E-Mail-Versand von Dossiereinträgen

Sie haben über tomedo® die Möglichkeit, Dossiereinträge per E-Mail zu versenden. Dazu ist es zunächst einmal nötig, ein entsprechendes Dossierversandprofil anzulegen, um über dieses die Dossiereinträge auszuwählen.

Dossierversandprofile

Die Verwaltung der einzelnen Profile finden Sie unter Admin → Dossierversandprofile. Dabei ist ein Standard-Profil von tomedo® eingestellt. Dieses können Sie nicht bearbeiten.

Um ein neues Dossierversandprofil anzulegen, klicken Sie auf den „+“-Button 1 unterhalb der linken Liste bestehender Profile. Genauso können Sie über den „–“-Button Profile wieder löschen. Dem neuen Profil sollten Sie daraufhin zunächst einmal einen Namen 2 geben.

Der oberste Bereich bestimmt die Vorlagen 3, die für den Versand relevant sind. Wenn Sie die E-Mails aus einer konkreten Vorlage heraus erstellen wollen, so müssen Sie die zugehörige Vorlage auswählen. Sollten Sie noch keine entsprechende Vorlage erstellt haben, können Sie dies wie hier beschrieben über Admin → E-Mail-Vorlagen tun. Ausserdem können Sie einen Brief aus Ihren Vorlagen anhängen. Bei diesen handelt es sich um Ihre Briefvorlagen aus Admin → Briefvorlagen.

Sie können zudem entscheiden, welche Dossiereinträge 4 für den E-Mail-Versand berücksichtigt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob das Profil für alle Dossiereinträge zur Verfügung steht oder nur solche, die ab dem aktuellen Tagesdatum erstellt werden. Auch der Umgang mit Anhängen der Dossiereinträge und die Übernahme von Dateien mit bestimmten Endungen kann hier konfiguriert werden.

Im dritten Bereich wird der Umgang mit bestimmten tomedo®-Funktionen 5 hinterlegt. So können Sie einzeln für Briefe, Formulare, offene Privatrechnungen und zukünftige Termine entscheiden, ob diese prinzipiell der E-Mail angehängt werden sollen oder nicht.

Zuletzt legen Sie fest, für wen das Dossierversandprofil sichtbar 6 ist. Sie können hier sowohl „alle“ Nutzer über die Checkbox an der rechten Seite auswählen, als auch einzelne Nutzer und/oder Nutzergruppen über die Liste unten bestimmen.

Hinweis: Diese Versandprofile können auch zur E-Mail-Erstellung per Aktionskette genutzt werden.

Versand aus dem Dossier

Um einen Dossiereintrag zu versenden, müssen Sie im Dossier des gewünschten Patienten innerhalb der medizinischen Dokumentation per Rechtsklick das Kontextmenü für den entsprechenden Dossiereintrag öffnen. An dieser Stelle werden Ihnen alle erstellten Dossierversandprofile, die für den Nutzer sichtbar sind, angezeigt.

Wählen Sie das gewünschte Profil aus und klicken Sie auf «neue E-Mail», also zum Beispiel «neue E-Mail (Test-Profil)» für das Profil mit dem Namen «Test-Profil».

Daraufhin öffnet sich automatisch ein Fenster, welchen Ihnen anzeigt, welche nötigen Vorgänge bereits erledigt sind, momentan ausgeführt werden, oder noch anstehen.

Fall aktiviert, erscheint ausserdem ein Popup-Fenster, in welchem Sie entscheiden können, ob die E-Mail verschlüsselt versandt werden soll und wenn ja, welcher Schlüssel genutzt werden soll. Für mehr Informationen zur Verschlüsselung beachten Sie den entsprechenden Abschnitt.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint das Fenster, in welchem Sie die E-Mail weiter konfigurieren oder absenden können.

Versand aus Kartei-Popover

Wenn Sie in der Medizinischen Dokumentation einen Arztbrief anklicken, öffnet sich ein Popover. In diesem können Sie auf den Briefumschlag-Button klicken, um diesen Eintrag als Mail zu versenden.

Das Verhalten von tomedo® ist dabei abhängig davon, ob Sie E-Mail-Vorlagen (Admin → E-Mail-Vorlagen) für den Typ „Brief“ konfiguriert haben. Innerhalb der Vorlagenverwaltung können Sie an dieser Stelle sehen, für welche Funktionen diese Vorlage vorgeschlagen wird, z.B. für Briefe.

Wenn Sie keine Vorlage besitzen, die für Arztbriefe vorgeschlagen werden soll, können Sie beim Klick auf den Briefumschlag-Button im Popover direkt die E-Mail ohne Vorlage versenden.

Sobald Sie mindestens eine Vorlage für Arztbriefe konfiguriert haben, erscheint ein Popover-Menü, sobald Sie auf den Button klicken. Sie können an dieser Stelle auswählen, welche Vorlage Sie für diesen Arztbrief nutzen möchten.

Versandfenster für E-Mails in tomedo®

Sie können an dieser Stelle noch den Absender 1 verändern oder eine (andere) Signatur 2 auswählen. Ausserdem werden hier die Empfänger 3 der E-Mail bestimmt. Sie können diese über die Buttons („Patient“, „Hausarzt“, „Folgearzt“, „Facharzt“) auswählen, insofern die E-Mail-Adressen in den Patientendetails hinterlegt sind, einen konkreten Arzt oder eine sonstige Adresse über die Suchfelder finden, oder die E-Mail-Adresse manuell im Feld darunter eintippen.

Die angehängten Dateien 4 der E-Mail werden auf der linken Seite angezeigt. Über den Büroklammer-Button können Sie zudem weitere Anhänge hinzufügen.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage definiert haben, sind die entsprechenden Vorgaben für den Betreff 5, die sogenannten Header der E-Mail 6 und das Freitextfeld 7 bereits eingetragen. Sie können diese allerdings an dieser Stelle noch verändern. Sie können den Text der E-Mail auch über die Buttons „HTML Block“ und „A“ unten rechts entsprechend bearbeiten.

Die oben erwähnten Header sind zusätzliche Angaben zu Ihren E-Mails. Im Einzelnen sind:

• Bcc („Blind Carbon Copy“): Hier können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben von zusätzlichen Empfängern angeben.
• Comments: Hier können Sie zusätzliche Kommentare als Freitext angeben.
• Expires: Hier können Sie Datum und Uhrzeit eines Verfallstermins angeben, ab dem diese E-Mail dem Empfänger nicht mehr angezeigt werden soll.
• Importance: Hier können Sie die Wichtigkeit der E-Mail angeben.
• Keywords: Hier können Sie Schlüsselwörter angeben, die das Thema der E-Mail beschreiben.
• Priority: Hier können sie das Prioritätsniveau der E-Mail angeben.
• Reply-to: Hier können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die die Antwort des Empfängers gesendet werden soll.
• Sensitivity: Hier können Sie darauf hinweisen, wie sensibel die Informationen in dieser E-Mail behandelt werden sollen (z.B. „streng vertraulich“).

Im Alltag Ihrer Praxis sind dabei wahrscheinlich die Header «Bcc» und «Reply-to» am wichtigsten. Des Weiteren können Sie selbst unter dem Punkt „benutzerdefiniert“ eigene E-Mail-Header definieren und für diese Angaben festlegen.

Sobald Sie die Konfigurationen der E-Mail beendet haben, können Sie diese über den entsprechenden Button versenden.

Tipp: Der Dateiname für per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar.

Tipps:

• Der Dateiname für per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar.
• Des Weiteren können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → E-Mail den Standard-Dossiereintragstyp für eingehende bzw. ausgehende E-Mails einstellen (dabei können Sie zwischen BMP, DOK und RÖN wählen).