Verschlüsselung von E-Mail-Anhängen

Ob eine PDF-Verschlüsselung erfolgen soll, kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Datenschutz eingestellt werden. Diese Funktion umfasst, dass PDF-Dokumente im Anhang von E-Mails mit einem dem Patienten zugeordneten Schlüssel verschlüsselt werden können. Diesbezüglich können folgende Optionen eingestellt werden:

• Vorher nachfragen,
• immer wenn möglich und
• nie.

Als Standardeinstellung wird vor dem Versenden von E-Mails nachgefragt, ob Sie Anhänge verschlüsseln möchte oder nicht. Bereits verschlüsselte Dateien werden automatisch nicht zusätzlich verschlüsselt.

Damit ein PDF-Anhang verschlüsselt versendet werden kann, muss für den Patienten ein Schlüssel hinterlegt sein. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob mit Öffnen des Dossiers automatisch ein Schlüssel für den Patienten gesetzt werden soll. Ob ein Schlüssel generiert werden soll oder falls ja, auf welcher Grundlage, können Sie im Auswahlmenü festlegen. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• als Geburtstag,
• als Versichertennummer,
• als zufällige Zeichenkette und
• nicht setzen.

In den Patientendetails neben der E-Mail-Adresse kann mit Klick auf die Schlüssel-Schaltfläche der Dialog ebenfalls ein Schlüssel für den Patienten hinterlegt werden. Hier haben Sie die Möglichkeit sich einen 16-stelligen Schlüssel über den Reload-Button automatisch erzeugen zu lassen oder können selbst einen Schlüssel eingeben.

Hinweis: Der Schlüssel für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten darf nur Zahlen, Buchstaben (ausser ö, ä, ü) und die Zeichen ,.-;:_ enthalten.

Im Anschluss können Sie diesen Schlüssel für den Patienten auf Grundlage einer Briefvorlage für den Patienten ausdrucken.

Als Standard ist die Briefvorlage “Verschlüsselungscode” gesetzt, falls noch keine andere ausgewählt wurde. Mit dem Briefkommando $[ds_key]$ (siehe: Admin → Briefkommando-Liste → Platzhalter → Text) kann der Schlüssel ausgegeben werden.

Dieser Schlüssel wird gesetzt, falls Sie PDF-Dokumente verschlüsselt per E-Mail an den Patienten versendet. Ist der Schlüssel leer, wird das Dokument nicht verschlüsselt versendet, wenn Sie die Option “immer wenn möglich” gewählt haben. Bei Verwendung der Option “immer nachfragen” öffnet sich folgender Dialog bei E-Mail-Erstellung mit PDF-Anhang aus dem Dossier heraus.

Ist für den Patienten kein Schlüssel hinterlegt, dann können Sie den E-Mail-Anhang in dem Status nur unverschlüsselt versenden. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen Schlüssel für den Patienten zu hinterlegen. Hier können Sie über den Button “Geburtsdatum” oder den Button “Versichertennummer” die Daten des Patienten als Schlüssel setzten lassen. Natürlich können Sie auch selbst einen Schlüssel eingeben. Über den Augen-Button kann der Schlüssel sich angezeigt werden lassen und kann ggf. editiert werden.

Haben Sie einen Schlüssel für den Patienten hinterlegt, können Sie diesen Schlüssel jetzt dem Patienten ausdrucken. Mit Klick auf den Button „Verschlüsselt“ wird der PDF-E-Mail-Anhang verschlüsselt versendet und mit Klick auf „Unverschlüsselt“ entsprechend unverschlüsselt versendet.

Im Massenversand per E-Mail stehen zwei Checkboxen für die PDF-Verschlüsselung zur Verfügung:

• “PDF Dateien im Anhang verschlüsseln” – ist, wenn die Einstellung “immer verschlüsseln” ausgewählt hat, automatisch aktiviert, sonst deaktiviert.
• “PDF Dateien im Anhang auch für Patienten ohne Schlüssel versenden” – erlaubt es, E-Mails auch für Personen ohne Schlüssel zu versenden, falls “PDF Dateien im Anhang verschlüsseln” aktiviert ist und ist nie automatisch aktiviert. Für Patienten ohne Schlüssel, denen Sie verschlüsselte E-Mails schicken möchten, erscheint eine Abfrage, ob Sie die E-Mail wirklich senden möchten, da kein Schlüssel vorhanden ist.

Verschlüsselung durch HIN

In tomedo® können Praxen via HIN verschlüsselte E-Mails mit sensiblen Patientendaten beispielsweise an andere Praxen oder Fachärzte verschicken. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Installation des HIN-Clients am tomedo®-Server in der Praxis (der Arzt muss sich dabei alle 12 Stunden neu über den Client einloggen)
• Authentifizierung von HIN über ein Token

Token bedeutet in diesem Fall eine Art digitales Objekt, welches einen Authentifizierungscode generiert, der in tomedo® hinterlegt wird. Das Token kann dabei ganz einfach im HIN-Konto generiert werden und dient u.a. dazu, den Service von HIN mit tomedo® zu verknüpfen, um problemlos verschlüsselte E-Mails versenden zu können.

Die Anleitung, wie Sie Ihren Token über das HIN-Konto generieren, finden Sie hier:

https://support.hin.ch/de/hin-mail-mobile/mail-token-service-mail-clients

In den Einstellungen der E-Mail-Konten (Admin → E-Mail-Konten) können Sie daraufhin ein neues Konto anlegen. Sie können dieses Konto nach Belieben benennen und unter E-Mail-Adresse die entsprechende HIN E-Mail-Adresse eintragen. Die Servereinstellungen 1 für Empfang 2 und Versand 3 sind in dem oben genannten Link aufgeführt, können aber auch dem folgenden Screenshot entnommen werden.

Unter dem Reiter «Konto» 4 geben Sie s