Einlesen von Buchungen zu Rechnungen

Zum Thema Kassenbücher

Bevor Zahlungen in tomedo® dokumentiert werden, sollte die Entscheidung getroffen werden, ob Kassenbücher in tomedo® verwendet werden.

Um Barzahlungen zu dokumentieren, ist ein Kassenbuch Pflicht. Dieses Kassenbuch kann auch ausserhalb von tomedo® geführt werden. Für alle anderen Zahlungen ist prinzipiell kein Kassenbuch vorgeschrieben.

Wir empfehlen, Kassenbücher in tomedo® zu führen, wenn keine andere Zahlungsdokumentation oder Buchhaltung ausserhalb von tomedo® erfolgt.

Um neue Kassenbücher einzurichten oder vorhandene Kassenbücher anzupassen, öffnen Sie über das Menü «Verwaltung» das Fenster «Kassenbuch» und klicken neben dem Auswahlmenü der Kassenbücher auf die drei Punkte.

Eine Anleitung zum Einrichten befindet sich im Kapitel Kassenbuchverwaltung.

Übersicht

Es ist möglich, die auf dem Bankkonto eingegangenen Buchungen direkt in tomedo® einzulesen und die gezahlten Beträge den Rechnungen zuzuweisen. Die Rechnungen können damit automatisch auf bezahlt gesetzt werden. Die Zahlungen werden direkt in das Kassenbuch übertragen.

tomedo® unterstützt zum Einlesen der Daten die folgenden Formate:

• v11
• camt

Wenn Sie den Buchungsimport von tomedo® nutzen wollen, muss Ihre Bank Ihnen Ihre Buchungen in einem dieser Formate zur Verfügung stellen. Bei camt-Dateien sind die Varianten camt.053 und camt.054 möglich. Der Inhalt dieser beiden camt-Varianten kann sich von Bank zu Bank unterscheiden. Bitte klären Sie mit Ihrer Bank, welcher Buchungsexport für Sie am besten geeignet ist.

Sie müssen die Buchungsdateien herunterladen, um sie in tomedo® einlesen zu können.

Im Reiter «Buchungen» 1 in der Rechnungsverwaltung befindet sich die Übersicht für den Buchungsimport. In dem Fenster oben rechts 3 sehen Sie eine Liste der bereits eingelesenen Buchungsdateien. Diese Tabelle enthält zunächst maximal 50 Dateien. Durch Klicken auf «Weitere Dateien laden» 4 können Sie die restlichen Buchungsdateien anzeigen lassen. Durch Doppelklick auf einen Dateinamen werden Ihnen in der unteren Tabelle alle Buchungen angezeigt, die mit dieser Buchungsdatei eingelesen wurden.

Sie können neue Buchungsdateien per Drag-and-drop oder durch Klicken auf die Fläche 2 einlesen.

Auf Nachfrage wählen Sie das entsprechende Kassenbuch und bestätigen Ihre Eingabe. Anschliessend werden die Zahlungen, die in den Buchungsdateien codiert sind, am Server verarbeitet. Die Zahlungen werden sowohl in der Rechnung als auch in das ausgewählte Kassenbuch eingetragen. Dabei wird zusätzlich der Vermerk «Aus Buchungsdatei erstellt» gesetzt. Das wiederholte Einlesen derselben Buchung wird von tomedo® als solches erkannt und führt nicht zu Doppelbuchungen, sondern wird Ihnen als Warnung angezeigt. Diese Warnung und weitere Statusmeldungen werden Ihnen nach dem Einlesen angezeigt. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Umgang mit Statusmeldungen.

Durch Drücken auf «Alle nicht erledigten Buchungen laden» 5 werden Ihnen alle nicht erledigten Buchungen angezeigt, unabhängig von der Buchungsdatei, zu der sie gehören.

Wenn Sie auf die drei Punkte 6 klicken, erscheint ein Popover mit zwei weiteren Einstellungsmöglichkeiten:

Über die «Buchungstoleranz in Rappen» können Sie einstellen, um wie viel Rappen ein bezahlter Betrag vom Rechnungsbetrag abweichen darf, damit die Rechnung trotzdem von tomedo® als vollständig bezahlt markiert wird. Im Beispiel wird ein Betrag von 5 Rappen angegeben. Werden also in einer Rechnung 5 Rappen zu viel oder zu wenig gezahlt, wird dies toleriert. Überschreitet die Abweichung diese Toleranz, so meldet tomedo®, dass die Rechnung nicht vollständig bezahlt bzw. überbezahlt wurde.

Der Rechnungszeitraum ist relevant für die Zuordnung von Zahlungen, bei denen nicht die von tomedo® ausgewiesene Referenz mit der eindeutigen Rechnungs-ID für die Überweisung genutzt wurde. Ist die Rechnungs-ID nicht angegeben, so versucht tomedo®, die Rechnung über eine eventuell angegebene Rechnungsnummer zuzuordnen. Falls die Zahlung zu einer bereits bezahlten Rechnung gehört, können Sie mit der Angabe «Rechnungszeitraum» eingrenzen, in welchem Zeitrahmen nach bezahlten Rechnungen gesucht werden soll, um diese mit eingelesenen Buchungen zu verknüpfen.

Dies ist wichtig, da sich Rechnungsnummern eventuell ähneln können. So haben Sie vielleicht, bevor Sie Rechnungskreise mit Präfixen genutzt haben, vor zwei Jahren eine Rechnung mit der Rechnungsnummer «100» erstellt. Als Sie dann einen Rechnungs-Präfix zu nutzen begannen, haben Sie möglicherweise die Rechnungsnummern erneut ab 1 vergeben. Nun haben Sie also eine neue Rechnung mit der Rechnungsnummer «KVG 100». Um nicht beide Rechnungen vorgeschlagen zu bekommen oder gar eine falsche Zuordnung zu riskieren, können Sie einen Zeitraum eingeben, ab welchem Rechnungen ignoriert und damit nicht mehr vorgeschlagen werden. Im Beispiel werden etwa alle bezahlten Rechnungen, die älter als 12 Monate sind, bei der Zuordnung ignoriert. Unbezahlte Rechnungen werden generell immer (also auch vor dem eingegebenen Zeitraum) angezeigt.

Wird beim Buchungsimport bei einer Zahlung nur eine Rechnung gefunden und diese ist bereits storniert, wird die Buchung trotzdem dieser Rechnung zugeordnet. Es wird ein Hinweis angezeigt, dass die Rechnung storniert ist und die Buchung wird gelb hinterlegt.

Wir beim Buchungsimport sowohl eine stornierte als auch eine nicht stornierte Rechnung gefunden, wird die Buchung der nicht stornierten Rechnung zugeordnet.

Umgang mit Statusmeldungen

Für jede Buchung erscheint eine Statusmeldung. Diese Statusmeldungen können die folgenden Informationen enthalten:

• Name
• Patientennummer
• Erledigt
• Rechnungsnummer
• Rechnungsident
• Abrechner
• Betriebsstätte
• Betrag CHF
• Buchungsdatum
• Valutadatum
• Typ
• Info
• Datei

Tabellenspalten, die nicht benötigt werden, können durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf und Entfernen des entsprechenden Häkchens verborgen werden. Unterschiede zwischen Buchungsdatum und Valutadatum kommen durch die internen Prozesse der Bank zustande.

Buchungen, die zweifelsfrei einer Rechnung zugeordnet werden können, werden mit weissem Hintergrund dargestellt. Anderenfalls gibt es je nach Typ der Statusmeldung die folgende farbliche Codierung:

• rot: Fehler
• gelb: Warnung
• hellblau: Hinweis

In der Spalte «Info» finden Sie eine nähere Erläuterung zu der jeweiligen Statusmeldung. Jede Statusmeldung kann durch das Setzen eines Hakens in der Spalte «Erledigt» als erledigt markiert werden. Es wird empfohlen, dies erst nach Beheben der Ursache der Statusmeldung zu tun. In der folgenden Tabelle finden Sie eine schnelle Übersicht über alle möglichen Statusmeldungen und Empfehlungen zur Behebung der Ursachen.

Durch Doppelklick auf eine rot markierte Zeile von Buchungen, die nicht zugeordnet werden konnten, öffnet sich ein Fenster, in dem der Inhalt des Info-Feldes als Text steht. Wenn die Rechnungs-ID und Rechnungsnummer im Verwendungszweck stehen, dann können diese Nummern markiert werden, und die Zahlung wird beim Drücken von OK der entsprechenden Rechnung zugeordnet. Diese Zuordnung kann auch über Eingabe der ID und Nummer im Info-Feld und anschliessendem Markieren erfolgen. Zur Eingrenzung des Fehlers können Sie einfach per Copy-and-paste die Rechnungs-ID mit dem Rechnungsbuch abgleichen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf ein anderes (unbares) Kassenbuch auszuwählen.

Mit Rechtsklick auf eine Buchungszeile können Sie abhängig vom Typ der Buchung über das Kontextmenü verschiedene Aktionen ausführen:

Zahlungseingang im Dossier dokumentieren

Zahlungseingang in den Rechnungsdetails dokumentieren

Der Zahlungseingang kann auch in den Rechnungsdetails eingegeben werden. Hier kann der Bereich «Zahlungseingang» gewählt, sowie bei Bedarf der Betrag und das Datum angepasst werden. Wählen Sie das Kassenbuch aus und bestätigen Sie die Zahlung durch Klicken auf «Zahlung Kassenbuch». Die Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert, sobald der Betrag vollständig ist.

Bei Bedarf kann ein etwaiger Restbetrag storniert werden.

Zahlungseingang im Abrechnungsfenster dokumentieren

Eine vierte Möglichkeit, Zahlungseingänge zu dokumentieren, besteht über die Abrechnung. Klicken Sie hier in der Liste auf die ausgewählte Rechnung. Über einen Rechtsklick erscheint Ihnen das folgende Kontextmenü, in dem Sie unter dem Punkt «Bezahlt» auf «setzen» klicken können.

Daraufhin öffnet sich ein Popover-Fenster. Hier können Sie das gewünschte Kassenbuch auswählen und bei Bedarf das Zahlungsdatum anpassen. Mit «OK» wird die Eingabe bestätigt.

Rückzahlungen und Umbuchungen von Zahlungen dokumentieren

Um Rückzahlungen und Umbuchungen zu dokumentieren, können Sie in den Rechnungsdetails im Bereich «Zahlungen» auf den Button «Weitere Zahlungen» klicken.

Für die Auszahlung geben Sie an dieser Stelle einen negativen Betrag ein.

Erfolgt eine Rückzahlung, dann wählen Sie das Kassenbuch, in welchem die Auszahlung gebucht werden soll.

Es wird ein Eintrag für die erfolgte Rückzahlung erstellt.

Erfolgt stattdessen eine Umbuchung auf eine andere Rechnung, dann wählen Sie
beispielsweise das Kassenbuch «Patientenguthaben».

Es wird ein Eintrag für das Ausbuchen der Zahlung über das Kassenbuch
“Patientenguthaben” erzeugt. Wenn Sie bei der Zahlung ergänzen möchten, auf welche
Rechnung der Betrag umgebucht wird, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Bemerkung der Buchung, um diese nachträglich anzupassen.

In der Rechnung, für die Sie diese Zahlung danach einbuchen möchten, tragen Sie die
Zahlung mit dem zuvor für das Umbuchen bestimmte Kassenbuch ein.

Im neu erzeugten Eintrag können Sie bei Bedarf ebenfalls die Bemerkung mit Hilfe der
rechten Maustaste anpassen.

Zahlungen stornieren

In den Rechnungsdetails im Bereich «Zahlungen» können Sie auf den Button «Weitere Zahlungen» klicken.

Dann markieren Sie die gewünschten Zahlungen und lösen «Stornieren» aus.

Das Datum der Stornierung kann anschliessend ausgewählt werden.

Die Rechnung wird auf Nachfrage als unbezahlt markiert.

Wenn die Zahlung erfolgreich storniert wurde, erscheint sie in den Rechnungsdetails durchgestrichen.