Rechnungen, die vor mind. 14 Tage gedruckt worden sind oder alle 2. Mahnungen, die nach 14 Tagen immer noch nicht beglichen sind).

Teilbetrag

Die Spalte «Teilbetrag» ist ebenfalls in der Rechnungsverwaltung zu finden. Ausserdem können Sie auch über die Detailansicht der Rechnung sehen, ob der Patient Teilbeträge eingezahlt hat. Bitte beachten Sie, dass die Spalte «Betrag» im immer den Rechnungswert ohne Mehrwertsteuer und ohne Mahngebühren enthält. Ein genauer Abgleich kann hier nur über das Öffnen der Vorlage selbst erfolgen.

Druckdatums-Spalten

Innerhalb der Detailansicht der Rechnung können Sie unter dem Reiter «Drucken» genau erkennen, wann welche Rechnung oder Mahnung gedruckt wurde.

Rückgängigmachen von gedruckten Rechnungen

Nach dem Druck einer Rechnung wird diese zur Bearbeitung gesperrt, das heisst, es können unter anderem keine Leistungen oder Diagnosen mehr hinzugefügt werden. Falls eine Rechnung nach dem Druck doch nochmals geändert werden soll (z.B. weil es einen Rechtschreibfehler gibt oder in den Leistungen bzw. Diagnosen noch Anpassungen notwendig sind), muss diese zuvor entsperrt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Gehen Sie über «Details» im Abrechnungsbereich des Dossiers in die Detailansicht der Rechnung.
2. Entfernen Sie mit einem Klick das Häkchen bei «gedruckt». Die Rechnung ist nun wieder geöffnet und kann bearbeitet werden.
3. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, klicken Sie erneut die Checkbox «gedruckt» an, um das Häkchen wieder zu setzen. Daraufhin erscheint ein Popup mit der Frage, ob die Rechnung nun wieder auf «gedruckt» gesetzt werden soll oder eine neue Rechnung aus der Vorlage erstellt werden soll.

Bearbeitung von Rechnungsvorlagen

Falls Sie mit dem Aussehen der Rechnungen noch nicht zufrieden sind, können Sie sie als Administrator mit entsprechenden Admin-Rechten anpassen. Gehen Sie dazu in die Briefvorlagen-Verwaltung unter Admin → Briefvorlagen. Hier sehen Sie alle Briefvorlagen, inklusive aller Vorlagen für die Rechnung. Die Standardvorlagen für die Rechnung heissen:

• Privatrechnung
• Privatrechnung Kostenvoranschlag
• Privatrechnung Mahnstufe 1
• Privatrechnung Mahnstufe 2
• Privatrechnung Mahnstufe 3

Je nach Bedarf lassen sich diese über den Button «Editieren» bearbeiten.

Daraufhin öffnet sich die Vorlage in Ihrem Standardbearbeitungsprogramm. Sie können hier Inhalt, der später die Leistungen, Diagnosen und andere Daten ersetzt wird, ist als Platzhalter zu sehen. Inhalt der Vorlage, der später ersetzt wird, beginnt immer mit «$[» und endet mit «$]». Darin eingeschlossen ist der Name des Befehls.

Interessante Kommandos für die Rechnung sind beispielsweise die folgenden, die innerhalb von Tabellenzellen für individuelle Leistungen einsetzbar sind:

• tab_pr_bezeichnung: liefert eine ausführliche Bezeichnung der Leistung
• tab_pr_kurztext: liefert eine gekürzte Bezeichnung der Leistung
• tab_pr_besondereKosten: listet im BG-Fall besondere Kosten auf

Eine vollständige Liste aller Befehle können Sie unter Admin → Briefkommando-Liste einsehen. Um alle passenden Kommandos zu finden, können Sie an dieser Stelle nach pr_  filtern.

Patientenkopien

Um Ihre Patientenkopien zu managen und sicherzustellen, dass Patienten ebenfalls eine Kopie der Rechnung erhalten, müssen Sie nur wenige Einstellungen anpassen.

Schritt 1: Gehen Sie über das Dossier in die Rechnungsdetails. Wählen Sie dort den Reiter «Drucken» aus und geben Sie an, dass Sie mindestens eine Kopie ausdrucken wollen.

Schritt 2: Wählen Sie den Reiter «elektr. Versand» aus. Aktivieren Sie die Checkbox «Zustellung an Patient».

Schritt 3: Gehen Sie über Verwaltung → Rechnungsverwaltung → Abrechnung in das Abrechnungsfenster. Hier können Sie eine Spalte aktivieren, die Ihnen anzeigt, ob die Zustellungen an den Patienten erfolgt ist.

Sollte die Zustellung innerhalb der Abrechnung nicht angezeigt werden, obwohl diese erfolgt ist, können Sie das Häkchen auch manuell setzen. Dazu klicken Sie mit rechts auf den gewünschten Eintrag und wählen im Kontextmenü unter «Zustellung an Patient» die Option «setzen». Über «löschen» können Sie das Häkchen entsprechend wieder aus der Liste entfernen.