Bestellung

Unter Admin → Warenwirtschaft → Funktionen → Bestellungen finden sie das Fenster für die Bestellung.

In Tabelle 1 werden alle bereits vorhandenen Bestellungen aufgeführt. Zur Statusfilterung stehen in der oberen Leiste standardmässig die wichtigsten Filter – Offen, Bestellt, Erhalten und Abgeschlossen 2 – zur Verfügung; eigene Filter können bei Bedarf hinzugefügt werden.

Der Bestellstatus wird in der Tabelle in der Spalte „Status“ wie folgt angezeigt::

	Status	wird erreicht …
	offen	vor Absenden der Bestellung
	bestellt	durch Klicken auf Knopf „bestellen“
	erhalten	durch Klicken auf Knopf „Bestellung ist da“, der nach getätigter Bestellung erscheint
	abgeschlossen	durch Einbuchen der Ware in das Lager

Wenn Sie auf einen Eintrag in Tabelle 1 klicken, wird rechts im Warenkorb 3 die entsprechende, bereits bestehende Bestellung angezeigt.“

Durch Klicken auf das „+“-Symbol 4 können Sie eine neue Bestellung anlegen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die gewünschte Betriebsstätte oder das Lager auswählen können.

Wenn Sie in Ihrer Warenwirtschaft unter Überblick den Min- und Sollbestand für bestimmte Waren hinterlegt haben und einer Ware ein Standardhändler zugeordnet ist, können Sie die Checkbox „Automatische Befüllung“ aktivieren.

• Gibt es mehrere Händler für eine Betriebsstätte, wird für jeden Händler eine eigene Bestellung erstellt.
• Artikel, deren Standardhändler der jeweilige Händler ist und deren Bestand unter dem Minimalwert liegt, werden automatisch in den Warenkorb der Bestellung aufgenommen.
• Hinweis: Waren, die bereits in einer offenen Bestellung enthalten sind, werden nicht erneut in die neue Bestellung übernommen.

Wenn die Checkbox nicht aktiviert wird, bleibt der Warenkorb leer und die Artikel müssen manuell hinzugefügt werden. Für die Erstellung einer Bestellung sollte ein Händlerkonto ausgewählt werden; ohne Händlerkonto kann lediglich eine Einkaufsliste erstellt werden, jedoch keine Bestellung durchgeführt werden.

Rechts unterhalb der Tabelle 5 können Sie weitere Bestellungen laden oder die Anzahl der angezeigten Bestellungen zurücksetzen.

Nach dem Erstellen einer neuen Bestellung wird Ihnen rechts neben der Tabelle Ihr Warenkorb angezeigt. Bei längeren Listen können Sie oben im Suchfeld 6 gezielt nach einer Ware suchen.

Mit dem „+“-Symbol neben dem Suchfeld 7 oder am Ende des Warenkorbs 8 können alle Artikel in den Artikeldetails angezeigt werden, um neue Artikel dem Warenkorb hinzuzufügen.

Es stehen zwei Filter 9 zur Verfügung:

• Artikel des Händlers: Zeigt alle Artikel an, für die der ausgewählte Händler als Standardhändler hinterlegt ist. Eine Betriebsstätte kann mehrere Händler haben, aber nur einen Standardhändler pro Artikel. Dies kann in der Warenwirtschaft unter Händlerkonten eingestellt werden.
• Gesamtes Inventar: Zeigt alle Artikel unter den Warendetails an.

In der Tabelle werden folgende Informationen angezeigt: Beschrieb, GTIN und alternative Kennung unter „Kennung“ sowie der Bestand mit Minimal- und Maximalwert. Der Bestand kann auch für andere Betriebsstätten oder Lager 10 angezeigt werden als die, die für die Bestellung verwendet wird.

Weitere Waren können dem Warenkorb entweder per Doppelklick auf einen Artikel in der Liste oder durch Eingabe der gewünschten Menge mit anschliessendem Klick auf den Button „Hinzufügen“ 11 hinzugefügt werden.

Für jeden Artikel kann die Menge angepasst 12 oder er über das Papierkorb-Symbol aus dem Warenkorb entfernt werden. Wird ein Artikel für einen Patienten vorbestellt, erscheint oben rechts ein Personen-Symbol 13. Ein Klick darauf öffnet direkt das entsprechende Patientendossier.

Die Artikel im Warenkorb lassen sich alle zusammen ein- oder ausklappen 14. Dabei werden die verfügbaren Verpackungseinheiten sichtbar 15 und können, wenn noch nicht vorhanden hinzugefügt werden. Zusätzlich wird der aktuelle Bestand angezeigt. Unterschreitet der Bestand den Mindestwert, wird er rot markiert.

Sobald Ihr Warenkorb vollständig ist, klicken Sie auf den Button „Jetzt abschliessen“ 16.

Im nächsten Schritt wählen Sie in einem Popover ein Händlerkonto aus. Ist noch kein Händlerkonto vorhanden, erstellen Sie bitte eines für das ausgewählte Lager bzw. die Betriebsstätte in der Warenwirtschaft unter Logistik → Händlerkonten. Ohne hinterlegtes Händlerkonto kann lediglich eine Einkaufsliste gedruckt, jedoch keine Bestellung ausgelöst werden.

Anschliessend werden alle bestellten Artikel angezeigt. Nicht lieferbare Artikel 1 werden rot markiert und können per Checkbox 2 ausgeblendet werden. Sobald die Bestellung angekommen ist, klicken Sie unten rechts auf den Button „Bestellung erhalten“ 3.

In der nächsten Ansicht können Sie die gelieferten Artikel einbuchen. Klicken Sie dazu pro Artikel auf den Button „Einbuchen“ 1 und wählen Sie im Popover das Lager sowie Menge, Charge, Verfallsdatum, Seriennummer und Einkaufspreis. Waren, die nicht geliefert wurden, können über den Button „Selbst gekauft“ 2 eingebucht werden.

Beim Einbuchen lässt sich die erhaltene Menge über die Pfeile 3 anpassen. Oberhalb der Tabelle haben Sie zudem die Möglichkeit, wichtige Dokumente zur Bestellung 4hinzuzufügen.

Für einen schnelleren Buchungsprozess bei vielen Artikeln können Sie unterhalb der Tabelle alle Artikel gleichzeitig 5 auswählen oder abwählen. Über den Button „Schnellbuchung“ 6 und die Auswahl eines Lagers im nachfolgenden Popover können anschliessend alle markierten Artikel auf einmal eingebucht werden. Dabei können jedoch keine Chargen- oder Verfallsdaten hinterlegt werden.

Wurden Artikel bereits im Roboter eingebucht oder sollen sie nicht eingebucht werden, markieren Sie diese mit einem Haken und klicken Sie auf den Button „Im Roboter eingebucht“ 7.

Wenn Sie Artikel scannen möchten, wählen Sie ein Lager aus und setzen den Cursor in das Textfeld „Barcode scannen“ 8. Scannen Sie anschliessend den Artikel. Im folgenden Popover können Sie Menge, Charge, Verfallsdatum, Seriennummer und Verkaufspreis eingeben oder anpassen. Ist die Option „Zweistufiges Scanverfahren“ deaktiviert, erscheint dieses Popover nicht, sofern alle Informationen bereits vorhanden sind oder der Artikel schon einmal mit allen Angaben eingescannt wurde.

Möchten Sie die Bestellung abschliessen, obwohl noch nicht alle Artikel eingebucht wurden, klicken Sie auf den Button mit dem grossen Haken 9. Nicht eingebuchte Artikel werden dabei automatisch als „nicht geliefert“ markiert, und die Bestellung wird abgeschlossen.

Nutzerbasierte Bestellung

Zusätzlich zur Bestellung nach Lager oder Betriebsstätte können Sie auch Bestellungen per Nutzer aufgeben. In diesem Fall werden die Waren auf einen bestimmten Nutzer ein- und ausgebucht.

Hinweis: In einigen Kantonen ist es nicht erlaubt, dass zwei verschiedene Nutzer ein gleiches Lager führen. Stattdessen muss jeder Nutzer über ein eigenes Lager verfügen. Dies kann mit der nutzerbasierten Bestellung entsprechend umgesetzt werden.

Um die nutzerbasierte Bestellung verwenden zu können, aktivieren Sie in tomedo → Einstellungen → Praxis → Warenwirtschaft → Allgemeines → Warenbestellung die Option „verbrauchsbasiert für Nutzer“.

Sie können in der Warenwirtschaft bei jeder neuen Bestellung den gewünschten Benutzer 1 aus der Liste auswählen, um eine nutzerbasierte Bestellung zu erstellen. Zudem kann ein Datum festgelegt werden, ab dem der Verbrauch 2 berücksichtigt wird. Anschliessend werden automatisch alle vom Benutzer verbrauchten Artikel in den Warenkorb übernommen.

Soll der Warenkorb nicht automatisch befüllt werden, deaktivieren Sie die entsprechende Checkbox 3. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button „Generieren“ 4.

Wichtig: Ein Nutzer kann mehrere Händlerkonten besitzen. In den Warenkorb werden jedoch nur Artikel übernommen, bei denen eines dieser Händlerkonten des Nutzers als Standardkonto für den jeweiligen Artikel hinterlegt ist.

Um ein Händlerkonto als Standardkonto für einen Artikel festzulegen, navigieren Sie in der Warenwirtschaft zu Logistik → Händlerkonten. Wählen Sie das gewünschte Händlerkonto aus und legen Sie in der unteren Tabelle 1 fest, für welche Artikel es als Standardkonto gelten soll. Aktivieren Sie dazu die Checkboxen der betreffenden Artikel und klicken Sie anschliessend auf den Button „Zuordnen“ 2.

Waren vorbestellen

In den tomedo®-Einstellungen unter Einstellungen -> Praxis -> Warenwirtschaft -> Allgemeines kann die Option «Vorbestellung nutzen» aktiviert werden.

Wenn bei der Verordnung von Waren über die Medikamentenverordnung der Bestand einer Ware für eine Betriebsstätte geringer ist als die zu verordnende Menge, wird die Ware automatisch einer neuen Bestellung hinzugefügt oder in einer bestehenden offenen Bestellung ergänzt. Zusätzlich wird die Ware in der Ausgabe angezeigt und kann dort ausgegeben werden, sobald sie verfügbar ist. Die Vorbestellung ist nur möglich, wenn für die Betriebsstätte der Ware ein Standardhändler hinterlegt wurde.