Patientenverstösse und Patientensperrung

Mit dem Update auf tomedo® Version 1.165 erhalten Sie die Möglichkeit, Patientenverstösse zu notieren. Dies beinhaltet zum einen Verstösse, die Sie manuell eintragen können, bspw. wenn ein Patient sich innerhalb der Praxis unangemessen verhält. Zum anderen können Sie aber auch unentschuldigt verpasste Termine automatisch als Verstösse eintragen lassen, sowie bei einer von Ihnen definierten Anzahl von Verstössen den Patienten automatisch für die Terminbuchung sperren.

Patientenverstösse-Symbol in Tagesliste und Dossier

Nach dem Update erhalten Sie automatisch ein neues Symbol in Ihrer Tagesliste, sowie in der Dossieransicht und den Patientendetails.

In der Kompaktdossier können Sie das Symbol manuell zu Ihrer Symbolleiste hinzufügen, indem Sie die Symbolleiste über Rechtsklick konfigurieren. Hier können Sie ebenfalls die Position des Symbols bearbeiten, oder es, falls gewünscht, wieder aus der Symbolleiste entfernen.

Patientenverstösse-Popover

Ist kein Patient angewählt, so ist das Symbol zunächst ausgegraut angezeigt und kann nicht geklickt werden. Wählen Sie zuerst einen Patienten in der Tagesliste aus bzw. öffnen Sie dessen Dossier. In der Symbolleiste ist das Symbol nun dunkler und zeigt die bisherige Anzahl an Verstössen (falls vorhanden) mit einer gelben Zahl am Symbol an. Klicken Sie das Symbol an, so öffnet sich ein neues Popover-Fenster. Hier können Sie die Verstösse des jeweils gewählten Patienten verwalten.

Fügen Sie über «+» manuell Verstösse hinzu 1. Über «-» können Sie bestehende markierte Einträge entfernen. Mit Klick auf die Beschreibungszelle können Sie sowohl manuell angelegten Verstössen, als auch automatisch generierten Verstössen eine Beschreibung hinzufügen 2. Wie in allen Tabellen können Sie bestehende Einträge durch Klick auf den Kopf der Tabelle nach jeweils gewählter Spalte sortieren.

Bei verpassten Terminen des Patienten wird (falls in der Agendaverwaltung so konfiguriert) ein automatisch generierter Eintrag in der Tabelle angelegt 3. Der betreffende Termin ist dann auch am Eintrag verlinkt (s.u.)

Im unteren Bereich sehen Sie immer eine Erklärung zum aktuellen Status des Patienten 4. Dieser Status ist auch immer am Symbol selbst schon mit angezeigt 5. Standardmässig zeigt es die Anzahl an Verstössen (falls mehr als 9, dann zeigt es 9+). Wenn ein Patient bereits gesperrt wurde, dann zeigt es statt der Anzahl der Verstösse ein rotes Kreuz-Symbol.

Sie haben ausserdem die Möglichkeit, Patientenverstösse zu entschuldigen 6, bspw. wenn ein Patient einen verpassten Termin korrekt abgesagt hatte. Die entschuldigten Einsträge werden grau hinterlegt und zählen nicht in die Gesamtanzahl der Verstösse mit hinein, d.h. ein Patient würde dann erst gesperrt, wenn er x unentschuldigte Verstösse aufgelistet hat.

Sie haben in der Patientenverstösse-Übersicht ausserdem durch das 3-Punkte-Menü die Möglichkeit, gleich zum entsprechenden Konfigurationsfenster für Terminverstösse und Patientensperrung zu gelangen 7, sowie zu der Sperrliste, in der bereits für Terminbuchung gesperrte Patienten aufgelistet werden 8.

Verpasste Termine und automatische Patientensperrung

Über das Patientenverstösse-Popover oder über das Menü tomedo → Einstellungen → Praxis → Agenda → Patientenverstösse gelangen Sie zur Konfiguration für verpasste Termine. Bitte beachten Sie, dass die praxisweiten Agendaeinstellungen nur mit Admin-Rechten geöffnet und bearbeitet werden können.

Standardmässig ist festgelegt, dass verpasste Termine nicht automatisch als Verstösse gezählt werden.

Wird die Einstellung gesetzt, dann zählen alle ab diesem Zeitpunkt verpassten Termine mit in die Berechnung hinein, d.h. bereits vergangene verpasste Termine werden nicht automatisch als Verstösse hinterlegt.

Wird die Einstellung wieder zurückgesetzt, bleiben aber bereits eingetragene Terminverstösse in der Liste erhalten, alle zukünftigen werden nicht mehr automatisch eingetragen. Sie können die bereits hinterlegten Verstösse über das «-» manuell löschen, falls gewünscht.

Wenn Sie die Einstellung «Patienten bei zu vielen Verstössen sperren» setzen, dann können Sie definieren wie viele Verstösse ein Patient in einem von Ihnen gewählten Zeitraum haben darf, bevor er auf die Sperrliste gesetzt wird, d.h. für Terminbuchungen gesperrt ist. Wenn Sie für den Zeitraum keine Anzahl an Tagen eintragen, dann gilt die Einschränkung generell und nicht nur für einen bestimmten Zeitrahmen.

Sie können hierbei auch festlegen, ob die Sperrung nur für Onlinebuchungen (durch den Patienten selber), oder auch für Terminbuchungen in der Praxis gelten soll. Ist die Buchung auch für die Praxis gesperrt, so bekommen Sie bei Anlage eines Termins für diesen Patienten eine entsprechende Warnung angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass das Setzen eines Patienten auf die Sperrliste ggf. nicht sofort passiert, sondern einmal täglich nachgeholt wird.

Entscheidend für einen verpassten Termin ist der «war da»-Haken. Hat ein Patient am heutigen Tag einen Termin und erscheint in der Praxis, so wird ein Besuch für diesen Patienten angelegt (bspw. durch Kartestecken). Diesen Abgleich erkennt tomedo® automatisch und setzt dabei den Haken in den Termindetails. Sollten Sie den Bereich in Ihrem Termindetails-Popover nicht angezeigt haben, so können Sie ihn über das Einstellungsrädchen oben rechts zur Anzeige anwählen. Ist das Häkchen gesetzt, so zählt der Termin als wahrgenommen. Ist das Häkchen nicht gesetzt, so wird der Termin automatisch als verpasster Termin in den Verstössen eingetragen.

Übersteigt die Anzahl an Verstössen die definierte Maximalanzahl im gegebenen Zeitraum, dann wird der Patient automatisch auf die Sperrliste für Terminbuchungen gesetzt. Klicken Sie den «Zur Sperrliste»-Button um direkt zu den gesperrten Patienten zu gelangen.

Patienten-Sperrliste

Über das Patientenverstösse-Popover oder über das Menü Admin → Agenda → Agendaverwaltungen → Patientensperrung gelangen Sie zur Sperrliste. Diese ist in 2 Hauptbereiche untergliedert. Im oberen Bereich können Patienten gesperrt werden, die bereits in tomedo angelegt sind (Bestandspatienten). Sie finden unter der Tabelle eine Suchzeile, durch welche Sie aus Ihren Bestandspatienten auswählen können.

Im unteren Bereich können Sie aber auch Patienten für die Terminbuchungen sperren, die noch nicht angelegt worden sind (Neupatienten). Sie können für Vorname, Nachname, Geburtstag und E-Mail Freitext eingeben. Es können auch nur einzelne Spalten befüllt sein. Tragen Sie bspw. nur den Vornamen Max ein, dann würden bei Buchung in der Onlineagenda und ab tomedo® Version 1.165 auch beim Anlegen von Terminen in der Praxis alle Patienten mit dem Namen Max abgelehnt.

In der Tabelle haben Sie durch die beiden Checkboxen die Möglichkeit, je Patient festzulegen und auch nochmals anzupassen, ob dieser nur für die Onlineterminbuchung oder auch für Buchungen in der Praxis gesperrt werden soll.

Ab tomedo® Version 1.167.0.5 finden Sie ausserdem die Möglichkeit, je gesperrtem Patienten einen Kommentar zu hinterlegen und über das Verstösse-Symbol, schnell und einfach die Patientenverstösse des jeweils angewählten Patienten einzusehen.

Terminanlage für gesperrte Patienten

Bucht ein Patient einen Termin über den Onlineterminkalender, so stellt tomedo® bei Buchung die Sperrung fest und der Patient erhält entsprechend eine Ablehnung-E-Mail.

Versuchen Sie innerhalb der Praxis einen Termin für einen gesperrten Patienten zu buchen, dann erhalten Sie eine Warnung. Hat der eingeloggte Nutzer Admin-Rechte oder ein manuell vergebenes Recht, so kann dieser bei Bedarf die Sperrung übergehen und den Termin für den Patienten trotzdem anlegen.

Rechte für Patientensperrungen und Verstösse

Um Ihre Patientenverstösse und -sperrungen korrekt verwalten zu können, ist es Ihnen möglich festzulegen, wer in der Praxis welche Aktionen durchführen darf. Sie können dabei unterscheiden zwischen

• Patientensperrungen ignorieren
• Verstösse anlegen & bearbeiten
• Verstösse entschuldigen & löschen

Standardmässig haben zunächst alle Nutzer alle Rechte (ausser Sperrung ignorieren). Legen Sie für einzelne Aktionen jedoch spezielle Rechte fest, so gelten diese nur für die von Ihnen gewählten Nutzer und Arbeitsplätze. Für alle anderen ist das Recht dann entsprechend nicht vergeben.

Gehen Sie dazu im Menü zu Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung → Patienten-Verstösse und -Sperrungen. Wählen Sie die jeweilige Aktion aus und legen Sie unten links über das «+» ein Recht an (Dieses können Sie auch umbenennen). Wählen Sie anschliessend für dieses Recht im rechten Bereich aus, für welche Nutzer/-gruppen und Arbeitsplätze/-gruppen das Recht gegeben sein soll.

Haben Sie nicht das entsprechende Recht für eine Aktion, dann bekommen Sie entweder eine Meldung beim Ausführen angezeigt oder die Aktion steht von vornherein nicht zur Verfügung (ausgegraute oder ausgeblendete Buttons).

Verstösse entschuldigen und Patientensperrungen entfernen

Wurden Patientenverstösse in der Patientenverstösse-Übersicht eingetragen, so haben Sie in der Tabelle durch eine Checkbox die Möglichkeit, je Patientenverstoss den «Entschuldigt»-Status zu setzen. Der Verstoss wird dann noch weiter angezeigt, aber ausgegraut und er wird damit nicht in die Gesamtanzahl der Verstösse mit einberechnet, die mit der festgelegten Maximalanzahl abgeglichen wird. Der «Entschuldigt»-Status kann auch wieder entfernt werden.

Im angezeigten Status im Fenster bzw. auch am Symbol in der Symbolleiste sehen Sie, wie viele unentschuldigte Verstösse der Patient hat bzw. ob der Patient bereits gesperrt wurde.

Ist ein Patient bereits automatisch gesperrt worden, weil er die Maximalanzahl an Verstössen überschritten hat, und Sie entschuldigen anschliessend erst die Verstösse, sodass die Maximalanzahl wieder unterschritten wird, dann behält der Patient trotzdem seinen gesperrt-Status. Dieser muss dann erst händisch aufgehoben werden.

Gehen Sie dazu in die Sperrliste, wählen Sie den jeweiligen Patienten in der Liste aus und klicken auf «-«.

In dem Moment, in dem Sie die Sperrung entfernen, wird nochmals abgeglichen, ob die Anzahl der Verstösse die Aufhebung erlaubt. Ist dies der Fall, so wird die Sperrung ohne weitere nötige Aktionen entfernt. Hat der Patient jedoch weiterhin eine zu hohe Anzahl an Verstössen und Sie versuchen, die Sperrung aufzuheben, dann öffnet sich nochmals eine Abfrage, wie Sie in diesem Fall verfahren möchten. Sie können die Sperrung entfernen und auch gleichzeitig alle Verstösse entschuldigen, Sie können die Sperrung entfernen aber nur so viele Verstösse entschuldigen wie nötig ist, um die Sperrung aufheben zu können oder Sie können wirklich nur die Sperrung löschen und alle Verstösse bleiben unentschuldigt bestehen.

Bitte beachten Sie in letzterem Fall, dass tomedo® einmal täglich die Anzahl der Verstösse mit der Maximalanzahl abgleicht und im Fall von Überschreitung den Patienten wieder automatisch sperren wird (sofern so konfiguriert). Im Patientenverstösse-Popover wird dann, solange der Abgleich noch nicht stattgefunden hat, ein Hinweis angezeigt, dass der Patient die Maximalanzahl an Verstössen überschritten hat und damit demnächst in die automatische Sperrung fällt. Terminbuchungen können zunächst ohne Warnungen vorgenommen werden, solange die Sperrung noch nicht erfolgt ist.

Sie können jedoch immernoch im Popover Verstösse entfernen oder auf entschuldigt setzen. Wird eine Sperrung entfernt, aber genügend Verstösse sind entschuldigt, wird der Patient auch wieder als nicht gesperrt und mit der Anzahl der unentschuldigten Verstösse im Patientenverstösse-Popover und am Symbol angezeigt. Termine können dann wieder ohne Warnung für den Patienten angelegt werden und der Patient kann wieder problemlos über den Onlineterminkalender Termine selbstständig buchen.

Patientenverstösse Statistik-Aktionen

Ab tomedo® Version 1.167.0.5 haben Sie die zusätzliche Möglichkeit, Patientenverstösse und -sperrungen über die Statistiken für mehrere Patienten gesammelt zu bearbeiten.

Gehen Sie dazu über Menü Verwaltung → Statistiken und wählen Sie dort eine Patientenstatistik aus. Führen Sie diese aus, öffnet sich das Ergebnisfenster für die Patientenstatistik. In dieser Tabelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ergebnisse noch zu filtern, bspw. durch Eingaben im Tabellenkopf oder unterhalb der Tabelle. Für die aktuell angezeigten Patienten in der Statistik können Sie dann gesammelt Aktionen ausführen. Klicken Sie dazu den «Aktionen» Button unten rechts im Fenster. Sie sehen eine Auswahl an möglichen Aktionen. Unter «Terminsperrungen/Verstösse» finden Sie nun die verschiedenen Möglichkeiten, Sperrungen oder Verstösse gesammelt zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass die Aktion für alle aktuell angezeigten Patienten ausgeführt wird.