Kassenbuch

Übersicht

Sie finden diese Funktion unter Verwaltung → Kassenbuch beziehungsweise über den Shortcut ⇧Shift + ⌘Cmd + K. Dort öffnet sich das folgende Fenster:

In der oberen Hälfte des Fensters sehen Sie die Übersicht des aktuell ausgewählten Kassenbuchs 1. Über das Auswahlmenü können Sie dabei jedes beliebige Kassenbuch auswählen. Ausserdem lässt sich über die drei Punkte rechts daneben die Kassenbuchverwaltung öffnen (siehe Unterkapitel Kassenbuchverwaltung).

In der Tabelle werden alle Belege des Kassenbuchs angezeigt, wobei Sie die Spalten über einen Rechtsklick in den Tabellenkopf oder das Zahnrädchen an der rechten Seite anpassen können. Zur Auswahl stehen dabei folgende Spalten:

• Belegnummer
• Datum
• angelegt von
• Text
• % MWST
• MWST
• Einnahmen
• Ausgaben
• fort. Saldo
• Anhang
• geprüft
• Rechnungsnummer
• Patientenname

Die Reiter unterhalb der Tabelle 2 ermöglicht Ihnen die Suche nach Einträgen sowie das Stornieren ausgewählter Einträge. Rechnungen können Sie direkt über den entsprechenden Button öffnen. Ausserdem können Sie hier den Beleg drucken. Dabei können Sie auswählen, welche Belegvorlage Sie drucken möchten (z.B.»Kasse», «Kassenbuchbeleg»,»KK» oder «KT»).

Haben Sie in der oberen Tabelle einen Eintrag ausgewählt, erscheinen zudem – wenn vorhanden – die dazugehörigen Anhänge in den Rechnungsbelegen 3. Sie können in diesem Bereich auch neue Anhänge durch Drag-and-drop oder den «+»-Button hinzufügen.

Über den Reiter «Importpfad» können Sie auch einen Datei-Lauscher anlegen (siehe auch Kapitel Automatischer Datei-Import (Datei-Lauscher)), zum Beispiel, wenn Sie Belege einscannen wollen.

Über den Bereich «Neuer Kassenbucheintrag» 4 unten links können Sie direkt einen neuen Eintrag für das ausgewählte Kassenbuch anlegen. Geben Sie dazu einen Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und einen Buchungstext ein und wählen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Die Belegnummer wird automatisch von tomedo® fortlaufend ausgefüllt. Sie können ausserdem Vorlagen nutzen, wenn Sie bereits welche für diesen Zweck angelegt haben. Mit einem Klick auf «Kassenbucheintrag erstellen» wird der Eintrag übernommen.

Im Bereich «Kassenbuchaktionen» 5 können Sie den aktuellen Kassenbuchstand prüfen. Geben Sie dazu den tatsächlichen Stand ein und klicken Sie auf «Kasse prüfen». Es wird ein Eintrag erstellt, der das Kassenbuch wieder ausgleicht.

Ein paar zusätzliche Funktionen stehen Ihnen in der oberen rechten Ecke 6 zur Verfügung. Der Reihe nach aufgelistet handelt es sich dabei um folgende Aktionen:

• Kassenbucheinträge als Statistikergebnis anzeigen (z.B. um nach csv oder xls zu exportieren)
• Tagesumsatz abrufen
• Tabelle drucken/exportieren
• Umschalten zwischen einzeiliger und mehrzeiliger Darstellung

Kassenbuchverwaltung

Über die drei Punkte neben dem Auswahlmenü, in welchem das aktuelle Kassenbuch angezeigt wird, gelangen Sie in ein neues Fenster zur Kassenbuchverwaltung.

Die Tabelle 1 bietet eine Übersicht über alle aktuell vorhandenen Kassenbücher und die jeweilige Anzahl der Einträge. Über den «+»-Button 2 können Sie neue Kassenbücher anlegen. Wenn Sie die Checkbox «gelöschte anzeigen» 3 aktivieren, werden Ihnen auch bereits entferne Kassenbücher wieder in der Übersicht angezeigt. Bei Bedarf können Sie diese auswählen und über den Button «Wiederherstellen» in die aktuelle Liste der Kassenbücher zurückholen.

Bei Erstellung eines neuen Kassenbuchs können Sie in den Details 4 einige Angaben hinterlegen. Dazu gehört der Kassenbuchname, ob es sich um Bar oder Unbar handelt, wie die nächste Quittungsnummer vergeben werden soll, ob ein Suffix für den Bezahlvermerk eingestellt werden soll, ob das Konto eine spezielle Hintergrundfarbe hat und ob es mit einem konkreten Konto verknüpft wird. Einige dieser Angaben können Sie auch bei bereits vorhandenen Kassenbüchern noch verändern.

Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, einen zuständigen Server 5 an ein bestimmtes Kassenbuch zu hängen. Die Kassenbucheinträge werden folglich an diesem Server erzeugt. Dies ist zum Beispiel hilfreich, falls ein Serverausfall auftreten sollte. In diesem Fall sind nicht alle Kassenbücher betroffen, sondern nur diejenigen, die an dem konkreten Server hängen.

Buchungen ins Kassenbuch einlesen

Neben der oben beschriebenen Option, Einträge direkt über das Kassenbuch-Fenster hinzuzufügen, gibt es weitere Möglichkeiten, um Buchungen einzulesen. So können Sie beispielsweise Rechnung über das Dossier oder die Rechnungsdetails begleichen. Ausserdem besteht die Möglichkeit, über die Abrechnung Zahlungen zu vermerken. Zusätzlich können Sie Patientenguthaben nutzen.

Einlesen über das Dossier

Wenn Sie im Dossier eines Patienten bereits eine Rechnung angelegt haben, können Sie von hier aus bequem den Beleg in das gewünschte Kassenbuch einfügen. Dazu wählen Sie eine Rechnung aus und klicken rechts in der Übersicht auf «Drucken». Sobald die Rechnung ausgedruckt wurde, besteht die Möglichkeit, diese auf «bezahlt» zu setzen.

Dabei können Sie jedes beliebige Kassenbuch aus dem Auswahlmenü auswählen, um den Beleg entsprechend zuzuordnen.

Einlesen über die Rechnung

Buchungen, die dem Kassenbuch hinzugefügt werden sollen, können auch direkt über die entsprechende Rechnung eingelesen werden. Diese können Sie im Dossier eines Patienten öffnen, indem Sie eine Rechnung auswählen und rechts auf den Button «Details» klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster der entsprechenden Rechnung.

Über den Reiter «Zahlungseingänge» 1 gelangen Sie in die benötigte Übersicht. Hier können Sie die Rechnung über den Button «Zahlung Kassenbuch» direkt komplett bezahlen und automatisch ins Kassenbuch eintragen lassen. Zusätzlich besteht die Option, nur einen Teilbetrag einzuzahlen. Wenn im Feld Teilbetrag 2 kein Betrag eingetragen wird, wird automatisch die gesamte verbleibende Summe bezahlt.

Für die Zahlungsart 3 können Sie zwischen Barzahlung, Kartenzahlung, Überweisung, Guthaben oder Sonstiges wählen. Die Auswahl des Kassenbuches 4 passt sich der gewählten Zahlungsart an:

• Bei Zahlungsart Bar werden ausschliesslich bar geführte Kassenbücher angezeigt.
• Bei Kartenzahlung, Überweisung und Sonstiges werden nur unbare Kassenbücher angezeigt.

Wenn Sie die Checkbox «Beleg» 5 aktivieren, wird nach Abschluss der Zahlung ein Beleg gedruckt und automatisch im Kassenbuch gespeichert.

Mit einem Klick auf den Button «Zahlung Kassenbuch» 6 wird die Einzahlung durchgeführt.

Über den Button «Storno Restbetrag» 7 können Sie ausstehende Teilzahlungen stornieren. Es erscheint ein Popup-Fenster mit der Frage, ob diese Rechnung tatsächlich auf «bezahlt» gesetzt werden soll, damit keine irrtümlichen Mahnungen versendet werden. Auf diesem Wege wird nicht die Rechnung storniert. Klicken Sie diesen Button dann an, wenn der Restbetrag nicht mehr vom Patienten gezahlt wird. Das Storno wird eindeutig markiert.

Wenn Sie einen Teilbetrag eingezahlt oder die Rechnung komplett beglichen haben, erscheint unter «Zahlungseingänge» eine Tabelle mit Übersicht der geleisteten Zahlungen. Dabei sehen Sie sowohl den geleisteten als auch den verbleibenden Betrag. Sie können über die unteren Buttons eine weitere Teilzahlung veranlassen (im Feld «Teilbetrag» ist die noch benötigte Summe grau hinterlegt).

Einlesen über die Abrechnung

Sie können Buchungen auch direkt über die Abrechnung aus dem Übersichtsfenster einlesen, welches Sie über Verwaltung → Rechnungsverwaltung → Abrechnung erreichen. Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Rechnung, um das Kontextmenü mit den vorhandenen Optionen für diese einzusehen.

Über den Punkt «Bezahlt» können Sie «setzen» wählen, um die ausgewählte(n) Rechnung(en) ins Kassenbuch einzutragen. Dabei öffnet sich das folgende Popover, in welchem Sie das gewünschte Kassenbuch und, wenn möglich, auch das Bezahldatum auswählen können. Sie können hier sowohl bare als auch unbare Kassenbücher auswählen. Über die drei Punkte unterhalb des Zahlungsdatums können Sie auch direkt in das «Kassenbuch» Fenster springen.

Patientenguthaben

In Ihren Kassenbüchern können Sie ausserdem Patientenguthaben verwalten und über dieses die entsprechenden Rechnungen begleichen. Dafür legen Sie am besten ein konkretes «Patientenguthaben» Kassenbuch an. Mehr Informationen zur Handhabung dieses Guthabens und wie Sie es nutzen können, um damit Rechnungen zu bezahlen, finden Sie im Kapitel Patientendetails.