Formulare

Formulare dienen der strukturierten Erfassung und Weitergabe von medizinischen Informationen. Patientenformulare in tomedo® sind eine moderne Form der strukturierten digitalen Befunderhebung schon in der Häuslichkeit und können auch sehr gut für strukturierte Anfragen (z.B. Rezeptanfragen) genutzt werden. Custom-Formulare wiederum erlauben die Erstellung praxisspezifischer Formulare zum vor-Ort ausfüllen und sind sehr gut zum ausdrucken geeignet. Eine sehr schnelle Art der individuellen Formularerstellung ist zusätzlich über die (Brief-)Vorlagen (Brief-als-Formular oder PDF-Formular) möglich.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion (aus dem deutschen Handbuch):

Verwaltung

Die Formularverwaltung wird über Admin → Formulare geöffnet. Hier finden Sie in der Liste bereits eine Reihe von voreingestellten Standardformularen.

Sie können bei Bedarf in der Formularverwaltung auch Ihre eigenen praxisspezifischen Formulare gestalten, sogenannte Custom-Formulare. Ob es sich um ein solches oder ein Standardformular handelt, sehen Sie direkt in der Liste in der Spalte «Custom». Über die «+»- und «–»-Buttons können neue Formulare erstellt oder vorhandene wieder gelöscht werden.

Zusätzliche haben Sie die Möglichkeit, Formulare zu exportieren oder importieren. Auch Formulare aus den Tausch-Center stehen Ihnen zur Verfügung. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Formulare zu importieren und zu exportieren sowie aus dem Tausch-Center herunterzuladen bzw. dem Tausch-Center hinzuzufügen (Upload). Auf diese Weise können Sie bequem Formulare mit Ihren Kollegen teilen. Formulare die bei den (Brief-)Vorlagen als Formular (Checkbox Formular ist gesetzt) konfiguriert wurden, finden Sie unter Admin → Vorlagen (Briefe, Rechnungen, PDF-Formulare).

Tipp: Für per E-Mail zu versendende Formulare ist der Dateiname jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar (%d_%n_%p wäre z.B. Datum_Formularname_Patientenname).

Allgemeine Konfiguration von Formularen

Wenn Sie ein neues Custom-Formular erstellen oder ein bereits vorhandenes Custom-Formular bearbeiten möchten, können Sie dies in der Detailansicht auf der rechten Seite des Fensters tun. Diese erscheint, nachdem Sie das entsprechende Formular neu angelegt oder in der Liste links ausgewählt haben.

Mit der Definition des Kürzels 1 kann das Custom-Forumlar in der Kommandozeile aufgerufen werden. Weiter erscheint das Kürzel in der Symbolleiste. Im Namen 2 kann das Formular und dessen Funktion näher erläutert werden. Der Name des Formulars erscheint dann in Form eines Tooltips, wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Bild in der Symbolleiste fahren. Ein Bild zur Darstellung in der Symbolleiste kann im Feld «Eigenes Bild» 3 über Drag-and-drop hinzugefügt werden. Wenn hier kein Bild ausgewählt wird, nutzt tomedo® automatisch das Standardbild für Formulare. Die Text- und Hintergrundfarben 4 beziehen sich ausschliesslich auf die Visualisierung des Dossiereintrags innerhalb des Dossiers eines Patienten.

Die Verfügbarkeit des Formulars in der Kommandozeile des Dossiers, in der Tagesliste, und der tomedo® iOS-App wird durch entsprechende Checkboxen 5 geregelt. Auch die Angaben, ob ein Formular direkt ohne Anzeige gedruckt oder nicht im Dossier gespeichert werden soll, können an dieser Stelle hinterlegt werden.

Des Weiteren stehen im Bereich 6 für den Druck relevante Einstellungen zur Verfügung:

• Sie können über eine Checkbox den direkten Druck ohne vorherige Anzeige aktivieren.
• Sie können unter «Gruppe» den Drucker einer Formulargruppe zuordnen. Die Wahl einer Gruppe ordnet das Formular automatisch einem bestimmten Druckprofil zu. Über das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Feld «Gruppe» kommen Sie zur außerdem zur Formulargruppenverwaltung, wo Sie Einstellungen für die Formulargruppen vornehmen können (mehr Details dazu s.u.).
• Alternativ können Sie unter «Druckprofil» das Formular auch direkt einem Druckprofil zuordnen. Dies hat den gleichen Effekt wie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile. 
  Des Weiteren können Sie über das Fernrohrsymbol rechts neben dem Feld «Druckprofil» ein Menü öffnen, in dem angezeigt wird, an welchem Client ein Formular über welches Druckprofil gedruckt wird. Die Druckprofile können auch hier verändert werden.

Hinweis: Wenn Sie einzelne Formulare direkt einem Druckprofil zuordnen, so ist diese Zuordnung stärker als die Zuordnung über die Gruppe. Dabei gilt:
1. Die direkte Zuordnung einzelner Formulare zu Druckprofilen kann an jedem Arbeitsplatz individuell vorgenommen werden.
2. Die Einteilung von Formularen in Formulargruppen gilt praxisweit 

• Ausserdem können Sie über das Menü unter «Praxisweit konfigurieren wie» den Druck für dieses Formular praxisweit konfigurieren wie für ein anderes Formular, das sie aus einem Drop-Down-Menü auswählen können.

Zusätzlich können Sie die entsprechenden zu druckenden Seiten 7 angeben. Diese Einstellung gilt für die gesamte Praxis. Wie in jedem OSX- bzw. MacOS-Druckfenster können Sie die Seiten mit «,» (Komma) oder mit «–» (Minus) für Bereiche getrennt angeben, z.B. «1,2,5» oder «1–4,6» oder «1,2,1,2».

Es gibt dabei zwei Möglichkeiten: Blankodruck (mit Hintergrund) und Direktdruck (ohne Hintergrund). Wenn Sie diese Felder leer lassen, so werden alle verfügbaren Seiten gedruckt. Wenn Sie zusätzlich in den tomedo® Einstellungen die Option «sparsamer Blankodruck» aktiviert haben, so werden entsprechend weniger Seiten gedruckt.

Mit der Auswahl «Vorschlag für» 8 können Custom-Formulare für das Kassenbuch, Terminzettel, Armband, Onlinesprechstunde, Umschlagdruck, Medikamentenetikett direkt ausgewählt werden.

Sie habe die Möglichkeit, Formulare zu Kategorien 9 zuzuordnen. Einige Kategorien (wie zum Beispiel «Custom-Formular» oder «Extern») werden automatisch vergeben. Über die drei Punkte neben dem Auswahlmenü können auch eigene Kategorien angelegt und entsprechend ausgewählt werden. Über das Haus-Symbol wird automatisch eine Kategorie (in Abhängigkeit der zugeordneten Betriebsstätte zum Arbeitsplatz (AP) in den tomedo® Einstellungen, erstellt bzw. gesetzt. Lautet am AP das Kürzel der Betriebsstätte «Bern», dann wird eine Kategorie «Betriebsstätte Bern» angelegt, wenn diese noch nicht existiert, und direkt dem Formular zugeordnet.

Hinweis: Wird das Kürzel der Betriebsstätte nachträglich geändert, wird nicht automatisch auch die Kategorie angepasst.

In der Formularliste 10 kann neben Kürzel und Namen des Formulars auch entsprechend nach den Kategorien gesucht und gefiltert werden.

Wenn es sich um ein Custom-Formular handelt, haben Sie ausserdem die Möglichkeit, dieses entsprechend zu verwalten und anzupassen. Dazu klicken Sie auf den Button «Editieren» 11. Es öffnet sich automatisch ein neues Fenster. Weitere Informationen zur Konfiguration von Custom-Formularen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Hier besteht die Möglichkeit, sich gelöschte Formulare anzeigen zu lassen 12 und ggf. wieder auf „nicht gelöscht“ zu setzen.

Ausserdem können Sie über die Tabelle unten links 13 die Formulare nach Kategorien gruppiert einsehen. Sofern ein Formular in dieser Tabelle von den (Brief-)Vorlagen kommt, ist dieses kursiv ausgeschrieben.

Die Formulare, die einer Kategorie zugeordnet sind, werden entsprechend unter den Kategorienamen im tomedo® Menü «Formular» aufgelistet. Auch in der Briefvorlagenverwaltung werden die Formulare unter der jeweiligen Kategorie aufgeführt. Für Formulare ohne zugeordnete Kategorie existiert an dieser Stelle eine extra Gruppierung unter dem Namen «OHNE KATEGORIE».

Tipp für Formulardruck

Formulare werden immer auf den eingerichteten Drucker gedruckt. Möchten Sie aber zwischendurch auf einen anderen Drucker/Warteschlange drucken, funktioniert das auch ohne die Druckeinstellungen umständlich zu ändern. Dazu drücken Sie mit der gedrückten ⌥Option-Taste das Drucksymbol im Formularfenster. Anschließend erscheint eine Auswahlliste von allen Druckern in der Praxis (bzw. solche, die im Netzwerk freigegeben sind) sowie eine Fax-Schaltfläche.

Des Weiteren können Sie fast alle Formulare als Leerdruck ausdrucken, d.h. Druck ohne Befüllung der Felder. Dazu muss bei Klick auf das Drucksymbol im Formularfenster die fn-Taste gedrückt werden.

Tipp für Formularbefüllung

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges → Formulardruck ist einstellbar, dass bei Drag-and-drop von Dossiereinträgen in ein Formularfeld nur der Text oder mit Dossiereintragtyp und Datum eingefügt werden soll.

Formulargruppenverwaltung 

Die Funktion der Formulargruppen ist, dass Sie den hier aufgeführten Formulargruppen unter Einstellungen →Arbeitsplatz → Druckprofile dann Druckprofile zuweisen können, siehe dazu unter Druckprofile zuweisen.

Zur Formulargruppenverwaltung gelangen Sie wie bereits oben erwähnt über die drei Punkte 6 neben dem Textfeld Gruppe im Fenster für die Formularverwaltung. 

Es gibt zwei verschiedene Typen von Formulargruppen, nämlich Standard-Formulargruppen und Custom-Formulargruppen, die im Folgenden erläutert werden.

Standard-Formulargruppen

n der Formulargruppenverwaltung gibt es von tomedo© vorgegebene Standard-Formulargruppen.

Diese haben den Typ 1 Standard, einen fest zugewiesenen Namen 2 und sind bestimmten Druckertypen 3 fest zugewiesen. 

Des Weiteren sind bestimmte Formulare automatisch bestimmten Standard-Formulargruppen zugewiesen, beachten Sie dazu den Hinweis auf der linken Seite des Fensters 4.

Sie können diese Standardgruppen unter 5 über den «-«-Button nicht löschen. 
Über 6 können Sie zur Formularverwaltung gelangen. 
Beachten Sie auch den Hinweis 7, siehe dazu ebenfalls den Hinweis oben unter der Formularverwaltung. 

Custom-Formulargruppen 

Des Weiteren können Sie selbst in tomedo© Formulargruppen vom Typ «Custom» 1 anlegen.

Gegen über den Standard-Formulargruppen gibt es in der Funktionalität der Formulargruppenverwaltung bei den Custom-Formulargruppen diese Abweichungen: 

Für die Custom-Formulargruppen können Sie diesen unter 2 eigene Namen zuweisen.

Sie können für die Custom-Formulargruppen unter 3 die Zuweisbarkeit zu bestimmten Druckertypen konfigurieren.

Unter 4 können Sie Custom-Formulargruppen über das «+»-Symbol hinzufügen bzw. über das «–»-Symbol löschen.

Bei einem Klick auf «Formulare zuweisen» 5 öffnet sich ein weiteres Menü, in dem Sie Formulare einer Custom-Formulargruppe zuweisen oder eine derartige Zuweisung wieder aufheben können.

Formulare in der Symbolleiste

In den geöffneten Formularen, können Sie das Kontextmenü im Formularkopf mit der rechten Maustaste (oder Tastenkombination ⌃ Ctrl + linke Maustaste) öffnen. Dort klicken Sie auf „Symbolleiste anpassen …“, um die verfügbaren Buttons (Favoriten) in der Symbolleiste zu ergänzen. In diesem Fenster „Bewege deine Favoriten in die Symbolleiste…“ können Sie das Symbol „Vorlage…“ via Drag-and-drop zu den anderen Symbolen im Formularkopf hinzufügen.

In dem Menü „Vorlage“ können Vorlagen  erstellt werden, die über das Aktivieren der Checkbox als Standard definiert werden können. Demenstprechend werden die Formulare gemäß der definierten Vorlage vorausgefüllt. Für die Überweisung gibt es bereits eine „Standardvorlage“ die au