Mahnläufe

Mahnläufe werden im Bereich “Mahnungen” durchgeführt.

Dieser Bereich ist gekennzeichnet durch zwei wesentliche Unterschiede zum Bereich Rechnungen: die Auswahl der zu ladenden Rechnungen («Überfällige», «Erstellte», «Unbezahlte», «Bezahlte», «Versandte», «Stornierte» und «Im Inkasso») sowie das Verhalten der Buttons «Drucken», «E-Mail» und «XML-Export». Bei Klick auf diese Buttons wird die Mahnstufe automatisch um eins erhöht.

Hinweis: Die Erhöhung oder Reduzierung von Mahnstufen bei bereits stornierte Rechnungen oder Mahnungen ist nicht möglich.

Ansonsten ist der Menüpunkt «Mahnungen» 1 genauso aufgebaut wie der Punkt «Rechnungen» und unterteilt sich in eine Hauptliste 2 sowie bis zu fünf Arbeitslisten 3.

Im Bereich Mahnungen können, ähnlich dem Rechnungsbereich, auch Voreinstellungen 4 getroffen werden. Diese Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und gelten für jede Auswahl einer Kategorie. Genauso können die Voreinstellungen für den Kopiendruck 5 im Bereich «Mahnungen» getätigt werden.

tomedo® arbeitet mit Ziffern für die jeweiligen Mahnstufen. Dabei bedeuten die zugeordneten Zahlen:

• 0 = Rechnung
• 1 = 1. Mahnung (“Zahlungserinnerung”)
• 2 = 2. Mahnung (“Mahnung”)
• 3 = 3. Mahnung (“Letzte Mahnung”)

Achtung: Diese Bezeichnungsart ist in tomedo® inkonsistent – in den Rechnungsdetails heisst es Zahlungserinnerung usw., in der Rechnungsverwaltung heisst es 1.-3. Mahnung!

Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken

Wir empfehlen, vor einem Mahnlauf sicherzustellen, dass für die überfälligen Rechnungen keine Rechnungsantworten vorliegen und dass die verbuchten Zahlungseingänge auf dem aktuellen Stand sind.

tomedo® bestimmt anhand des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, ob diese in den aktuellen Mahnlauf eingehen soll. Das Fälligkeitsdatum wird beim Abrechnen einer Rechnung automatisch gesetzt.

Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten sind, werden als «überfällig» bezeichnet. Wenn also die Kategorie «Überfällige» ausgewählt ist, lädt tomedo® alle «überfälligen Rechnungen». Es ist dabei möglich, die Mahnungen aller Mahnstufen gleichzeitig zu verschicken. Dafür müssen die Vorfilter «0», «1» und «2» gleichzeitig angewählt werden.

Durch Drücken des «Laden»-Buttons wird die Hauptliste mit den gesuchten Rechnungen gefüllt.

Die Rechnungen in der Hauptliste können nun genauso in Arbeitslisten verschoben werden wie im Rechnungsbereich. Zum Abrechnen werden die gewünschten Rechnungen markiert und entweder zum Drucken, für den E-Mail-Versand oder den XML-Export gewählt. In allen drei Fällen erzeugt tomedo® für jede der Rechnungen automatisch eine Mahnung, indem es vor dem Versenden die Mahnstufe erhöht (zum Beispiel von 0 auf 1). Die so erzeugten Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen werden nun ausgedruckt oder versandt.

Hinweis: Die Erhöhung oder Reduzierung von Mahnstufen bei bereits stornierte Rechnungen oder Mahnungen ist nicht möglich.

Eine Fehlerprüfung (wie im Bereich Rechnungen) erfolgt hier nicht nochmal.

Inkasso

Eine Besonderheit bilden die Rechnungen mit Mahnstufe 3: Dies ist die letzte Mahnstufe und eine weitere Erhöhung der Mahnstufe ist nicht vorgesehen. Deshalb ist es zwar möglich, Rechnungen mit Mahnstufe 3 durch Setzen des Vorfilters «3» zu laden, jedoch wird beim Abrechnen die Mahnstufe nicht weiter erhöht.

Ab der tomedo®-Version v1.104 gibt es eine weitere, 4. Mahnstufe: das Inkasso. Diese Stufe können Rechnungen erhalten, bei denen die Mahnungen nicht erfolgreich waren und die nun abgeschrieben werden müssen.

Eine Letzte Mahnung kann ausschliesslich in den Rechnungsdetails auf die Stufe Inkasso gehoben werden, nicht in der Abrechnungsverwaltung. Mit dem Inkasso ist ausserdem eine Briefvorlage verknüpft (siehe Kapitel Rechnungstypen), die die Patientendaten und die Rechnungsdaten enthalten kann. Da eine Inkasso-Rechnung nicht wie andere Rechnungen abgerechnet, sondern lediglich ans Inkassobüro übergeben wird, können Sie für diese Mahnstufe keinen Einzahlungsschein bzw. QR-Rechnung hinterlegen.

Besondere Spalten

Im Mahnungsbereich ist das ursprüngliche Rechnungsdatum weiterhin in der Spalte “Re.-Datum” ersichtlich. Des Weiteren gibt es Spalten, in denen die Daten, zu denen die Mahnstufen abgerechnet wurden, angezeigt werden: Datum 1. Mahnung, Datum 2. Mahnung, Datum 3. Mahnung.

Die Spalte “Abgerechnet” bezieht sich hier nun auf die aktuelle Mahnstufe der Rechnung. Ist die aktuelle Mahnstufe bereits abgerechnet, so wird in der Abgerechnet-Spalte ein grünes Häkchen angezeigt.

Ist die aktuelle Mahnstufe allerdings noch nicht abgerechnet, z.B. weil die Mahnstufe per Hand um eins erhöht wurde, ohne die Mahnung zu drucken, so steht “Abgerechnet” auf nein und es ist nur der graue Kreis sichtbar.

Manuelles Setzen von Mahnstufen

Da tomedo® die Erhöhung der Mahnstufe vor dem Versenden automatisch vornimmt, ist ein Setzen oder Verringern der Mahnstufe einer Rechnung in der Regel unnötig. Per Kontextmenü sind trotzdem folgende Aktionen möglich:

• Mahnstufe um 1 erhöhen
• Mahnstufe um 1 verringern
• Mahnstufe auf 0 setzen

Wurde die aktuelle Mahnstufe der Rechnung bisher noch nicht abgerechnet, so wird vor dem Versenden die Mahnstufe auch nicht noch einmal um eins erhöht. Das heisst, die aktuell offene Mahnstufe wird nun abgerechnet.

Beispiel: Die aktuelle Mahnstufe einer Rechnung ist 1, aber abgerechnet ist «nein» und das “Datum 1. Mahnung” ist leer. In diesem Fall wird die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) verschickt. Die Mahnstufe bleibt auf 1.