Briefe erstellen mit dem Brief-Dialog

Ob Briefe an Patienten oder externe Formulare – mit dem Dialog zum Briefe-Erstellen geht das Briefe-Schreiben schnell von der Hand.

Im Überblick

Um einen patientenbezogenen Brief zu schreiben, klicken Sie am besten auf das Brief-Icon im Patientendossier. Wählen Sie eine Briefvorlage und danach die Empfänger des Briefes aus. tomedo® befüllt die Vorlage automatisch und zeigt diese als Vorschau an. Nach dem Klick auf OK öffnet sich Ihre Textverarbeitung (z. B. Word oder Libre Office). Falls keine Nachbearbeitung notwendig ist, können Sie stattdessen auch auf „Nur Speichern“ klicken, um direkt zum Dossiereintrag des Briefes zu springen. Die Abbildung unten zeigt das Fenster direkt nach dem Öffnen.

Erstellen eines Briefes

Das Fenster gliedert sich in diverse Bereiche mit verschiedenen Funktionen:

1. Auswahl der Vorlage
2. Auswahl des Empfängers / der Empfänger, z.B. der Patient selber, der Hausarzt, ein Folge- oder Facharzt, Überweiser oder die Kasse
3. Anpassung der Anrede und Adressfeld, Fax und E-Mail des Empfängers
4. Textfeld für weitere Informationen
5. Vorschau des Briefes
6. Angabe des Arztes, der den Brief verfassen wird, sowie die folgenden Optionen:
   • Vorlage abbrechen
   • Fax auslösen
   • Vorlage speichern
   • Vorlage drucken
   • Brief editieren

Achtung: Falls Sie schon jetzt drucken, erkennt tomedo® nicht, dass gedruckt wurde, und die Druckampel (siehe Abschnitt Brief-Popover im Dossier) bleibt auf rot. tomedo® fragt Sie beim Schliessen des Dossier-Popovers dann, ob Sie den Brief schon gedruckt haben.

Hinweise:

• Speichern Sie im obigen Fenster die Briefvorlage oder editiert diese, dann löst dies aus, dass sich das im Unterkapitel Brief-Popover im Dossier beschriebene Popover öffnet. Das Auftreten dieses Popovers können Nutzer mit Administratorrechten durch Entfernen des Hakens in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail bei der Checkbox ,,Nach Anlegen eines Briefes Popover im Dossier öffnen” verhindern.
• Sie können automatisch die Empfänger eines Briefes hinzufügen lassen. Setzen Sie dafür zunächst die Checkbox „Automatisch Empfänger hinzufügen“. Nun wählen Sie für einen Beispielpatienten die gewünschten Empfänger, z.B. Patient und Hausarzt. Wenn Sie nun aus dem Dossier eines beliebigen Patienten einen neuen Brief erstellen, werden automatisch die zuvor gewählten Empfänger ergänzt (sofern diese existieren). Diese Angabe ist arbeitsplatzspezifisch und kann auch explizit in den Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail über die Checkbox „Automatisch die letzte Empfängerliste bei einem neuen Brief verwenden“ aktiviert werden.

Anhänge hinzufügen

Ab tomedo® Version v1.150 können Sie bei der Brieferstellung auf Anhänge des aktuell gewählten Dossiers zugreifen. Wenn Sie auf den Button Anhang klicken, öffnet sich ein Popover mit allen verfügbaren Dateien die dem Brief angehängt werden können. Sie können die Ansicht filtern nach dem Alter der angezeigten Anhänge 1 und dem Dossiereintragstyp 2.

Das Einfügen der so ausgewählten Dateien in den Brief können Sie auf zwei Weisen konfigurieren:

1. Die so ausgewählte(n) Datei(en) wird/werden dann im Brief überall dort eingefügt, wo in der genutzten Briefvorlage das Briefkommando $[anhang]$ steht (ein typischer Anwendungsfall wäre daher, das Briefkommando $[anhang]$ am Ende der Briefvorlage zu nutzen).
2. Des Weiteren werden die so ausgewählte(n) Datei(en) auch nach dem letzten x-Kommando eingefügt, sofern in den Einstellungen unter dem Punkt Praxis, Unterpunkt Brief/Fax/Tel die Checkbox ,,Intelligentes Anpassen von Vorlagen“ angehakt wurde und die Vorlage keinen Anhang-Platzhalter enthält.

Briefvorlagen in Kategorien einteilen

Ab tomedo® Version 1.127 steht für die Auswahl der Vorlagen eine alternative Ansicht zur Verfügung. Klicken Sie dafür auf die Checkbox «neue Ansicht» 1. Es öffnet sich eine Ansicht in der alle Brief- und Formularvorlagen nach Kategorien angeordnet sind 2. Alle Vorlagen die bislang nicht zugeordnet wurden, erscheinen in der Kategorie «OHNE KATEGORIE».

Um eigene Kategorie anzulegen benötigen Sie Administratorrechte. Wechseln Sie in das Menü Admin → Briefvorlagen. Im unteren Bereich des Fensters können Sie eigene Kategorien durch Klick auf das Symbol  anlegen. Anschliessend können Sie jede Brief- und Formularvorlage zu einer Kategorie zuordnen.

Erstellen eines Briefes mit mehreren Empfängern (Serienbrief)

Die Bereiche 1 bis 5 entsprechen den dargestellten Nummern aus «Erstellen eines Briefes».

Wenn Sie den Serienbrief bearbeiten, öffnet sich Ihre Textverarbeitung mit einem speziellen Dokument (Serienbrief-Modus). Hier sind Textbereiche, welche später von tomedo® automatisch ersetzt werden, farblich hervorgehoben. Dazu gehören beispielsweise die Adresse des Empfängers und die Anrede.

Achtung: Es ist nicht möglich, den Serienbrief sofort in Ihrer Textverarbeitung zu drucken!

Wenn Sie einen Einzelbrief sofort aus Ihrer Textverarbeitung drucken, so ändert sich der Druckstatus nicht automatisch. tomedo® fragt dann beim Schliessen des Dossier-Popovers direkt nach, ob der Brief schon gedruckt wurde, und setzt die Druckampel entsprechend.

Hinweis: Diese Funktion muss in den tomedo® Einstellungen über Arbeitsplatz → Briefschreibung unter dem Punkt «Warnung bei Verlassen bei Briefes, falls noch nicht gedruckt» eventuell erst noch freigeschaltet werden.