Einrichtung eines Scanners

(am Beispiel eines fujitsu ScanSnap ix500)

Um grosse Mengen an Vorbefunden schnell zu scannen ist die Einrichtung so beschrieben, dass zunächst keine Zeichenerkennung (OCR) stattfindet. Um einen neuen Scanner einzurichten, gehen Sie folgendermassen vor:

Schritt 1: SCAN-Lauschordner anlegen

Es handelt sich hierbei um einen Ordner an dem Rechner, an welchem der Scanner angeschlossen ist oder werden soll anlegen. In diesem schaut tomedo® nach, ob eine neue PDF-Datei in den Ordner gelegt wurde. Dieser Ordner könnte z.B. SCAN heissen und unter user/dokumente/SCAN angelegt werden.

Schritt 2: Scanner-Software installieren

Laden Sie zuerst die Treibersoftware ihres Scanners herunter. Hier der Downloadlink für den ScanSnap ix500:

https://scansnap.fujitsu.com/global/dl/mac-1014-ix500.html

Die anschliessende ScanSnap-Kontoregistrierung ist nur erforderlich, wenn Sie mit der fujitsu-Cloud arbeiten möchten.

Die derzeitige Software (Stand 20.6.2019) heisst „ScanSnap Home“. Nach dem Starten der App kann mit Rechtsklick auf das Symbol im Dock die Optionen „im Dock behalten“ und „bei der Anmeldung öffnen“ ausgewählt werden (diese sind dann mit einem Häkchen markiert).

Schritt 3: ScanSnap Home einrichten

Die Einrichtung, die konfiguriert, dass ScanSnap gescannte Dateien im (in Schritt 1) angelegten Ordner automatisch abgelegt werden, kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden. Hier eine Variante, die bei uns funktioniert hat:

1. Wenn das ScanSnap-Symbol nicht schon im Dock vorhanden ist, kann es vom „Programme“-Ordner aus ins Dock gelegt werden.
2. Wählen Sie ScanSnap Home → Voreinstellungen aus.
3. Wählen Sie nun unter „Ändern…“ den angelegten SCAN-Ordner aus. Prüfen Sie, ob die Scans tatsächlich im korrekten Ordner abgelegt werden. Sollte dies nicht gleich funktionieren, müssen Sie ein neues Scan-Profil anlegen.

Schritt 4: neues Scan-Profil einrichten

Wählen Sie ScanSnap Home → Scaneinstellungen aus. Es erscheint das folgende Fenster:

Oben im Fenster das «Hinzufügen»-Icon 1 auswählen und im daraufhin erscheinenden Fenster „neues Profil hinzufügen“ anklicken. Im (danach nicht mehr ausgegrauten) rechten Teil des Fensters sicherstellen, dass der „Speichern unter“-Ordner korrekt und das Häkchen im Kästchen von  entfernt wurde.

Hiernach sollten Sie noch einmal prüfen, ob bei einem Scan die gewünschten Dateien auch im angelegten SCAN-Ordner ankommen.

Schritt 5: Dossiereintragstyp anlegen

Melden Sie sich in tomedo® als Admin an und öffnen Sie unter Admin → Dossiereintragstypen das Einstellungsfenster.

Wenn noch kein SCAN-Eintragstyp angelegt ist, kann dieser mit dem «+»-Button unterhalb der Tabelle hinzugefügt werden. Zudem müssen Sie den Standardeintragstyp bestimmen, sowie ein Kürzel und einen Namen angeben. Bei Bedarf können Sie eine beliebige Farbe wählen oder ein Bild hinzufügen. Mit «OK» bestätigen Sie den neuen Dossiereintragstypen.

Schritt 6: tomedo® Einstellungen vornehmen

In den tomedo® Einstellungen finden Sie unter Arbeitsplatz → Dossiereinträge den Punkt «Datei-Lauscher (Dateimonitor).

1. Sollte der neue Dossiereintragstyp noch nicht erscheinen, klicken Sie auf «Eintragstypen aktualisieren».
2. Suchen Sie den Eintragstyp «SCAN» in der Liste und aktivieren Sie die Checkbox.
   Achtung: Die Sortierung ist derzeit (Stand 26.09.2022) noch so eingestellt, dass Kürzel, die mit kleinen Buchstaben beginnen, erst ganz unten aufgeführt werden. Das heisst, Sie müssen eventuell zum Suchen ganz nach unten scrollen.
3. Mit dem Finder-Symbol den Lauschordner (SCAN) auswählen. Der Pfad erscheint dann automatisch links im Feld daneben.
4. Hier kann spezifiziert werden, auf welche Dateien der Lauscher reagieren soll.
5. Bei «Lösche Dateien nach Import» sollte der Haken gesetzt werden, wenn Sie nicht wollen, dass alle bereits archivierten Dateien im Lauschordner liegen bleiben.
6. Klicken Sie auf «Starten».
7. Sobald der Dateilauscher erfolgreich neu gestartet wurde, klicken Sie auf «Aktualisieren», um die Einstellungen dauerhaft zu speichern.
8. Mit einem Klick auf «OK» verlassen Sie das Einstellungs-Fenster.

Achtung: Nach dem nächsten tomedo®-Neustart kann es vorkommen, dass der Ordnerpfad nicht mehr eingetragen ist. Dann müsste noch einmal bei Schritt 4 begonnen werden. Dies sollte allerdings nur einmal vorkommen.

Schritt 7: Testen

Jetzt können Sie den Vorgang testen, indem Sie ein Dokument, welches Ihren eingestellten Vorgaben entspricht, in den SCAN-Ordner legen. tomedo® sollte jetzt eigenständig einen Dossiereintrag für dieses Dokument anleg