Warenverwaltung

Hinweis: Die Artikeldetails, Buchungen und verknüpften Leistungen finden Sie nun auch in neuer Ansicht unter Admin → Warenwirtschaft (neu).

Anlegen einer Ware

Zur Warenverwaltung gelangen Sie über Admin → Warenverwaltung. Das Fenster besteht dabei, je nach Einstellungen, aus zwei bis vier verschiedenen Bereichen, die im Folgenden näher erklärt werden. Auf der linken Seite sehen Sie die Tabelle 1 aller Waren innerhalb Ihrer Warenverwaltung. Darunter befinden sich zwei optionale Bereiche, die Sie bei Bedarf über die drei Punkte unten rechts 5 ein- und ausblenden können. Es handelt sich dabei um den Barcode Scanner 2 und die Patientenauswahl 3. Die rechte Seite des Fensters gibt Ihnen eine Detailansicht 4 der momentan ausgewählten Ware. Ausserdem können Sie hier zu der Buchungsansicht wechseln sowie verknüpfte Leistungen und offene Bestellungen einsehen. Möchten Sie in der Detailansicht Veränderungen vornehmen, müssen Sie diesen Bereich zusätzlich über den entsprechenden Button 5 entsperren.

Zusätzliche Funktionen

Über die drei Punkte 6 können Sie ein Popover öffnen, in welchem einige zusätzliche Funktionen eingestellt werden können. Diese Funktionen sind immer arbeitsplatzspezifisch.

Die Checkboxen «Barcode scannen» und «Patientenauswahl» entscheiden, ob die entsprechenden Bereiche in der Warenverwaltung angezeigt werden sollen oder nicht. Ausserdem können Sie für die Warenausgaben einstellen, welchen Standardschacht des Warenroboters Sie nutzen möchten.

Tabelle der Warenverwaltung

Die Tabelle auf der linken Seite der Warenverwaltung zeigt alle Ihrer Waren an. Sie können Sie Tabelle wie gewohnt durch einen Klick auf das Zahnrädchen oder mit Rechtsklick auf den Tabellenkopf so konfigurieren, wie Sie Ihren Anforderungen entspricht. Über den «+»-Button unterhalb der Tabelle können Sie eine neue Ware hinzufügen. Die Details können Sie dann auf der rechten Seite des Fensters eintragen.

Symbole der Waren

	Die EAN der Ware wurde in der Medikamentendatenbank von tomedo® nicht gefunden.
	Es handelt es sich um ein Medikament oder eine Ware der Spezialitätenliste.
	Es handelt sich um einen Impfstoff, ein Betäubungsmittel oder es wurde unter «Typen» kein Häkchen gesetzt. Ausserdem erscheint dieses Symbol, wenn einer Ware mit unbekannter EAN eine Leistung angehängt wird.
	Es handelt sich um eine MiGeL-Ware.

Details

An oberster Stelle innerhalb des Detailbereichs finden Sie die Bezeichnung 1 der Ware. Für den Typ 2 haben Sie die Auswahl zwischen Medikament, Spezialitätenliste, Impfung, MiGeL und Betäubungsmittel. Diese werden per Checkbox angegeben. Sie können für eine Ware auch mehrere Typen angeben. Sollte kein Typ ausgewählt sein, handelt es sich automatisch um den Typ «Sonstiges». Bei den ersten beiden Typen und «Sonstiges» werden nach Eingabe einer gültigen EAN oder eines Pharmacodes durch Klicken des Symbols 5 rechts neben dem jeweiligen Feld die Werte von Bezeichnung, Typ, ATC, Menge, Einheit und Substanzen mit der Medikamentendatenbank abgeglichen. Bei Abgleich wird ausserdem der aktuell gesetzliche Höchstpreis eingefügt.

Für die manuelle Eingabe können Sie die Felder selber befüllen. Dazu gehören ATC und Tarifcode 3, Angaben zu Preis 6 und Mehrwertsteuer, Menge und Einheit der Verpackung 7 sowie die enthaltenen Substanzen 8.

Hinweis: Wenn Sie Preise selbst festlegen, wird Ihnen dies durch ein Ausrufezeichen angezeigt. In diesem Fall wird der Preis auch nicht automatisch überschrieben. Wenn der Wareneintrag nicht auf diesem Weg aus der Medikamentendatenbank erstellt werden kann, kann die Ware noch nicht abgerechnet werden. In diesem Fall müssen Sie mit dem Button «Leistung bearbeiten» 4 eine Leistung zuordnen, damit diese Ware abgerechnet werden kann.

Nachdem Sie die Füllmenge und deren Einheit definiert haben, können Sie auf diese später bei Ein- und Ausbuchungen von Teilen einer ganzen Verpackung zurückgreifen. Um Probleme mit Rundungen zu vermeiden, sollten dabei nur ganzzahlige Füllmengen verwendet werden, also hier im Beispiel 500 ml und nicht 0.5 l.

Die Robotertauglichkeit 9 können Sie manuell setzen oder entfernen.

Über «Label» 10 haben Sie die Möglichkeit, eigene Tags zur Ware hinzuzufügen, um diese zum Beispiel zu definieren oder in Gruppen zu sortieren. Nach Labels kann innerhalb der Tabelle der Warenverwaltung gesucht werden, sodass Sie sich zum Beispiel alle Waren mit dem Label «test» anzeigen lassen können.

Im Feld «Bestand» 11 wird für alle Lager aufgelistet, wie viele Einheiten der Ware sich dort entsprechend befinden,

Über die Buttons unter diesem Feld können Sie neue Einheiten der Waren einbuchen 12, bestehenden Bestand ausbuchen 13 oder in ein anderes Lager umbuchen 14. Wenn Sie einen Patienten ausgewählt haben, erscheint ausserdem ein Button, über welche Sie die Ware für diesen reservieren 15 können.

Zudem können Sie direkt festlegen, dass beim Einbuchen eine Seriennummer verwendet werden soll. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann ausserdem festgelegt werden, dass die Ware beim Einbuchen direkt reserviert wird. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in diesem Abschnitt.

Durch Herunterscrollen in der Detailansicht erscheinen zudem einige weitere Felder:

Die Bestandsdetails 16 können Sie über den “+”-Button pro Betriebsstätte sowie pro Warenlager pflegen. Wenn Sie ein Warenlager auswählen, wird in der Bezeichnung mit angegeben, mit welcher Betriebsstätte dieses verknüpft ist («Warenlager X (Lager in Betriebsstätte Y)»). Wenn eine Betriebsstätte angegeben ist, werden alle Warenbestände der zugehörigen Warenlager zusammengefasst. Informationen über die automatische Mindestbestandsberechnung finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Wenn der Bestand unter den eingetragenen Minimalbetrag fällt, dann wird der Warenkorb für eine zukünftige Bestellung bei dem Standardhändler, der für diese Betriebsstätte hinterlegt ist, automatisch bis zum Erreichen des eingetragenen Maximalbetrags gefüllt. Dazu müssen Sie bei der Warenbestellung die Option «manuelle Befüllung» deaktivieren. Sie müssen dann nur noch die entsprechende Bestellung in Auftrag geben. Wenn ein gelbes Symbol mit Ausrufezeichen erscheint, zeigt dies an, dass kein Standardhändler hinterlegt ist.

Ausserdem können Sie über die Verwaltung, welche sich über einen Klick auf die drei Punkte 17 öffnet, die Standardhändler für Ihre Lager auswählen. Der Standardhändler ist dabei derjenige Händler, bei welchem diese Ware standardmässig nachbestellt werden soll. Pro Ware und Betriebsstätte darf es maximal einen Standardhändler geben. Details zur Verwaltung dieser Händler werden im Abschnitt Händlerkonten erklärt.

Falls ein Produkt nicht verfügbar ist, können Sie an dieser Stelle Ersatzprodukte 18 angeben. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Ersatzprodukte.

Im darunterliegenden Feld können Sie Artikelnummern 19 hinzufügen. Dazu klicken Sie auf das «+»-Symbol, woraufhin sich ein Popup öffnet. Hier geben Sie den entsprechenden Händler und die Artikelnummer ein.

Zudem haben Sie im untersten Feld der Detailansicht die Möglichkeit, nach Bedarf Notizen 20 hinzuzufügen.

Reservierung von Waren nach Seriennummer

Wenn Sie eine Ware beim Einscannen direkt für einen konkreten Patienten reservieren möchten, können Sie dies über die Seriennummer der Ware tun. Dazu müssen Sie die gewünschte Ware in der Warenverwaltung aufrufen und auf der Detail-Seite die Checkboxen «Seriennummer beim Einbuchen verwenden» und «Ware beim Einbuchen reservieren» aktivieren. Wenn Sie nun über den Button «Einbuchen» eine Waren einbuchen möchten, erscheint ein leicht verändertes Popup:

Dadurch, dass nach Seriennummer eingebucht wird, ist automatisch eine Menge von «1» 1 hinterlegt. Die Seriennummer 2 ist in diesem Fall eine Pflichtangabe und entsprechend mit einem roten Dreieck mit Ausrufezeichen gekennzeichnet. Ausserdem erscheint ein Feld, in welchem Sie den gewünschten Patienten 3 eintragen (oder über den «–»-Button wieder löschen) können.

Die eingebuchte Ware ist nun direkt für den Patienten reserviert und erscheint entsprechend nicht, wenn Sie auf «Ausbuchen» oder «Umbuchen» klicken.

In der Warenausgabe (Aktion → Warenausgabe) ist nun der entsprechende Patient mit der für ihn reservierten Ware aufgelistet.

An dieser Stelle können Sie die Ware direkt für den Patienten ausbuchen 1, sobald Sie diese ausgeben. Wenn Sie die Ware wieder freigeben und doch nicht an den Patienten ausgeben möchten, klicken Sie auf «Stornieren» 2. Die Ware wird dann in der Warenverwaltung auch wieder für das generelle Ausbuchen und Umbuchen angezeigt.

Barcode scannen

Wenn Sie über die drei Punkte im Warenverwaltungsfenster den Bereich «Barcode scannen» einblenden, erscheint folgende Ansicht unterhalb der Tabelle:

Über die Auswahl oben können Sie angeben, ob es sich um eine Einbuchung 1 oder eine Ausbuchung handelt. Daraufhin können Sie, insofern Sie über einen Scanner verfügen (mehr dazu im Abschnitt Warenscanner konfigurieren), den Barcode einscannen, welcher im Feld darunter 2 erscheint. Bei einer Einbuchung ist das Feld generell gelb, bei einer Ausbuchung blau hinterlegt. Über «Lager» 3 können Sie auswählen, wo die Ware ein- oder ausgebucht werden soll. Dabei werden Ihnen nur die Lager der aktuellen Betriebsstätte angezeigt. Möchten Sie alle verfügbaren Lager sehen, müssen Sie die entsprechende Checkbox 5 aktivieren. Ausserdem können Sie entscheiden, ob sich beim Scannen ein Popover öffnen soll 4 oder die Ware direkt ein- oder ausgebucht wird.

In der untersten Zeile wird jederzeit der letzte Scan 6 angezeigt, inklusive der Bezeichnung der Ware, des entsprechenden Lagers und der Information, ob es sich um eine Ein- oder Ausbuchung handelt. Sie können ausserdem erkennen, ob die Buchung erfolgreich war. Wenn Sie eine komplette Historie der letzten Buchungen einsehen möchten, können Sie diese über den Button 7 neben dem Scannen-Feld öffnen.

In diesem Fenster ist farblich gekennzeichnet, ob eine Buchung erfolgreich durchgeführt wurde oder ob sie fehlgeschlagen ist. Ausserdem sehen Sie direkt alle Informationen über die Bezeichnung der Ware, des Lagers, sowie des Datums und der Uhrzeit der Buchung.

Automatisches Anlegen von Waren durch Scannen

Wenn eine Ware gescannt wird, deren EAN in der Medikamentendatenbank bekannt ist, so wird diese automatisch angelegt. Sollte die EAN nicht bekannt sein, erscheint ein Popover, in welchem Sie manuell die benötigten Daten zu der Waren eintragen können.

Patientenauswahl

Über die drei Punkte im Verwaltungsfenster können Sie sich zusätzlich einen Bereich zur Patientenauswahl anzeigen lassen, falls Sie eine Ware konkret für einen Patienten reservieren möchten. Dieser Bereich erscheint auf der linken Seite unterhalb der Tabelle und, falls ebenfalls eingeblendet, unterhalb dem Barcode Scanner.

Über das Suchfeld 1 können Sie einen Patienten finden und auswählen. Sollten Sie den ausgewählten Patienten wieder entfernen wollen, können Sie dies über den «–»-Button 2 tun. Sobald ein Patient ausgewählt ist, werden seine Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Wohnort) 3 angezeigt. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, schnell in die Patientendetails 4 oder das Dossier 5 zu wechseln.

Sollte die aktuell ausgewählte Ware mit einer Leistung verknüpft sein, können Sie an dieser Stelle auch eine aktuelle Rechnung für den Patienten auswählen 6 oder direkt eine neue Rechnung anlegen 7.

Verknüpfte Leistungen

Über den Reiter «Verknüpfte Leistungen» können Sie einsehen, welche Leistungen im Zusammenhang mit der jeweiligen Ware stehen und diese Einstellungen bearbeiten.

Die «Automatische Leistungsposition beim Ausbuchen» der Ware 1 entspricht der Eingabe (falls vorhanden) auf der Details-Seite. Diese kann ebenfalls an dieser Stelle eingegeben, bearbeitet oder gelöscht werden.

Darunter befinden sich die Leistung, die beim Setzen das Ausbuchen der Waren automatisch auslöst 2. Sobald Sie also (im Beispiel oben) die Leistung 00.0010 auf die Rechnung eines Patienten setzen, wird die verknüpfte Ware automatisch ausgebucht. Sie können an dieser Stelle auch die Menge angeben, entschieden, ob die Leistung direkt auf die Rechnung gesetzt wird oder die Leistung wieder entfernen. Dabei können Sie einstellen, ob KVG- und SVG-Leistungen getrennt oder gemeinsam bearbeitet werden sollen. Ist die Checkbox 3 nicht aktiviert, so werden beim Hinzufügen von Leistungen immer sowohl die KVG- als auch die SVG-Leistung hinzugefügt. Möchten Sie diese lieber einzeln bearbeiten, müssen Sie das Häkchen setzen.

Über das «+»-Symbol 4 können Sie das Fenster zum Hinzufügen von Leistungen öffnen.

Offene Bestellungen

Über den Reiter «offene Bestellungen» können Sie eine Liste ihrer Bestellungen für die jeweilige Ware einsehen. Dabei wird angezeigt, für welche Betriebsstätte bzw. welchen Nutzer die Bestellung gilt, wie viele Einheiten bestellt wurden und zu welchem Datum. Standardmässig steht dabei die älteste Bestellung an erster Stelle.

Anlegen einer Ware aus der Medikamentenverordnung

Alternativ können Sie auch direkt im Medikamentenverordnungs-Fenster im Reiter «Mediks» mit dem Button «+ Lager» eine Ware anlegen. Dazu müssen Sie lediglich das gewünschte Medikament suchen und auswählen. Es öffnet sich automatisch ein Popover, in welchem Sie die Details der einzubuchenden Ware hinterlegen können.

Ein- und Ausbuchen

Wenn Sie Waren ein- oder ausbuchen möchten, können Sie dies im Warenverwaltungsfenster entweder über den Bereich «Barcode scannen» oder über die Auswahl der Ware aus der Liste und einen Klick auf den entsprechenden Button («Einbuchen» oder «Ausbuchen») innerhalb der Detailansicht tun. Es öffnet sich dabei ein Popup-Fenster.

Hinweis: Wenn Sie die Waren scannen, öffnet sich dieses Popup nur, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktiviert haben.

Waren einbuchen

In diesem Fenster können Sie die Menge 1 spezifizieren. Bei erfolgreichem Scan werden die Charge und das Verfallsdatums 2 automatisch ergänzt. Diese beiden Angaben dienen zur Nachverfolgbarkeit der Waren. Zudem können Sie den Einkaufspreis pro Packung 3 hinterlegen. In der Auswahlliste der verfügbaren Lager 4 können Sie auswählen, in welches Lager die Ware gebucht werden soll. Wenn Sie alle Lager aller Betriebsstätten angezeigt bekommen möchten, können Sie dies über die entsprechende Checkbox 5 aktivieren. Möchten Sie einen Freitext hinzufügen, können Sie dies im leeren Textfeld 6 tun.

Durch Drücken des «Einbuchen»-Buttons 7 wird die Einbuchung realisiert.

Waren ausbuchen

In dem Fenster können Sie dann die Menge 1 sowie die Einheit der Ausbuchung spezifizieren. Eine Ware ist dann stets durch das Tripel aus Charge, Verfallsdatum und Lager in der Liste 2 charakterisiert. Im Falle von mehreren Auswahlmöglichkeiten können Sie nach diesen auch bequem über das Suchfeld suchen. Um eine Ware auswählen, müssen Sie diese lediglich anklicken. Möchten Sie sowohl vollständige als auch angebrochene Packungen angezeigt bekommen, so aktivieren Sie die Checkbox 3. Sie können der Ausbuchung auch einen Freitext 4 hinzufügen. Bei einigen Waren ist es möglich, ein Etikett auszudrucken. Dies können Sie über die Checkbox 5 veranlassen. Um die Ausbuchung zu realisieren, klicken Sie auf den Button 6 unten rechts.

Über die drei Punkte im Verwaltungsfenster können Sie ausserdem standardmässig einen Ausgabeschacht auswählen.

Waren umbuchen

Bei Umbuchungen von einem Lager in ein anderes wird intern lediglich eine Ausbuchung aus dem einen Lager und anschliessend eine Einbuchung in das andere Lager realisiert.

Buchungsübersicht

Eine Übersicht über alle Ein- und Ausbuchungen erhalten Sie, wenn Sie auf der rechten Seite des Fensters den Reiter «Buchungen» auswählen.

In der oberen Leiste 1 können Sie die folgenden Filter auf die Buchungsübersicht anwenden:

• offen
• ausgegeben
• storniert
• eingebucht
• keine Freigabe
• Warteschlange (am Roboter)
• warte auf Roboter

Diese Filter sind auch miteinander kombinierbar.

In den einzelnen Buchungen können Sie zudem eine Reihe von Informationen einsehen. Der Status 2 wird in der obersten Zeile direkt angegeben. Daneben finden Sie Datum- und Uhrzeitsangaben 3. Sollte die Ware an einen Patienten ausgegeben worden sein, erscheint der entsprechende Name 4 in diesem Feld. Über die Symbole auf der rechten Seite können Sie direkt in die Patientendetails und das Dossier springen. Zudem wird die Anzahl der ausgegebenen Packungen 5 dargestellt. Wenn verfügbar, werden auch Charge und Einkaufspreis 6 aufgelistet. Zudem können Sie direkt erkennen, welcher Nutzer 7 die Verordnung veranlasst hat.

Hinweis: Einbuchungen am Warenroboter werden direkt am Warenroboter vorgenommen und dann automatisch in die Warenverwaltung übertragen. Ausbuchungen aus dem Warenroboter können Sie direkt aus tomedo® tätigen. Wenn Sie die Waren direkt am Roboter ausbuchen, registriert tomedo® dies, wenn der Warenroboter angeschlossen ist.

Ersatzprodukte

Sollte ein Produkt nicht verfügbar sein, haben Sie die Möglichkeit, in den Details ein Ersatzprodukt anzugeben. Klicken Sie dazu auf den «+»-Button 1.

Daraufhin können Sie in der Liste 2 nach Waren suchen, zum Beispiel über den Namen oder die EAN. Sollte es sich bei der Ware bereits um ein Nota-Produkt handeln (d.h., das Produkt wird durch ein anderes ersetzt), sehen Sie in der Spalte «Nota» 3 statt eines roten Kreuzes einen grünen Haken. In diesem Fall kann das Produkt nicht als Ersatzprodukt ausgewählt werden.

Es erscheint automatisch ein Hinweis, falls Sie versuchen, ein Ersatzprodukt zu wählen, welches bereits ein Nota-Produkt ist (z.B. weil Sie versehentlich die Produkte gegenseitig als Ersatzprodukte eingeben).

Wenn Sie eine Ware ausgewählt haben, können Sie entscheiden, bis wann diese Ersetzung gültig 4 ist. Mit dem Aktivieren der Checkbox «aktiv setzen» 5 wählen Sie die Ware als präferiertes Ersatzprodukt aus. Sie haben generell die Möglichkeit, mehrere Waren als Ersatzprodukte auszuwählen, allerdings kann nur jeweils eines auf aktiv gesetzt werden. Mit dem Button «Hinzufügen» 6 speichern Sie das Produkt für die entsprechende Ware.

Wenn Sie nun eine Warenbestellung aufgeben und die gewünschte Ware unter dem Mindestbestand liegt, allerdings nicht verfügbar ist und sie ein aktives Ersatzprodukt angegeben haben, so wird das Ersatzprodukt in Ihrem automatisch erzeugten Warenkorb aufgenommen. Auch wenn Sie manuell ein Nota-Produkt über den «+»-Button hinzufügen möchten, wird automatisch das Ersatzprodukt in den Warenkorb übernommen.

Galexis Customer Conditions

Wenn Sie für einige Waren innerhalb Ihrer Warenverwaltung Galexis als Standardhändler hinterlegt haben, kann es vorkommen, dass hinter dieser Angabe eine Information (Kreis mit «i») erscheint. In diesem Fall liegen Ihnen für die ausgewählte Ware Rabatte vor. Über dieses Informations-Symbol können Sie direkt einsehen, um welchen Rabatt es sich konkret handel, zum Beispiel:

Der Rabatt wird Ihnen automatisch verrechnet.