Stornoprozess von Rechnungen

In der Praxissoftware tomedo® können fehlerhafte oder fälschlicherweise erstellte Rechnungen je nach Bearbeitungs- und Druckstatus entweder gelöscht oder ordnungsgemäss storniert werden. Diese Funktion dient dazu, Abrechnungsfehler im Praxisalltag schnell zu korrigieren und gleichzeitig eine revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten.

Fehlerhafte Rechnungen können in tomedo® je nach Status gelöscht oder storniert werden – über den Minus-Button - im Dossier oder den entsprechenden Button in den Rechnungsdetails.

• Noch keine Rechnungsnummer → Button „Löschen»
• Rechnungsnummer vorhanden → Button „Stornieren»

Beim Stornieren können Sie ein Datum und einen optionalen Grund angeben. Bei bereits bezahlten Rechnungen legen Sie zusätzlich fest, wie mit dem Zahlungsbetrag verfahren wird (Korrekturrechnung, Patientenguthaben oder spätere Erstattung). Mehrere Rechnungen lassen sich gleichzeitig über die Abrechnung per Rechtsklick stornieren.

Hinweis: Diese Funktion wird schrittweise eingeführt und steht aktuell noch nicht allen Kunden zur Verfügung.

Anwendungsbeispiele und Workflows

Workflow: Rechnung löschen

Besteht für eine Rechnung noch keine Rechnungsnummer, können Sie die Rechnung löschen.

Hinweis: Eine gelöschte Rechnung kann nicht wiederhergestellt werden. Sie können jedoch nach dem Löschen über Rechnung duplizieren ein Duplikat anlegen, um die Informationen auf eine neue Rechnung zu übernehmen.

Workflow: Stornorechnungsvorlage hinterlegen

Bitte hinterlegen Sie unter Admin → Rechnungsverwaltung → Rechnungstypen eine Stornobriefvorlage für Ihre verwendeten Rechnungstypen.

tomedo® stellt Ihnen die Standardbriefvorlage „Rechnung Storno (neu)“ zur Verfügung. Über das Drei-Punkte-Symbol gelangen Sie direkt in die Briefvorlagenverwaltung. Falls die Vorlage dort rot gekennzeichnet ist, klicken Sie bitte auf „Serverversion“, um die neueste Version herunterzuladen.

Weitere Informationen zu Briefvorlagen erhalten Sie hier.

Workflow: Rechnung stornieren

Wenn für eine Rechnung bereits eine Rechnungsnummer erzeugt wurde, ist ein Löschen nicht mehr möglich und das Dokument muss storniert werden.

1. Klicken Sie auf das Minus-Button - im Dossier:
   
2. oder auf den Button „Stornieren“ in den Rechnungsdetails:
   
3. Vergeben Sie im Stornierungsfenster das Stornodatum 1 und tragen Sie einen optionalen Stornierungsgrund 2 ein. Diese Angaben werden in der gedruckten Stornorechnung verwendet. In Schritt 3 können Sie die stornierte Rechnung bei Bedarf direkt für Ihren Abrechnungsdienstleister exportieren. Ein späterer Export ist jederzeit über die Rechnungsdetails oder die Abrechnung möglich. Wenn Sie ein zu bearbeitendes Duplikat der ursprünglichen Rechnung erstellen möchten, aktivieren Sie die Checkbox 4 „Neue Rechnung zur Korrektur erstellen“. Klicken Sie auf «Stornieren» 5.

Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und es wird eine Stornorechnung gedruckt. Im Kapitel «Briefvorlage für die Stornierung» sehen Sie ein Beispiel einer stornierten Rechnung. Falls ausgewählt, wird zudem eine neue, frei anpassbare Korrekturrechnung erstellt.

Hinweis: Das Stornieren kann nicht rückgängig gemacht werden, Sie können aber im Dossier über den Pfad Aktionen → Rechnung duplizieren ein Duplikat anlegen.

Workflow: Umgang mit Zahlungen und Teilzahlungen

Falls eine Rechnung vorab komplett oder zum Teil bezahlt wurde, müssen Sie im Auswahlmenü festlegen, wie mit dem Betrag verfahren wird:

1. Auf Korrekturrechnung übertragen: Der Betrag wird direkt auf eine neue Korrekturrechnung übertragen.
2. Als Patientenguthaben verbuchen: Der Betrag wird dem Guthaben des Patienten hinzugefügt. Das Patientenguthaben muss in ein Kassenbuch eingetragen werden. Es kann mit 4 optional eine Korrekturrechnung erstellt werden.
3. Erstattung später veranlassen: Es wird zunächst nichts am Zahlungsbetrag der stornierten Rechnung geändert. Sie können den Betrag später in der Rechnung selbst manuell anpassen. Es kann auch hier mit 4 optional eine Korrekturrechnung erstellt werden.

Workflow: Massenstornierung über die Abrechnung

Um eine grössere Anzahl an Rechnungen gleichzeitig zu stornieren, nutzen Sie die Abrechnung:

• Suchen Sie in der Abrechnung in der oberen Hauptliste nach den zu stornierenden Rechnungen und ziehen Sie diese per Drag-and-drop in die untere Arbeitsliste.
• Markieren Sie die Rechnungen in der Haupt- oder Arbeitsliste, machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie im Kontextmenü die Option «Stornieren»

Umgang mit nicht ausgebuchten Artikeln

Wenn sich auf einer Rechnung noch nicht ausgebuchte Artikel aus der Warenwirtschaft befinden, erscheint ein separates Fenster. Hier können Sie die Buchung der Artikel stornieren. Die Artikel werden anschliessend automatisch aus der Warenausgabe gelöscht.

Best Practice: Zuweisung von Stornorechnungskreisen

Für eine saubere Buchführung sollten Sie jedem Rechnungskreis einen eigenen Stornorechnungskreis zuweisen. Damit erhält jede Stornorechnung eine individuelle Stornorechnungsnummer, was die spätere Abrechnung von Stornierungen erleichtert.

Den Rechnungskreis eines Rechnungstyps stellen Sie im Menü unter folgendem Pfad ein: Admin → Rechnungsverwaltung → Rechnungstypen

Stellen Sie den Stornorechnungskreis unter Admin → Rechnungsverwaltung → Rechnungskreise/Kostenstellen ein oder nutzen Sie das Drei-Punkte-Symbol in der Rechnungstypenverwaltung bei der Rechnungskreis-Einstellung. Erstellen Sie über das Plus-Symbol + 1 einen neuen Rechnungskreis und benennen Sie diesen z.B. „Storno“. Ein klares Rechnungspräfix sorgt für Übersicht und beschleunigt die spätere Suche in Ihrer Abrechnung. Legen Sie anschliessend einen zweiten Rechnungskreis namens z.B. „Standard“ an. Diesem können Sie dann unter dem Punkt „Stornorechnungskreis“ 2 den Kreis „Storno“ zuweisen. Die Nummerierung der Stornorechnungen lässt sich so flexibel verwalten. Falls für den betreffenden Rechnungskreis ein eigener Stornorechnungskreis ausgewählt wurde, kann der Präfix und die Nummer vom Originalrechnungskreis abweichen. Ein Stornorechnungskreis kann für mehrere Rechnungskreise verwendet werden, um eine praxisweite Vereinheitlichung der Stornonummern zu erzielen.

Briefvorlage für die Stornierung

Nach der Stornierung ihrer Rechnung wird eine Stornobriefvorlage gedruckt. Falls wie im Kapitel «Workflow: Stornorechnungsvorlage hinterlegen» die ausgelieferte Standardbriefvorlage verwendet wird, sieht die erzeugte Stornorechnung, wie folgt aus:

Bei 1 steht das vorher im Popover eingegebene Stornodatum, die Rechnungsnummer der Stornorechnung 2, die Rechnungsnummer der stornierten Rechnung 3 und den angegebenen Stornierungsgrund4.