Früherkennungsautomatisierung

inen Termin zur Vorsorge-/Früherkennungsuntersuchung zu vereinbaren. Die Konfiguration finden Sie im Menü Verwaltung → Früherkennungserinnerung Automatisierung.

Links sehen Sie die Liste aller Vorsorgeuntersuchungen. Wenn Sie für eine Untersuchung eine automatisierte Erinnerung konfigurieren möchten, aktivieren Sie die Konfiguration durch Klick auf die Checkbox 1. Im rechten Bereich erscheinen nun die zur Verfügung stehenden Optionen.

Hier können Sie einstellen wie viele Tage vor dem nächsten möglichen Termin die Patienten erinnert werden sollen 2 und wie oft und in welchen Abständen die Erinnerungen versendet werden 3. Auf Wunsch können Sie vorgeben, dass die Erinnerungen nur vorbereitet aber nicht automatisch versendet werden 4. Diese Erinnerungen finden Sie anschließend in der Recallliste unter Verwaltung → Früherkennungserinnerung Checkliste unter dem Reiter «Zurückgehalten».

Zur Ausführung wird eine E-Mail Vorlage benötigt 5. Diese wird im Menü Admin → E-Mail-Vorlagen erstellt.

Wählen Sie zunächst aus, dass diese Vorlage für die Früherkennungserinnerung genutzt werden soll 5. Nun können Sie mithilfe des Buttons „Briefkommandos“ 6 die zur Verfügung stehenden Briefkommandos mit der Maus an die gewünschte Position in der Vorlage ziehen 7. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau des Textes 8.

Neben der E-Mail-Vorlage muss ein E-Mail-Konto gewählt werden 10 mit dem die Nachrichten an die Patienten verschickt werden. Optional können Sie auch eine Signatur anfügen 11.

Des Weiteren können Sie festlegen ob und mit welchem Dossiereintragstyp die Erinnerung im Dossier der Patienten dokumentiert werden soll 12. Zudem können Sie festlegen an welche Patienten, die für die Vorsorgeuntersuchung in Frage kommen, keine Erinnerung gesendet werden soll. Dazu können Sie vorgeben ob generell alle Patienten mit einem künftigen Termin keine Erinnerung erhalten sollen oder nur wenn eine bestimmte Terminart vorliegt 13. Zudem können Sie Filter wählen, die erfüllt sein müssen damit der Patient erinnert wird 14. Hier haben Sie die gleiche Auswahl an Filtern wie auch in der Früherkennungsverwaltung.

Wenn Sie mit der Konfiguration zufrieden sind, klicken Sie auf die Option «automatische Erinnerung aktivieren» 15, um den Erinnerungsprozess zu starten. Sofern der tomedo-Server Ihrer Praxis eingeschaltet ist, werden ab der folgenden Nacht die E-Mails an die Patienten versendet. Ab tomedo® v1.149 können Sie die Konfiguration vor der Aktivierung testen. Klicken Sie dafür auf den Button «Konfiguration testen» 16.

Einen Überblick über alle erinnerten Patienten erhalten Sie in der Recallliste unter Verwaltung → Früherkennungserinnerung Checkliste. Wenn ein Patient einen Termin vereinbart hat, können Sie durch Klick auf die Checkbox in der Spalte „Erledigt» 1 den Patienten aus der Liste entfernen. Die Spalten „Anrufen“ und „Termin“ 2 dienen dazu, den Patienten anzurufen und einen Termin zu vereinbaren. Dies kann beispielsweise nötig sein, wenn ein Patient nicht auf die Erinnerungen reagiert, wenn keine E-Mail-Adresse in den Patientendetails hinterlegt ist oder der Patient nicht per E-Mail kontaktiert werden möchte.