Nutzerverwaltung

Nutzer können nur von einem Nutzer mit Administrator-Rechten verwaltet werden. Über den Menüpunkt Admin → Nutzerverwaltung (oder Admin → Praxisorganisation → Nutzer) gelangen Sie in den Dialog zur Bearbeitung vorhandener Nutzer. In der Tabelle oben links 1 können Sie durch Klick auf den «+»-Button einen neuen Nutzer erstellen. Angaben wie Kürzel, Namen, Zusätze, Titel oder Geschlecht des Nutzers können Sie in den Details rechts von der Tabelle 2 hinterlegen. Ausserdem ist es möglich, eine Farbe für den Nutzer zu hinterlegen. In dieser Farbe erscheint dann das Nutzertoken innerhalb von tomedo®.

Mit Aktivierung der Checkbox 3 können Sie einen Nutzer als Behandler/Leistungserbringer markieren. Weiterführende Einstellungen für diesen Nutzer-Typ können unter dem Reiter «Leistungserbringer» 6 eingerichtet werden.

Durch Anklicken der zweiten Checkbox 4 können Sie den Nutzer auch nur als Behandler bzw. Arzt markieren. Um die Einstellungen für diese Nutzer anzupassen, gehen Sie in den Reiter «Arzt» 7.

In Abhängigkeit davon, ob ein Nutzer «nur» Mitarbeiter ist oder auch Behandler und Leistungserbringer wird der Nutzer in verschiedenen Auswahlmenüs aufgelistet oder entsprechend nicht aufgeführt.

Über die Buttons unterhalb der Checkboxen können Sie die Ansicht zwischen «Mitarbeiter» 5, «Leistungserbringer» und «Arzt» wechseln und dort konkrete Einstellungen für die jeweiligen Mitarbeiter vornehmen.

Mitarbeiter

Unter dem Reiter «Mitarbeiter» können folgende Einstellungen für den Nutzer konfiguriert werden:

1. Ordnen Sie den Nutzer zu einer oder mehrerer Nutzergruppen zu. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. nur für eine bestimmte Nutzergruppe Pendenzen oder Nachrichten erstellen wollen und somit nicht mehr alle Nutzer einzeln zum entsprechenden Dialog hinzufügen müssen. Über die drei Punkte im Feld «vorh. Gruppen» gelangen Sie in der Verwaltung der Nutzergruppen.
2. Hier können Sie ein Passwort für den Nutzer hinterlegen: Wenn jeder Nutzer sich nur über ein persönliches Passwort in tomedo® einloggen soll, können Sie dieses hier einspeichern. Der Balken neben dem Eingabefeld färbt sich dabei entsprechend der Sicherheitsstufe des Passworts ein. Ausserdem können Administratoren über einen Klick auf den Button «Kameralogin» in die tomedo® Einstellungen (Nutzer → Anmeldung) gelangen, um dort ein Video aufzunehmen. An dieser Stelle kann jeder eingeloggte Nutzer Videos für seinen Kameralogin speichern. Mehr Informationen zur Passwortverwaltung in tomedo® erhalten Sie hier.
3. Über das Angestelltenmanagement können Sie für jeden Nutzer Infos (ähnlich der Patientendetails) und ein Dossier aufrufen. Sollten Infos/Dossier noch nicht vorhanden sein, werden Sie automatisch beim ersten Aufruf über das Menü angelegt. An dieser Stelle können Sie Informationen (Adresse, Kontaktdaten, etc.) sowie medizinische Dokumentationen (inklusive Leistungen und Diagnosen) für den Nutzer festhalten.
4. Für ausgewählte Laboranbindungen können hier die entsprechenden Zugangsdaten hinterlegt werden. Zur Authentifizierung zum angebundenen Labor, z.B. beim Senden eines Laborauftrags, greift tomedo® auf die hier eingetragenen Anmeldedaten zu.
5. Mit Aktivierung der Checkbox «Administrator» können Sie jedem beliebigen Nutzer Admin-Rechte geben.
6. Über die Nutzerrechte können Sie für jeden Nutzer spezifische Rechte hinterlegen. Übergeordnet können für alle Nutzerrechte in der Rechteverwaltung im Admin-Menü (Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung) vergeben werden. Mehr Informationen zur Rechteverwaltung finden Sie hier.

Leistungserbringer

Unter dem Reiter «Leistungserbringer» können folgende Einstellungen für den Nutzer vorgenommen werden:

1. Zuordnung einer oder mehrerer Betriebsstätten (BS) zu dem ausgewählten Nutzer: Die hinterlegte BS findet zum Beispiel bei der Leistungsdokumentation Berücksichtigung. Eine Erläuterung, wie die BS für eine Leistung festgelegt wird, finden Sie hier.
2. Ist der Leistungserbringer gleichzeitig auch abrechnender Arzt, so wird der Nutzer automatisch an dieser Stelle ausgewählt. Diese Vorauswahl kann je nach Rahmenbedingung angepasst werden. Ist der Leistungserbringer kein abrechnender Arzt, ist dieser Nutzer im Auswahlmenü nicht aufgeführt. Diese Nutzer müssen auf einen anderen Behandler abrechnen.
3. Insofern Sie das Modul Online-Wartezimmer über arzt-direk.com nutzen, können Sie hier die Anmeldedaten für den arzt-direkt-Account hinterlegen. Beim Aufruf eines Patienten aus dem Online-Wartezimmer-Panel werden diese Daten für den Login im Browser automatisch verwendet.

Arzt

Unter dem Reiter «Arzt» können folgende Einstellungen für den Nutzer vorgenommen werden:

1. Zuordnung einer oder mehrerer Dignitäten zu dem ausgewählten Nutzer.
2. Bei «Haupt» ist die Hauptdignität des Arztes auszuwählen.
3. Unter «Typ» können Sie zwischen «Arzt», «Praktischer Arzt», «Psychologe in Weiterbildung» oder «Andere» auswählen. Wenn Sie «Psychologe in Weiterbildung» auswählen, kann der entsprechende Nutzer im Gegensatz zu einem normalen Arzt den Tarif «581 Psychotherapie-Tarif KVG» nur zu 90 % abrechnen.
4. Sie können an dieser Stelle direkt den Arztstempel des Nutzers konfigurieren. Dieser wird auf den meisten Formularen automatisch verwendet. Dabei kann für jede Betriebsstätte und Druckart ein individueller Arztstempel hinterlegt werden.
5. Via Drag-and-drop oder über den «+»-Button können Sie hier Ihre digitale Unterschrift hinterlegen. Diese Unterschrift kann auf Arztbriefen und Custom-Formularen ausgegeben und gedruckt werden. Wenn Sie die Checkbox «geschützt» aktivieren, kann die Unterschrift nur von dem zugehörigen Nutzer verwendet werden.
6. An dieser Stelle können Sie die GLN (EAN) des Arztes hinterlegen.
7. Auch die Zahlstellenregister-Nummer kann in das Feld «ZSR-Nr.» eingefügt werden.
8. Wenn Sie Docbox nutzen, können Sie für jeden Arzt die entsprechenden Login-Daten in der Nutzerverwaltung hinterlegen. Diese gelten für den einzelnen Nutzer.
   Hinweis: Die hier eingegebenen Login-Daten überschreiben die Daten, welche Sie in den Docbox Einstellungen der Praxisorganisation eingetragen haben.

DocBox Konfiguration

Um DocBox nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst unter https://www.docbox.swiss/ registrieren. Sobald dies geschehen ist, können Sie Ihren Account in tomedo® hinterlegen.

Über Admin → Praxisorganisation → Docboxeinstellungen können Sie dafür die Konfiguration der DocBox öffnen.

An dieser Stelle können Sie Ihre Login-Daten hinterlegen und den Login testen. Diese Login-Daten werden überschrieben bzw. nicht verwendet, sobald ein Nutzer eigene Login-Daten in der Nutzerverwaltung hinterlegt. Ausserdem gelangen Sie über den entsprechenden Button direkt in die Rechteverwaltung.

Sie können direkt einstellen, welche Nutzer/Nutzergruppen und/oder Arbeitsplätze/Arbeitsplatzgruppen auf die Docbox-Funktionen insgesamt oder auch nur auf die Spitalanmeldung zugreifen dürfen.

Neben der Konfiguration der Docbox Einstellungen muss auch in der Zertifikatsverwaltung das entsprechende Zertifikat hinterlegt sein. Das entsprechende Fenster finden Sie unter Admin → Praxisorganisation → Zertifikatsverwaltung.

Dazu legen Sie über das «+»-Symbol ein neues Zertifikat an und wählen als Typ «Docbox». Die .p12 Datei sowie das zugehörige Passwort wird von unseren Technikern eingerichtet. Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich gerne an den zollsoft Support.

Um schnell auf alle gewünschten Docbox-Funktionen zuzugreifen, legen Sie die entsprechenden Symbole in die variable Symbolleiste der Patientendossiers. Dazu gehören «Docbox Abruf», «Docbox Arztkommunikation», «Docbox MeinPatient» und «Docbox Spitalanmeldung».

Über den Docbox Abruf werden automatisch alle Nachrichten abgerufen, die an Sie geschickt worden sind. Es öffnet sich das folgende Fenster (im Bild rechts), in welchem Sie eine Nachricht auswählen und auf «Abruf und Übertragung in die Kartei» klicken können. Daraufhin erscheint eine Patientenauswahl (im Bild links), über welche Sie die Nachricht dem korrekten Patienten zuordnen können. Über einen Klick auf «Ausgewählter Patient» (oder «Neuer Patient», falls dieser noch nicht in Ihrem tomedo® eingetragen ist) wird die Nachricht in das entsprechende Dossier gespeichert.

Möchten Sie einen konkreten Dossiereintrag als Anhang hochladen, so können Sie dies tun, indem Sie mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag das Kontextmenü öffnen.

Wenn Sie von hier aus eine der Optionen auswählen, wird der Dossiereintrag als Anhang Ihrer Nachricht an Patient, Spital oder Arzt hinzugefügt.

Wie wird der Leistungserbringer für eine Leistung bestimmt?

1. Ist der eingeloggte Nutzer ein Vertragsarzt oder Leistungserbringer, dann wird dieser genommen.
2. Ist ein Besuch vorhanden, wird der hauptbehandelnde Arzt des Besuches genommen.

Ansonsten gibt es keinen Leistungserbringer.

Wie wird der abrechnende Arzt für eine Leistung und Formulare bestimmt?

Bestimme den Leistungserbringer LE (s.o.).

1. Rechnet der Leistungserbringer auf einen anderen Arzt A ab, dann wird dieser Arzt A genommen.
2. Ist der Leistungserbringer Vertragsarzt, dann wird LE genommen.

Ansonsten gibt es keinen abrechnenden Arzt.

Wie wird die Betriebsstätte für eine Leistung oder Formular festgelegt?

Bestimme den Leistungserbringer LE. Bestimme den abrechnenden Arzt A.

1. Hat der Leistungserbringer LE genau eine Betriebsstätte B und ist diese Betriebsstätte B in den Betriebsstätten des abrechnenden Arztes A enthalten, dann wird B genommen.
2. Hat der abrechnende Arzt A genau eine Betriebsstätte B, dann wird diese genommen.
3. Ist ein Besuch vorhanden, dann nimm die Betriebsstätte des Besuches.
4. Nimm die eingestellte Betriebsstätte des Arbeitsplatzes.

Ärzten und Behandlern Farben zuordnen

Sie können Behandlern Farben zuordnen, sodass diese dann in der Behandler-Spalte der Tagesliste sowie in den Patientendetails farbig dargestellt sind, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. In diesen Farben werden auch die Abrechnende-Ärzte-Kürzel der Rechnungs-Auswahllisten dargestellt. Die Farben stellen Sie im Fenster Admin → Nutzer oben rechts neben dem entsprechenden Nutzerkürzel ein.

Nutzergruppen

Innerhalb der Nutzerverwaltung haben Sie, wie bereits oben erwähnt, die Möglichkeit, Ihre Nutzer in Nutzergruppen einzuteilen. Nutzergruppen ermöglichen es Ihnen, zum Beispiel in der Pendenzverwaltung, bei Lesebestätigungen oder für die Vidierung direkt eine konkrete Gruppe von Nutzern auszuwählen, ohne diese Nutzer alle einzeln auflisten zu müssen.

Im oberen Bereich 1 sehen Sie, welchen Nutzergruppen der ausgewählte Nutzer bereits zugeordnet worden ist. Darunter 2 sind alle vorhandenen Gruppen aufgelistet. Wenn Sie den Nutzer zu einer weiteren Gruppe hinzufügen möchten, können Sie dies tun, indem Sie den Namen der Gruppe in das obere Feld eintippen oder durch Drag-and-drop aus dem unteren Feld ziehen.

Über die drei Punkte 3 erreichen Sie die Verwaltung der Nutzergruppen, welche alternativ auch über Admin → Praxisorganisation → Nutzergruppen zu finden ist.

In diesem Fenster sind auf der linken Seite 1 alle vorhandenen Nutzergruppen aufgelistet. Über die „+“- und „–“-Buttons 2 können neue Gruppen hinzugefügt oder wieder gelöscht werden. Sobald eine Gruppe ausgewählt oder neu angelegt wurde, können Sie die entsprechenden Nutzergruppendetails einsehen.

An dieser Stelle können Sie der Gruppe einen Namen 3 geben und entscheiden, welche Mitglieder 4 diese haben soll. Die Nutzer können Sie dabei wieder in das Feld eintippen oder per Drag-and-drop aus der Liste vorhandener Nutzer einfügen. Ausserdem können Sie angeben, ob es sich bei der Gruppe um Operateure, Anästhesisten oder beides 5 handelt. Dies ist besonders bei der OP-Planung relevant.