FAQ

Mahnungen erneut ausdrucken

Wie kann ich Mahnungen erneut ausdrucken, ohne die Mahnstufe zu erhöhen?

In der Rechnungsverwaltung ist dies nicht möglich. Öffnen Sie dazu die Rechnung im Dossier (z.B. durch Auswahl der Rechnung/Mahnung in der Abrechnung, dann Enter drücken) und zeigen Sie die Details an. Dort können Sie im Reiter «Drucken» die bereits bestehenden Dokumente erneut ausdrucken.

Patientenmarker für unbezahlte Rechnungen

Wie kann ich auf den ersten Blick sehen, ob ein Patient unbezahlte Rechnungen hat?

Wenn Sie den Patientenmarker «unbez. Rechnung» aktivieren, wird in den Dossiers von Patienten mit überfälligen Rechnungen ein Markersymbol angezeigt. Standardmässig ist die Karenzzeit dafür auf 28 Tage eingestellt. Sie können diese jedoch auch bei Bedarf selbst anpassen.

Mahnstopp

Wenn Sie für ausgewählte Rechnungen einen Mahnstopp anlegen wollen, können Sie dies über die Notiz der Rechnung tun.

Diese Notiz können Sie frei in das vorgesehene Feld eintippen. Wenn Sie sich Notizvorlagen anlegen möchten, die Sie immer wieder verwenden wollen, gelangen Sie über die drei Punkte in die Verwaltung. Dort können Notizen dauerhaft angelegt werden und später in der Rechnung selber über das Auswahlmenü direkt angeklickt werden.

In diesem Fall wurde ein Mahnstopp mit ausdrücklichem Datum als Notiz eingefügt.

Wenn Sie nun in die Abrechnung (Verwaltung → Rechnungsverwaltung → Abrechnung) gehen und die Mahnungen nach Bedarf laden, können Sie sich Filter anlegen, sodass zum Beispiel nur Mahnungen mit Mahnstopp angezeigt werden. Dazu geben in der Spalte «Notiz» das Wort «Mahnstopp» 1 ein, um nur nach Rechnungen zu filtern, die dieses Wort in ihrer Notiz haben. Dies können Sie daraufhin speichern, indem Sie auf das Filter-Symbol 2 klicken und «Filter speichern» auswählen. Dem Filter muss nur noch ein Name gegeben werden. Er erscheint automatisch in der Auswahl oberhalb der Tabelle.

Auf die gleiche Art und Weise können Sie sich auch einen Filter anlegen, der nur die Mahnungen ohne Mahnstopp anzeigt. Dazu geben Sie in der Spalte «-Mahnstopp» ein und speichern diesen Filter ebenfalls.

Über diesen angewendeten Filter können Sie dann alle Mahnungen, die nicht von einem Mahnstopp betroffen sind, über die entsprechenden Buttons ausdrucken, per E-Mail verschicken oder exportieren.

Unerledigte eDokumente verhindern XML-Export von Mahnungen

Wie bereits im Kapitel des Mahnwesens erwähnt, sollten optimalerweise alle Rückweisungen bereits vor dem Mahnlauf abgehandelt sein. Dies kann natürlich nicht immer garantiert werden. Zum Beispiel wird eine Mahnung übersehen, welche unbezahlt ist, weil sie zurückgewiesen wurde. In diesem Fall wird tomedo® den XML-Export der Mahnung ablehnen. Es erscheint daraufhin ein Hinweis, dass die Abrechnungsdatei für die Mahnung nicht erstellt werden konnte. Eine genaue Beschreibung finden Sie im Bereich «Versand/Empfang».

Dort suchen Sie nach der entsprechenden Rechnungsnummer. In der Begründung wird dann z.B. verdeutlicht, dass die Mahnung nicht versandt werden kann, weil nicht erledigte Dokumente vorliegen.

Bitte beachten Sie, dass dabei die Mahnung zunächst von Mahnstufe 0 auf 1 erhöht wurde, die Mahnung jedoch nicht abgerechnet wurde. Dies erkennen Sie daran, dass in der Spalte «abgerechnet» kein Häkchen zu sehen ist und in der Spalte «1. Mahnung» kein Datum eingetragen ist.

In diesem Fall müssen Sie die Mahnstufe manuell zurücksetzen.