Pendenzenverwaltung

Allgemein

In tomedo® können Sie Pendenzen anlegen, verwalten und den Arbeitsablauf verfolgen. Eine Pendenz kann sowohl einem Nutzer als auch mehreren Nutzern zugewiesen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, beim Anlegen der Pendenz zuerst keine Zuweisung zu definieren. Die nicht zugewiesenen Pendenzen können später von jedem beliebigen Nutzer übernommen werden. Zudem wird zwischen öffentlichen und privaten Pendenzen unterschieden.

Die Pendenzen unterscheiden sich auch in Bezug auf einen Patienten. Es gibt

• allgemeine Pendenzen (ohne jeglichen Bezug auf einen Patienten) oder
• Patientenpendenzen (patientenbezogene Pendenzen) sowie
• öffentliche Pendenzen oder
• private Pendenzen.

Für die Sichtbarkeit von Pendenzenvorlagen haben Sie die Wahl zwischen «privat» und «öffentlich». Private Pendenzen können nur von direkt beteiligten Nutzern (Ersteller und Verantwortliche) und Nutzern mit erweiterten Rechten angesehen werden. Öffentliche Pendenzen können von allen Nutzern gefunden, kommentiert und übernommen werden. Die initiale Sichtbarkeit für neu angelegte Pendenzen kann unter dem Einstellungs-Punkt «Arbeistabläufe» eingestellt werden.

Pendenzen-Panel

Wird ein Benutzer eingeloggt oder gewechselt, werden alle aktuellen offenen Pendenzen dieses Nutzers sowie alle nicht zugewiesenen Pendenzen geladen. Die Pendenzenübersicht erreichen Sie mit dem Aktivieren des entsprechenden Panels. Es gibt mehrere Wege, das Pendenzen-Panel aufzurufen:

• über den Menüpunkt Verwaltung → Pendenzen,
• über den Pendenzen-Button in der Tagesliste, dem Dossier oder den Patientendetails oder
• über das Tastenkürzel ⌃Ctrl + ⇧Shift + A.

Pendenzen

Der Pendenzen-Button an sich gibt bereits Informationen über die Anzahl der offenen Pendenzen in folgenden Gruppen:

• Roter Kreis: Patientenpendenzen (eigene und nicht zugewiesene Pendenzen in Bezug auf selektierten Patienten)
• Oranger Kreis: Eigene Pendenzen (alle dem eingeloggten Nutzer zugewiesenen Pendenzen, ausgenommen die Patientenpendenzen)
• Blauer Kreis: Nicht zugewiesene Pendenzen (ausgenommen die Patientenpendenzen)

Auswahl der Ansicht

Rechts neben dem Symbol des Pendenzen-Buttons befindet sich ein kleiner Pfeil, über welchen Sie auswählen können, welche Ansicht Sie beim Anklicken des Buttons erhalten wollen.

An dieser Stelle können Sie also entscheiden, lieber direkt die Pendenzenliste eines konkreten Patienten (wenn sein Dossier oder seine Patientendetails geöffnet sind oder er in der Tagesliste ausgewählt wurde) zu öffnen. Wenn Sie sich für diese Auswahl entscheiden, wird dies im Symbol ersichtlich, da eine kleine Figur zu sehen ist. Sie können diese Einstellung auch im Pendenzenverwaltungs-Fenster vornehmen.

Pendenzenübersicht

Tabellenansicht

Wenn Sie die Pendenzen über die Menüleiste oder das Symbol in der Symbolleiste öffnen, erscheint das Fenster «Pendenzenübersicht». Am Kopf der Tabelle sind dabei die verschiedenen, beschrifteten Spalten 1 zu sehen. Mehr Informationen zu diesem Punkt, sowie der Konfiguration und Auswahl von Werten für einzelne Spalten und Felder, finden Sie im Abschnitt Tabellenkopf und Filterzeile.

Auch im Panel der tabellarischen Pendenzenübersicht werden die Pendenzen auf drei Gruppen verteilt und in der jeweiligen Sektion-Tabelle aufgelistet. Die Hintergrundfarben der Gruppenzeile «Patientenpendenzen» 2, «Eigene Pendenzen» 3 und «Nicht zugewiesene Pendenzen» 4 entsprechen den Hintergrundfarben der Zahlenkreise (siehe Pendenzen-Symbol) des Pendenzen-Buttons.

Über den «+»-Button 5 können neue Pendenzen erstellt werden. Der danebenliegende Button 6 ermöglicht das Erstellen einer neuen Pendenz aus einer Vorlage heraus. Auch die Kommandozeile 7 kann genutzt werden, um neue Pendenzen anzulegen oder bereits bestehende Pendenzen zu finden. Der «–»-Button 8 löscht Pendenzen. Über das Stift-Symbol (oder einen Doppelklick auf die entsprechende Pendenz in der Liste) können Sie Pendenzen bearbeiten.

Zusätzlich können Sie über die Filterauswahl unten 9 direkt von tomedo® voreingestellte Filter bezüglich des Nutzers, der Patientenpendenzen oder des Status der Pendenzen angezeigt werden (mehr dazu im Abschnitt Filterauswahl.) Ein Trichter-Symbol oberhalb der Tabelle ermöglicht es ausserdem, konkrete Filter einzeln abzuspeichern.

Über das Menü auf der rechten linken 10 haben Sie drei wichtige Unterpunkte zur Auswahl: die Übersichten (hier kann zwischen Tabellenansicht und Kachelansicht gewechselt werden), die Einstellungen und eventuelle Arbeitslisten.

Tabellenkopf und Filterzeile

In tomedo® können Sie üblicherweise die Tabellenansicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Durch Drag-and-drop im Tabellenkopf können Sie die Spalten umsortieren und die Spaltenbreiten ändern. Des Weiteren können zusätzliche Spalten ein- oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Das gelingt, indem Sie durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf das Menü aufrufen und die Spalten aktiviert bzw. deaktiviert. Alle aktiven Spalten sind mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Ausserdem können Sie in jede Spalte, die eine Lupe oder einen Kreis (jeweils zum Filtern und Suchen) anzeigt, einzeln rechtsklicken und sich anzeigen lassen, welche Filteroptionen (bei der Lupe) direkt verfügbar sind. Im Beispiel wird dies anhand der Spalte «Verantwortliche» dargestellt.

Dabei hat jede Spalte unterschiedliche Funktionen und Filtermöglichkeiten, wobei die Option «Auswahl löschen» immer vorhanden ist. Wenn eine Lupe angezeigt wird, sind konkrete voreingestellte Filter vorhanden (Filterung per Kontextmenü) und nur diese können ausgewählt und angegeben werden. Wenn ein leerer Kreis angezeigt wird, ist das Filterfeld frei zu beschriften und besitzt keine von tomedo® voreingestellten Filter.

Name	Beschreibung	Filter aus dem Kontextmenü
✔️	Pendenz erledigt (bei gesetztem Häkchen)	«Ja», «Nein»
fällig bis	Datum und Zeit, bis wann die Pendenz erledigt werden muss	–
Beschrieb	Beschreibung der Pendenz	–
Verantwortliche	Nutzer, die die Pendenz bearbeiten sollen	alle verfügbaren Nutzer Ihrer Praxis
Ersteller	Nutzer, der die Pendenz erstellt hat	alle verfügbaren Nutzer Ihrer Praxis
Patient	Patient, auf den sich die Pendenz bezieht (nur bei patientenbezogenen Pendenzen)	–
Info	wenn das Symbol vorhanden ist, können über einen Klick die Patientendetails geöffnet werden (nur bei patientenbezogenen Pendenzen)	keine Filtermöglichkeit
Dossier	wenn das Symbol vorhanden ist, kann über einen Klick das Dossier des Patienten geöffnet werden (nur bei patientenbezogenen Pendenzen)	keine Filtermöglichkeit
Anhang	Anzeige, ob Dateien angehängt worden sind (Anzahl)	«Ja», «Nein»
Kommentar	Anzeige, ob Kommentare vorhanden sind (Anzahl)	«Ja», «Nein»
Priorität	Anzeige der Priorität	«Priorität mindestens:», «Priorität genau:», «Priorität höchstens:»
Status	Anzeige des Status der Pendenz	«Offen», «In Bearbeitung», «Fertig»
sichtbar ab	Datum und Uhrzeit, ab wann die Pendenz sichtbar ist	–
erstellt am	Datum der Erstellung	–
Status Benachrichtigung	Anzeige, ob bei Statusänderung eine Benachrichtigung gesendet werden soll	«Ja», «Nein»
Kommentare Benachrichtigung	Anzeige, ob bei neuen Kommentaren eine Benachrichtigung gesendet werden soll	«Ja», «Nein»
fällig bis/seit	Darum und Uhrzeit bis (im Falle von abgelaufenen Pendenzen: seit) wann die Pendenz erledigt werden muss	–

Wenn eine Pendenz bereits überfällig ist, wird anstelle eines Datums in der Spalte «fällig bis/seit» angezeigt, wie lange die Pendenz bereits überfällig ist: . Dabei ist ein roter Hintergrund eingefügt, um auf die Pendenz aufmerksam zu machen.

In Bezug auf Prioritäten der Pendenzen bestehen fünf Abstufungen, die in der Übersicht mit einem Pfeil und Farbkennzeichnung hinterlegt sind:

	höchste Priorität
	hohe Priorität
	normale Priorität
	niedrige Priorität
	niedrigste Priorität

Beispiel zur Nutzung: Sie möchten zum Beispiel die Pendenzen finden, die vom Nutzer «admin» erstellt wurden und einen Anhang haben. Dann müssen Sie im Feld «Ersteller» der Filterzeile entweder das Wort «admin» schreiben oder diesen Nutzer aus dem Kontextmenü auswählen, und dann auf ähnliche Weise im Feld «Anhang» entweder das Wort «Ja» tippen oder aus dem Kontextmenü per Rechtsklick auswählen.

Filterauswahl

Im Auswahlmenü 9 werden die gewöhnlichen Filter angezeigt. Oben in der Liste stehen allgemeine Nutzerfilter, danach folgen die Filter für die Nutzer mit Administrationsrechten und schliesslich die Filter für patientenbezogene Pendenzen.

Der Filter «Tagespendenzen für diesen Nutzer» ist ein Standardfilter. Er wird beim Öffnen des Panels und zur Anzeige der Zahlen auf den Pendenzenschaltflächen verwendet. Wird ein anderer Filter ausgewählt, aktualisiert sich nur der Tabelleninhalt, die angezeigten Zahlen auf den Pendenzenschaltflächen bleiben unverändert.

Kachelansicht

Aus der eben besprochenen Pendenzenübersicht kann in eine überarbeitete Ansicht gewechselt werden. Diese besteht aus einer Filterzeile 1, in der nach konkreten Pendenzen und Prioritäten gefiltert werden kann, als auch Einstellungen bezüglich der Ansicht von fälligen, nicht sichtbaren und fertigen Pendenzen festgelegt werden können, und einer Tabelle 2, in der die als Kacheln dargestellten Pendenzen nach ihrem Bearbeitungsstatus («Offen», «In Bearbeitung», «Fertig») sortiert angezeigt werden.

Auch in dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, eine neue Pendenz anzulegen 3, eine Pendenz aus einer Vorlage zu erstellen 4, Pendenzen über die Kommandozeile 5 zu finden und anzulegen und Pendenzen wieder zu löschen 6. Das linke Menü bleibt in dieser Ansicht gleich zu dem der Tabellenansicht.

Kommandozeile

Mit einem Klick auf die Kommandozeile erscheint automatisch ein Popover, in welchem Sie bereits vorhandene Pendenzen sehen und die Möglichkeit haben, neue Pendenzen (auch aus Vorlagen) anzulegen. Durch Tippen in der Zeile beschränkt sich die Anzeige automatisch auf die entsprechenden Ergebnisse.

Die Suche von Pendenzen beschränkt sich dabei auf für den Nutzer sichtbare Pendenzen, welche

• nicht abgeschlossen sind,
• nicht gelöscht sind oder
• erst innerhalb der letzten 7 Tage abgeschlossen oder gelöscht worden sind.

Die Pendenzentabelle

Die Tabelle ist das Herzstück der Pendenzenübersicht. In ihr werden die Pendenzen, ihrem Bearbeitungsstatus entsprechend, in 3 Spalten («Offen», «In Bearbeitung», «Fertig») angezeigt. Der Status der Pendenzen kann über Drag-and-drop der Kacheln zwischen den Spalten oder über die folgenden Tastenkombinationen verändert werden:

⌥Opt + →	Pendenz eine Spalte nach rechts verschieben
⌥Opt + ←	Pendenz eine Spalte nach links verschieben
⇧Shift + ⌥Opt + →	Pendenzenstatus auf «fertig» setzen
⇧Shift + ⌥Opt + ←	Pendenzenstatus auf «offen» setzen

Ausserdem lassen sich durch Doppelklick auf eine Pendenz oder Drücken der Entertaste die Details der entsprechenden Pendenz anzeigen.

Die Pendenzenkachel im Detail

Die Pendenzkacheln enthalten Informationen über das Datum der Erstellung 1, der Priorität der Pendenz 3, sowie Titel und (wenn in den Einstellungen aktiviert) Beschrieb der Pendenz 4. Ist der Betrachter selber nicht für die Pendenz verantwortlich, erscheint ein Schlosssymbol 2, um anzuzeigen, dass der Nutzer den Status der Pendenz nicht verändern kann.

Darunter sehen Sie, falls es sich um eine Patientenpendenz handelt, den Namen des entsprechenden Patienten 5, sowie Buttons in Form von Symbolen, welche Sie direkt in das Dossier oder die Patientendetails führen.

Im unteren Reiter sind verschiedene Anzeigefelder zu sehen: die Anzahl der Verantwortlichen 6, die Anzahl der Kommentare 7 und die Anzahl der Anhänge 8. Bei Klick auf das Anzeigefeld für die Verantwortlichen öffnet sich eine weitere Information in Form eines Popovers, um die Namen der Verantwortlichen anzuzeigen.

In einem farbigen Zeitfenster 9 wird je nach Status die Fälligkeit (für Spalten «Offen» und «In Bearbeitung») oder der Zeitpunkt, an dem die Pendenz erledigt wurde (für die Spalte «Fertig»), angezeigt. Ist eine Pendenz überfällig, wird dies auch an dieser Stelle angezeigt, indem das Zeitfenster rot hinterlegt wird und die Zeit, die seit dem eigentlichen Termin zur Fertigstellung vergangen ist, mit einem «–»-Zeichen angeführt wird.

Über den Stift 10 können Sie auch an dieser Stelle die Pendenz bearbeiten, sofern Sie für diese verantwortlich sind.