Verwaltung der E-Mail-Konten

In tomedo® haben Sie die Möglichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo® einzulesen. Dazu müssen Sie unter Admin → E-Mail-Konten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mails-Services einzutragen. Der zweite Reiter dient zum Hinterlegen der Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen können Sie entsprechend im dritten Reiter für jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen. Alle drei Reiter werden in den nächsten Unterkapiteln genauer erklärt.

Die Einstellungen unter diesen drei Reitern dienen in erster Linie dem nachträglichen Verändern der Einstellungen eines bereits vorhandenen E-Mail-Kontos, aber nicht für das erstmalige Einrichten eines E-Mail-Kontos. Dafür können Sie unseren E-Mail-Konto-Einrichtungsassistenten nutzen.

Servereinstellungen

Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, benötigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten schnell googeln können. Gängige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.

Achtung: Versenden kann tomedo® nur per SMTPProtokoll, Empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo® mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie können sich auch an den Support wenden, um bei der Einrichtung Hilfe zu bekommen.

E-Mail-Konto

Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen können Sie im Reiter «Konto» die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es 2 Möglichkeiten: Authentifizierung per Passwort oder OAuth 2.0.

Zudem können Sie wählen wie der Anzeigename für die E-Mail-Empfänger angezeigt werden soll. Ab Version v1.155 können Sie dazu mit der Option «Anzeigename UTF8 codieren» auch festlegen wie die Zeichen «äöüÄÖÜ» angezeigt werden sollen. Ist die Option deaktiviert, erfolgt eine Ersetzung von z.B. «ä» → «ae». Andernfalls werden die Zeichen nicht ersetzt.

Authentifizierung per Passwort

Bei der Authentifizierung per Passwort müssen Sie in das entsprechende Feld 2 das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.

Open Authentification (OAuth) 2.0

Sollten Sie sich per OAuth 2.0 authentifizieren wollen, klicken Sie im Auswahlmenü «Authentifizierung» auf den entsprechenden Unterpunkt. Drücken Sie auf den Button «Zugangscode» 3, um über den Browser einen Code für das E-Mail-Konto zu beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo® eingetragen.

In beiden Fällen können Sie mittels «Verbindungstest» 4 überprüfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn dies nicht der Fall ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll 5 konfiguriert ist, können Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Standardmässig ist für den Abruf von E-Mails ein Intervall 6 von 60 Sekunden eingestellt. Sie können diesen Wert anpassen, sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mail deaktivieren.

Nach Setzen des Häkchens «E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren» 7 können Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Häufig werden Ihnen dabei anhand des Absenders und weiterer Schlagwörter bereits mögliche Patienten vorgeschlagen.

Signaturen

Pro E-Mail-Konto können Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die Möglichkeit, html-Blöcke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und fügen diese dann in den html-Block der Sig