Lager

Neue Ansicht

Die neue Ansicht der Warenlager erreichen Sie über Admin → Warenwirtschaft (neu) → Logistik → Lager.

An dieser Stelle erhalten Sie einen Überblick über alle von Ihnen angelegten Lager 1. Über das Suchfeld können auch bestimmte Lager gefunden werden. Auch die Filterung nach allen Lagern einer Betriebsstätte ist möglich.

Dabei ist jedes Lager einzeln 2 mit Namen und Betriebsstätte aufgelistet. Die Hintergrundfarben entsprechen dabei den hinterlegten Farben für die jeweiligen Lager und Betriebsstätten. Über das Papierkorb-Symbol 3 können Sie das ausgewählte Lager löschen. Wenn Sie ein neues Lager anlegen möchten, klicken Sie auf den grossen «+»-Button 4. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Wenn Sie ein Lager in der Auswahl oben angeklickt haben, können Sie unten die Lagerdetails 5 einsehen und bearbeiten.

Ausserdem befinden sich oben rechts drei Buttons 6. Diese dienen zum Ein-, Aus- und Umbuchen von Waren.

Neues Lager anlegen

Wenn Sie über den «+»-Button ein neues Lager anlegen möchten, erscheint das folgende Popup-Fenster.

Hier können Sie dem Lager direkt einen Namen 1 geben. Als «Typ» 2 stehen folgende Möglichkeiten zur Wahl:

• Extern
• Freiwahl
• Kühlschrank
• Roboter (mehr dazu im folgenden Abschnitt)
• Schrank
• Sichtwahl

Danach legen Sie fest, für welche Betriebsstätte 3 das Lager gelten soll. Bei Bedarf können Sie ausserdem eine Farbe 4 festlegen und einen Beschrieb 5 hinzufügen.

Roboter

Wenn Sie einen Roboter anlegen, müssen in den Lagerdetails zudem einige weitere Informationen hinterlegt werden.

Um sich mit dem Roboter verbinden zu können, benötigen Sie die URL 1, welche Sie in den Details hinterlegen müssen. Dazu können Sie die Schächte 2 für den Roboter definieren. Über das «+»-Symbol kann ein neuer Schacht angelegt werden; bei Auswahl eines Schachtes kann dieser über den «–»-Button wieder entfernt werden. Die Schächte werden dabei automatisch durchnummeriert; der Name kann allerdings durch Doppelklick geändert werden.

Das Symbol oben rechts zeigt den Verbindungsstatus 3 des Roboters an. Ein roter Kreis mit Ausrufezeichen symbolisiert eine getrennte Verbindung. Bei erfolgreicher Verbindung erscheint der Kreis in grün.

Daneben befinden sich zudem einige Buttons 4 für verschiedene Aktionen. Der Reihe nach handelt es sich um:

• Synchronisiere Warenroboter und Warenwirtschaft
  • Tipp: Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn der Warenroboter offline war und eventuell nicht mehr auf dem neusten Stand entsprechend der Warenwirtschaft in tomedo® ist.
• Startet die Verbindung zum Warenroboter neu
• Schliesst die Verbindung zum Warenroboter

Waren einbuchen

Über den ersten der drei Buttons oben rechts in der Übersicht können Sie Waren einbuchen. Die Einbuchung bezieht sich dabei immer auf das Lager, welches Sie vorher in der Übersicht angeklickt haben. Dieses ist in der Überschrift angegeben (z.B. «Einbuchen nach CHB»).

Sie sehen direkt eine Liste aller verfügbarer Produkte 1 inklusive Ihrer Bezeichnung, der EAN, dem aktuellen Bestand und eventuellen Mindest- und Sollbestandsangaben. Wenn Sie eines dieser Produkte auswählen, können Sie unten die Details 2 der Einbuchung definieren. Dazu gehört in erster Linie die Menge. Sie können dafür die Anzahl der Packungen 3 oder auch, je nach Produkt, Einheiten, Tabletten, Stück oder cl-/ml-Angaben hinterlegen. Die Charge 4 und ein Verfallsdatum 5 können ebenfalls angegeben werden.

Wenn Sie eine Seriennummer 6 angeben möchten, müssen Sie die Checkbox aktivieren und die entsprechende Nummer angeben. Beachten Sie dabei, dass unter der Angabe von Seriennummern immer nur eine Packung eingebucht werden kann. Die Mengenangabe wird automatisch ausgegraut.

Der Einkaufspreis 7 wird automatisch (ausgegraut) hinterlegt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der angegebene Einkaufspreis übernommen. Sie können diesen überschreiben, indem Sie einen anderen Betrag eingeben.

Waren ausbuchen

Über den zweiten Button können Waren ausgebucht werden. Wie auch bei der Einbuchung bezieht sich die Ausbuchung automatisch auf das in der Übersicht ausgewählte Lager.

Im entsprechenden Popover werden ebenfalls alle verfügbaren Produkte aufgelistet. Bei Bedarf können Sie sich nur Produkte anzeigen lassen, die in den nächsten 14 Tagen verfallen 1. Diese sind in der Detailliste unten automatisch gelb hinterlegt. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Bestand des Lagers auszubuchen 2.

Sobald Sie ein Produkt in der Liste auswählen, sehen Sie die jeweiligen Details. Dabei können Sie per Checkbox entscheiden, ob auch angebrochene Packungen angezeigt werden sollen 3. Die Auflistung darunter 4 zeigt alle Chargen mit Verfallsdatum, Bestand, Einheit und, wenn vorhanden, Seriennummer an. Ist ein Eintrag rot hinterlegt, so handelt es sich um ein abgelaufenes Produkt.

Wenn Sie eine Charge ausgewählt haben, können Sie die Menge der Ausbuchung bestimmen, einen Grund 5 hinterlegen (kann für Ihre Statistik interessant sein) und eine Notiz 6 hinzufügen.

Waren umbuchen

Neben der Ein- und Ausbuchen können Sie auch Waren von einem Lager in ein anderes umbuchen.

Das Popup-Fenster entspricht dabei hauptsächlich dem der Ausbuchung. Der einzige Unterschied besteht in dem zusätzlichen Feld «Neues Lager» 1, damit Sie auswählen können, wohin die Ware nun gebucht werden soll.

Ablaufende Waren

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Warenwirtschaft können Sie einstellen, ob Waren, die innerhalb einer gewählten Frist (z.B. 14 Tage) ablaufen, farblich markiert werden sollen.

Wenn Sie hier auf das Farbfeld klicken, öffnet sich ein Popup, über welches Sie einstellen können, welche Farbe Sie nutzen möchten.

Im Warenlager können Sie dann beim Einbuchen, Ausbuchen und Umbuchen nicht nur abgelaufene 1 sondern auch bald ablaufende 2 Waren direkt erkennen.

Wenn Sie zusätzlich möchten, dass gewisser Nutzer benachrichtigt werden, wenn Waren kurz vor dem Ablaufdatum stehen, können Sie dies über Admin → Praxisorganisation → Servernachrichtenverwaltung tun. Hier müssen Sie für «Waren laufen bald ab» die gewünschten Nutzer, Nutzergruppen, Arbeitsplätze oder Arbeitsplatzgruppen per Checkbox aktivieren.

Standardlager und -betriebsstätte

Wenn Sie möchten, dass Waren automatisch immer in ein von Ihnen festgelegtes Standardlager gebucht werden sollen, können Sie dies in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Sonstige hinterlegen. Wenn Sie nun neue Waren einbuchen, ohne aktiv das Lager anzugeben, werden dieses im Standardlager erfasst, da dieses Lager automatisch vorausgewählt ist.

Ausserdem können Sie an dieser Stelle eine Standardbetriebsstätte auswählen, welche in der Medikamentenverordnung und der Ausgabe bevorzugt wird.

Alte Ansicht

Über Admin → Praxisorganisation → Warenlager gelangen Sie zur Lagerverwaltung.

Auf der linken Seite 1 befindet sich eine Liste der vorhandenen Lager. Durch Klicken auf das «+»-Symbol 2 können Sie ein neues Lager hinzufügen. Daraufhin erscheinen auf der rechten Seite des Fensters die Felder 3, die Sie für jedes Lager bearbeiten können. Dazu gehören der Name, die Betriebsstätte und ein optionaler Beschrieb. Als «Typ» stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Schrank, Kühlschrank, Freiwahl, Sichtwahl und Extern. Der Typ «Roboter» wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Warenroboter

tomedo® unterstützt Warenroboter mit einer WWKS2-Schnittstelle (Warenwirtschaft Kommissioniersystem V2). Ein Warenroboter wird in tomedo® als Warenlager vom Typ «Roboter» behandelt 1.

Der Warenroboter ist einer Betriebsstätte zugeordnet 2 und kann durch die Kombination aus IP-Adresse und Port angesprochen werden 3. In der Regel ist die Kommunikation zwischen dem Warenroboter und dem Rest der Warenwirtschaft dadurch gewährleistet, dass der Warenroboter mit tomedo® verbunden ist.

Den aktuellen Status der Verbindung 4 können Sie ebenfalls an dieser Stelle einsehen. Wenn eine Synchronisation läuft, sehen Sie den entsprechenden Fortschritt am blauen Ladebalken unterhalb der Statusmeldung. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Die Grösse dieses Blocks für die Synchronisaion können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Warenwirtschaft im Bereich «Roboter» konfigurieren.

Falls, zum Beispiel durch eine fehlerhafte Verbindung, die Bestände im Roboter nicht mit denen in tomedo® übereinstimmen, können die Bestände durch Drücken der Reload-Schaltfläche synchronisiert werden. Mit der «x»- Schaltfläche kann die Verbindung von tomedo® zum Warenroboter getrennt werden. Die gebräuchlichen kommerziellen Warenroboter zeigen auch an, ob sie aktuell mit der Warenwirtschaft verbunden sind. Wenn der Warenroboter nicht verbunden ist und Sie Waren ausbuchen oder nach dem Verordnen eines Medikaments in der Warenausgabe auf „ausgeben“ drücken, wird automatisch eine Verbindung aufgebaut.

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Warenwirtschaft können Sie ausserdem einstellen, dass der Warenroboter sich nach fehlender Verbindung automatisch wieder nach einigen Minuten verbindet.

Falls der Warenroboter mehrere Ausgabeschächte hat, können Sie deren Zuordnung unter «Schächte» 5 definieren. Den Schachtnummern (von 1 angefangen) können einzelne Namen zugeordnet werden.

In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Sonstiges können Sie je Arbeitsplatz den Standardschacht des Warenroboters konfigurieren. Am Warenroboter wird dann das Medikament für den gewählten Schacht ausgebucht.

Einbuchungen in den Warenroboter sind direkt am Warenroboter zu tätigen. In der Regel hat der Warenroboter einen EAN-Scanner, mit dem die Waren eingescannt werden können. Waren, die in der Warenverwaltung als nicht robotertauglich klassifiziert wurden, lehnt der Warenroboter ab. Dies können beispielsweise Medikamente sein, die gekühlt werden müssen oder unter das Betäubungsmittelgesetz fallen.