Terminerinnerungen

Mithilfe von Terminerinnerungen können Sie Ihre Patienten automatisiert an bevorstehende (und zurückliegende) Termine erinnern. Dafür stehen die üblichen Kommunikationswege E-Mail, SMS und OTK-E-Mail zur Verfügung.

Einrichtung der Terminerinnerungen

Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Agenda → Terminerinnerung aufgerufen.

Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels des «+»-Buttons hinzugefügt und sprechend benannt werden. Unter «gültig für» 2 wird angegeben, für welche Agenden und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich, für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

Sie haben die Möglichkeit, vor oder nach einem Termin Erinnerungen zu schicken. Auf der rechten Seite im Fenster Terminerinnerungsverwaltung legen Sie fest, wie viele Erinnerungen für die gewählte Terminart versendet werden sollen 3. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschliessend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie die Priorität der Erinnerungsmethoden 5 festlegen. Wenn Sie die Onlineagenda Version 2 verwenden, können Patienten, die einen Termin online gebucht haben, auch über arzt-direkt® benachrichtigt werden. Bei den anderen beiden Erinnerungsmethoden müssen Sie gegebenenfalls noch eine E-Mail- und/oder SMS-Vorlage sowie ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Signatur auswählen. In dem jeweiligen Auswahlmenü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen. Wichtig: Da die Erinnerungen mit einem Termin verknüpft sein müssen, funktionieren hier nur die Briefkommandos $[selektierterTermin]$ und $[selektierteTermine…]$.

Wenn ein Patient an einem Tag mehrere Termine hat, können Sie wählen 6, ob pro Termin eine Erinnerung versandt wird oder alle Termine in einer Erinnerung gebündelt werden sollten. Ausserdem können Sie auswählen, ob und in welchem Umfang eine erfolgreich versandte Terminerinnerung im Patientendossier dokumentiert werden soll. Es gibt dabei die Optionen «dokumentieren (lang)», «dokumentieren (kurz)» und «nicht dokumentieren».

Den Button «Vorschau» 7 können Sie nutzen, um bei der Einrichtung der Terminerinnerungen eine Live-Vorschau zu erhalten. Damit dies funktioniert, ist es notwendig, dass sich in den nächsten 7 Tagen ein Termin in der Agenda vorhanden ist, auf den die Live-Vorschau zugreifen kann.

Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, muss bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

• an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einver­ständnis-Häkchen in den Kontaktdaten beachten),
• an Nummern mit Schweizer Ländervorwahl verschickt (dies kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel konfiguriert werden),
• an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld Handy, dann Telefon, dann Dienstlich geprüft wird.

tomedo® prüft alle 15 Minuten, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 Minuten erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe Terminerinnerungsstatistik).

Zeitstrahl

Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

Terminerinnerungsstatistik

Unter Verwaltung → Statistiken können Sie unter den Allgemeinen Abfragen die Statistik «Terminerinnerungen» wählen. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

Terminbeschriftung einstellen

Für die Anzeige in der Agenda können Sie Termine fortan so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu in den tomedo® Einstellungen zu Praxis → Agenda und passen Sie die Platzhalter für «Termin mit Patient Beschriftung» an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter „%s“ (ohne Anführungszeichen) wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde, und „––“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.