Recall-Briefe/-E-Mails/-SMS an Patienten

Mit bestimmter Untersuchung vor N-Monaten oder einer Wiedervorstellungsmarkierung

Über die tomedo®-Statistik können Sie Serienbriefe, Serien-E-Mails und Serien-SMS an alle oder alle ausgewählten Personen einer Statistik-Ergebnisliste versenden. Hier ist dies am Beispiel der mit tomedo® ausgelieferten Statistik „Recall-Liste“ dargestellt.

Tipp: Um Recalls für die Früherkennungs- und Vorerkennungsuntersuchungen zu erstellen, können Sie die Statistik „Recall-Liste-Früherkennung“ verwenden.

Variante A – Suche nach bestimmten im Dossier dokumentierten Untersuchungen vor N-Monaten

Als Beispiel betrachten wir einen Recall für die Hautkrebsvorsorge bei Privatpatienten, und gehen davon aus, dass Sie die Vorsorge immer mit einem Dossiereintrag dokumentieren, der das Wort „Hautkrebsvorsorge“ enthält. Öffnen Sie dazu mit ⌘ Cmd + ⌥ Opt + S (oder Menüpunkt Verwaltung → Statistiken) die Statistik und wählen unter «Allg. Abfragen» die Statistik «Recall-Liste».

Wir lassen uns hier anzeigen, bei welchen Patienten die letzte Hautkrebsvorsorge zwischen 15.10.2018 und 15.10.2019 war. Die Ausblendung von verstorbenen Patienten ist dabei voreingestellt, kann aber auf Wunsch angepasst werden.

Tipp: Diese Vorfilterung können Sie übrigens unter dem Trichter-Symbol rechts neben «eigene Vorauswahl» abspeichern (die Datums-Werte werden dann bei der nächsten Benutzung automatisch hochgezählt). In der Auswahl wählen Sie dazu «Filter speichern unter…». Geben Sie nun den Namen des Filters ein und bestätigen Sie mit «OK».

Im Statistikfenster drücken Sie abschliessend die Schaltfläche «Ausführen». Ein Serienbrief kann dann erstellt werden über die Schaltfläche Aktionen → Aus Listeneinträgen ein Serienbrief-PDF generieren basierend auf DOCXVorlage (analog gibt es hier die Aktionen „E-Mail an alle Patienten der Liste verschicken“ und „SMS an alle Patienten der Liste verschicken“). Anschliessend erscheint eine Auswahlliste, in der Sie die Briefvorlage auswählen müssen, die Sie für den Recall-Serienbrief benutzen möchten (tomedo® merkt sich diese Auswahl für das nächste Mal und selektiert diese dann automatisch). Dies generiert die einzelnen Briefe (in Word oder Libre Office) und ein PDF-Dokument, in dem die Briefe hintereinander hängen und gedruckt werden können. Je nach Grösse der generierten Patientenliste kann dieser Vorgang eine Weile dauern.

Hinweis: Um eine Recallbriefvorlage zu hinterlegen, gehen Sie zum Menüpunkt Admin → Briefvorlagen. An dieser Stelle können Sie eine neue Briefvorlage durch Drücken der «+»-Schaltfläche einspeisen oder die Vorlage „Recall-Kontaktlinsenkontrolle“ wunschgemäss verändern. Diese Briefvorlage können Sie unter Admin → Statistikverwaltung unter der Gruppe Allg. Abfragen für die Recall-Liste unter dem Punkt «Briefvorlage» im unteren Bereich des Fensters hinterlegen.

Variante B – Sie bestimmen während des Patientenbesuchs explizit, ob und wann ein Recall stattfinden soll

Als Ersten muss ein Dossiereintragstyp für Recalls definiert werden. In den neuen Versionen von tomedo® ist dieser bereits enthalten; folgendermassen können Sie ihn selbst erstellen oder modifizieren:

• Gehen Sie über das Menü zu Admin → Dossiereintragstypen.
• Klicken Sie auf das «+»-Symbol 1, um einen neuen Dossiereintragstyp zu erstellen.
• Schliessend geben Sie das Kürzel, den Namen, den Standardmedientyp (in diesem Fall «Custom») und bei Bedarf die gewünschte Farbe 2 an.
• Danach klicken Sie auf «zur CustomDossiereintragsverwaltung…» 3, woraufhin sich ein neues Fenster öffnet.

• Danach klicken Sie auf das «+»-Symbol, um neue Felder in den Dossiereintragstyp zu erstellen. Unbedingt notwendig ist der Anzeigenname, der Variablenname und ein Datumsfeld, welches als Art «Dossierdatum verschieben» hat. Dies bewirkt, dass Sie im Dossiereintrag folgende Auswahl haben: +1Woche, +2Wochen, +1Monat, +2 Monate, +1 Quartal, +2 Quartale, +1 Jahr, +2 Jahre, +3 Jahre, +5 Jahre.
• Nach Anpassung der Breite und ggf. Konfiguration klicken Sie bitte auf «OK».

Während der medizinischen Dokumentation im Dossier für Patienten, für die später ein Recall erwünscht ist, geben Sie in der Kommandozeile das Kürzel für den Recall ein oder wählen Sie das Kürzel durch Drücken der „+“-Schaltfläche in der medizinischen Dokumentation aus. Der Recall-Dossiereintrag öffnet sich und Sie können das gewünschte Intervall (z.B. +1 Quartal) des Recalls datieren. Füllen Sie die restlichen Felder ggf. aus und drücken Sie dann „OK“.

Um Recalls durchzuführen, öffnen Sie wie in Variante A mit ⌘ Cmd + ⌥ Opt + S die Statistik und wählen unter «Allg. Abfragen» die Statistik «Dossiereintrag». In der Vorfilterung muss bei «Dossiereintragstyp (Kürzel)» 1 das Kürzel Ihres Dossiereintragstypen für Recall eingetragen werden. Dann kann das Intervall 2 bestimmt werden, indem ein Haken in Anfang und Ende Intervall hinzugefügt und das gewünschte Intervall eingetragen wird. Zum Speichern dieses Filters nutzen Sie das Trichtersymbol 3 und geben der Auswahl einen Namen.