Kontaktinformationen

Zusammenfassung

Profil

Dieser Bereich gibt eine Übersicht der Patientenstammdaten. Dabei handelt es sich um Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beruf und Kontaktdaten des Patienten. Neben dem Namen des Patienten wird zudem die Patientennummer angezeigt. Es handelt sich dabei um eine systeminterne lebenslange Identifikationsnummer.

Wird eine Versichertenkarte gelesen, werden die meisten Angaben bereits vorausgefüllt. Ansonsten können Sie die Daten auch manuell eingeben, indem Sie im Bereich «Profil» an eine beliebige Stell oder das Stift-Symbol oben rechts klicken. Es öffnet sich automatisch ein Eingabefenster.

Die angegebene Kilometerangabe hinter dem eingetragenen Ort entspricht dabei der Distanz zwischen Praxis und Wohnsitz des Patienten, da dies bei der Abrechnung von Hausbesuchen eine Rolle spielt. Die Adresse der Praxis ist hierbei die Adresse der Betriebsstätte für diesen Rechner (siehe Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten). Die angegebene Distanz kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges entweder als Luftlinie oder als auf Strassen zurückgelegte Distanz eingestellt werden.

Die Patienteninformationen enthalten patientenspezifische Informationen, welche bei einem folgenden Besuch an dieser Stelle angezeigt werden (im Gegensatz zu Besuchsinformationen, welche besuchsspezifisch sind).

Tipp: Bei Klick auf die jeweilige Textangabe des Patienten öffnet sich die Eingabemaske so, dass das entsprechende Eingabefeld direkt ausgewählt ist.

Sobald Sie für einen Patienten eine Mobilnummer eintragen, prüft tomedo® automatisch, ob es sich um eine gültige (Schweizer) Mobilnummer handelt. Dabei wird zum einen geprüft, ob die Vorwahl deren der Schweiz entspricht, als auch, dass nur Zahlen, Leerzeichen und erlaubte Sonderzeichen («–», «/», «.») genutzt werden.

Auch die Eingabe von E-Mail-Adressen wird geprüft. Sollte die Adresse ein ungültiges Format haben, werden Sie von tomedo® automatisch darauf hingewiesen. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen angeben möchten, können Sie dies tun, indem Sie diese mit Komma (,) trennen. Möchten Sie den verschiedenen Adressen Namen oder Bezeichnungen geben, können Sie zuerst den entsprechenden Text tippen und dann die E-Mail-Adresse in «<>» Klammern setzen.

Um den Beruf zu verändern und eventuell weiter Informationen zum Arbeitsverhältnis (Arbeitgeber, Stundenzahl, Art der Tätigkeit, etc.) zu hinterlegen, klicken Sie einfach auf «Beruf» (falls noch keiner eingetragen sein sollte) bzw. auf die Berufsbezeichnung oder das Fabrik-Symbol daneben. Auch hier öffnet sich eine entsprechende Eingabemaske.

Ausserdem kann unterhalb des Informationsfelds hinterlegt werden, wie der Patient kontaktiert werden möchte (Telefon, Fax, SMS, E-Mail, arzt-direkt) und welche Informationen (Newsletter, Termindetails, med. Dokumentation, Rechnungen) er zum Versand freigibt, um diese über die entsprechenden ausgewählten Kanäle zu empfangen. Durch einen Klick auf die drei Punkte an der rechten Seite können Sie auch alle Optionen noch einmal ausgeschrieben statt nur als Symbol ansehen und auswählen.

Ausserdem befindet sich hier eine Checkbox, ob ein Patient ein Einverständnis für Tiers Payant hinterlegt hat. Wenn Sie die Einstellung für die Checkbox über die tomedo® Einstellungen (Praxis → Abrechnung → Patienteneinverständnis für TP nötig) aktivieren, werden neue Patienten oder Patienten ohne Einwilligung auf «kein Einverständnis» gesetzt. Wenn in den tomedo® Einstellungen «Patienteneinverständnis für TP nötig» deaktiviert ist, haben alle Patienten ein Einverständnis für Tiers Payant, ausser sie haben es abgelehnt. Die Deaktivierung ist bei vielen Patienten mit Einverständnis zu TP sinnvoll – dadurch muss bei nur wenigen Patienten die Checkbox über das Einverständnis deaktiviert werden, die TP wirklich ablehnen.

Rufname des Patienten

Ab tomedo® v1.139 können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Patientendetails die Verwendung von Rufnamen aktivieren. Den Rufnamen können Sie dann direkt in den Patientendetails im Popover für die Stammdaten durch Drücken auf die Sprechblase neben dem Vorlagen hinterlegen.

Wenn der ausgewählte Rufname mit einem der offiziellen Vornamen übereinstimmt, wird dieser unterstrichen dargestellt. Ein abweichender Rufname wird unterstrichen und in Anführungszeichen vor dem oder den anderen Vornamen dargestellt. Der Rufname wird im Dossier (mit Ausnahme des Fenstertitels) überall dort angezeigt, wo auch der Vollname des Patienten angezeigt wird. In der Tagesliste und der darunter befindlichen Auswahlhistorie befindet sich zusätzlich eine Spalte «Rufname», die bei Bedarf genutzt werden kann.

Hausarzt

Bei den Ziffern unter dem Hausarzt-Feld können der Hausarzt und Kontakte von verschiedenen Fachärzten hinterlegt werden. Um sich diese Details anzeigen zu lassen, können Sie auf den Namen oder den Pfeil links neben dem Namen klicken. Über einen Klick auf Telefonhörer oder Briefumschlag können Sie direkt Kontakt zu den Ärzten herstellen, wenn entsprechende Kontaktdaten hinterlegt sind.

Beziehungen

Der Punkt «Beziehungen» ermöglicht es Ihnen, Verwandtschaftsbeziehungen zu anderen Patienten zu hinterlegen. Über die Patientensuche wählen Sie den Patienten aus, der verknüpft werden soll und anschliessend im Auswahlmenü den entsprechenden Verwandtschaftsgrad. In den Patientendetails des verknüpften Patienten wird automatisch die inverse Beziehung hinzugefügt.

Alternativ können Sie auch über den Button «Neue Person» einen neuen Patienten anlegen. An dieser Stelle können Sie ausserdem ein Duplikat des momentan ausgewählten Patienten erstellen. Da in diesem Fall einige Daten direkt übernommen werden, eignet sich diese Funktion besonders für Familienmitglieder, die im selben Haushalt leben, und so unkompliziert und schnell als neue Patienten mit derselben Adresse angelegt werden können.

Wenn Sie die Eingabe bestätigen, wird ein neuer Patient als Duplikat erstellt. Dabei öffnen sich direkt die neuen Patientendetails inklusive der Eingabemaske der Profildaten. Nachname, Adresse, Kontakte (E-Mail-Adressen und Telefonnummern) werden dabei genauso übernommen wie eingetragene Hausärzte. Lediglich der Vorname und das Geburtsdatum des neuen Patienten müssen ergänzt werden. Sobald zumindest der Vorname eingetragen wurde, verschwindet auch das «Duplikate!» Hinweissymbol auf dem Patientenbild.

Hinweis: Wenn Sie anstelle eines Patienten eine Firma angelegt haben (über die Menüleiste Patient → Neue Firma), ändert sich die Überschrift in „Firma“ und Sie können hier Arbeitnehmer hinterlegen.

Versicherung

Im unteren abgetrennten Bereich der Zusammenfassung wird eine Versicherungsmaske angezeigt. tomedo® zeigt hier die Basis- und, wenn vorhanden, darunter die Zusatzversicherung. Alle anderen Versicherungstypen, die für den Patienten relevant sein könnten, sind durch die Seitenleiste links ansteuerbar.

Rechnungsanschrift

Der Menüpunkt «Rechnungsanschrift» ist nur dann auszufüllen, wenn diese Anschrift von der Adresse des Patienten abweicht. Für Postverkehr oder die korrekte Bedruckung einzelner Formulare muss dieser Punkt ggf. gefüllt werden.

Hinweis: Zuerst wird die Adresse des Hauptversicherten übernommen, sofern vorhanden, sonst die Rechnungsadresse. Sollten beide Felder leer sein, übernimmt tomedo® die Adresse aus den Kontaktdaten in die Rechnungen.

Hauptversicherter

Ein Hauptversicherter muss nur eingetragen werden, wenn der Patient über eine andere Person versichert ist. Dies ist zum Beispiel bei Kindern relevant.

Patientenguthaben

Die Funktion «Patientenguthaben» lässt sich in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung → Patientenguthaben ermöglichen aktivieren. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit, in den Patientendetails eines Patienten über den Reiter an der linken Seite «Guthaben» 1 auszuwählen. Das folgende Untermenü öffnet sich.

An dieser Stelle wird zuerst einmal das aktuell verfügbare Guthaben 2 des Patienten angezeigt. Dieses kann für die Begleichung von Rechnungen genutzt werden. Die Tabelle darunter («Einzahlung» 3) zeigt den Verlauf der eingezahlten Beträge unter Berücksichtigung von Datum, Belegnummer, Betrag in CHF und Beschrieb an. Die untere Tabelle «Verwendung» 5 stellt dar, wofür Patientenguthaben verwendet wurde. Hier können Sie das Datum, die Rechnungsnummer und den Betrag jeder Verwendung nachvollziehen. Ausserdem können sie bereits eingezahltes Guthaben auch wieder über den entsprechenden Button 6 auszahlen lassen, beispielsweise falls der Patient das Guthaben zurückbekommen möchte. Das Fenster ist analog zum Einzahlen-Fenster.

Wenn weiteres Guthaben aufgeladen werden soll, kann dies über den Button «Einzahlen» 4 geschehen. In diesem Fall öffnet sich das folgende Popover-Fenster:

In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Betrag 1 der Einzahlung des Patienten anzugeben, sowie einen Freitext 2 hinzuzufügen. Über das Auswahlmenü «Kassenbuch» 3 lässt sich zudem auswählen, in welchem Kassenbuch die Einzahlung hinterlegt werden soll. Der Button am unteren linken Rand des Fensters 4 ist ein Shortcut, der die Kassenbuch-Verwaltung in einem neuen Fenster aufruft. Die Einzahlungen können Sie über den «OK»-Button speichern oder mit «Abbrechen» verwerfen.

Das vorhandene Guthaben eines Patienten kann direkt beim Ausstellen einer Rechnung verwendet werden.

Unter dem Punkt «Guthaben» in den Rechnungsdetails wird direkt angezeigt, wie viel aufgeladenes Guthaben dem Patienten momentan zur Verfügung steht, um die Rechnung zu begleichen. Über den Button «Verwenden» wird so viel des Guthabens übernommen, wie für das Begleichen der Rechnung nötig ist. Das weitere Guthaben bleibt bestehen. Sollte das Guthaben nicht ausreichen, wird nur das vorhandene Guthaben verwendet und der restliche, noch offene Rechnungsbetrag unter «Verbleibend» angezeigt. In diesem Fall muss neues Guthaben vom Patienten eingezahlt werden.

Wenn das Guthaben verwendet wurde, erscheint der «Verwenden»-Button in grau. Ausserdem können Sie in der Rechnung unten sehen, dass die entsprechende Zahlung geleistet wurde und kein verbleibender Betrag mehr besteht. In den Bemerkungen des Zahlungseingangs wird zudem vermerkt, dass die Rechnung aus dem Guthaben beglichen wurde. Reicht das Guthaben aus, um die komplette Rechnung zu bezahlen, wird ausserdem automatisch in den Checkboxen «Gedruckt» und «Bezahlt» ein Häkchen gesetzt.