Rechnungen in der Verwaltung

Grundeinstellungen

Über die Einstellungen (drei Punkte 1 rechts oben) lassen sich gewisse Grundeinstellungen vornehmen, die für jeden Abrechnungslauf relevant sind. Damit können Sie das Setzen von Filtern vermeiden und laden von vornherein weniger Rechnungen in die Hauptliste. Dies beschleunigt das Laden der Rechnungen enorm. Die Einstellungen werden für den jeweiligen Arbeitsplatz gespeichert und können sich daher abhängig vom genutzten Rechner unterscheiden. Sollten keine Rechnungen geladen werden, empfiehlt es sich, die betreffenden Einstellungen zu überprüfen.

Folgende Einstellungen sind möglich:

2. Betriebsstätte: Lädt nur Rechnungen der eingestellten Betriebsstätte. Ausschlaggebend ist die in den Rechnungsdetails eingestellte “abrechnende Betriebsstätte” der Rechnung. Sinnvoll ist diese Einstellung für Praxen mit mehreren räumlich und personell getrennten Betriebsstätten. Wenn also auf einem bestimmten Arbeitsplatz nur eine bestimmte Betriebsstätte abgerechnet werden soll, kann diese fest eingestellt werden.
3. Arzt: Lädt nur Rechnungen des eingestellten Arztes. Ausschlaggebend ist der in den Rechnungsdetails eingestellt “abrechnende Arzt” der Rechnung. Diese Einstellung lohnt sich für Nutzer, die nur ihre eigenen Rechnungen sehen wollen. Für Praxispersonal, das die gesamte Abrechnung (einer oder mehrerer Betriebsstätten) tätigt, ist die Einstellung “kein Wert” am sinnvollsten, damit sie alle benötigten Rechnungen sehen.
4. Mindestbetrag: Falls hier etwas eingetragen ist, werden nur Rechnungen angezeigt, deren Rechnungssumme über dem eingestellten Wert liegt.
5. Wartefrist nach letzter Leistung (in Tagen): Ist hier etwas eingestellt, werden nur Rechnungen angezeigt, für die seit der eingestellten Anzahl Tage keine Leistung mehr eingetragen wurde. Sinnvoll ist das, falls Sie erst eine gewisse Zeit nach dem Besuch des Patienten verstreichen lassen möchten, bis Sie ihm eine Rechnung schicken.
6. Wartefrist wird ignoriert ab Betrag (CHF): Dieser Wert ist wichtig, sofern Sie bei “Wartefrist” einen Wert einstellen. Damit wird verhindert, dass Rechnungen, die die “Wartefrist” nicht erreichen (weil der Patient z.B. regelmässig alle zwei Tage in die Praxis kommt) nie in der Abrechnung erscheinen. Ab dem eingestellten Betrag wird dann die Wartefrist ignoriert und die Rechnung definitiv mit in den Abrechnungslauf geladen.

Wichtig: Die Einstellungen «Mindestbetrag» 4, «Wartefrist nach letzter Leistung» 5 und «Wartefrist wird ignoriert» 6 sind nur aus Vorauswahl zum Laden der «Alle abzurechnenden»-Rechnungen anwendbar und nicht für andere Lade-Funktionen.

Eine mögliche sinnvolle Konfiguration wäre also z.B. die folgende:

Die beiden unteren Häkchen werden im Absatz “Arbeitslisten” näher erläutert.

Über die drei Punkte unten rechts 1 können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

2. Druckexemplare: Hier legen Sie fest, ob das Original gedruckt wird und in welcher Anzahl Kopien erzeugt werden sollen. Diese Anzahl wird fest in das Feld “Kopien” geschrieben, sodass bei jedem Ausdrucken die eingestellte Anzahl an Kopien mit gedruckt wird. Wird die Anzahl im Feld “Kopien” für den aktuellen Druckvorgang geändert, so speichert tomedo® diese Zahl, bis das Abrechnungsfenster geschlossen und erneut geöffnet wird.
   Hinweis: Es muss mindestens eine Kopie eingetragen oder das Häkchen bei «Original» gesetzt werden, damit ein Druckauftrag ausgelöst werden kann. Die Angaben im Hauptfenster unten links über Original und Kopie werden dabei automatisch in dieses Popup übernommen.
3. Export/Sammelrechnung: Je nach Häkchen wird im Rechnungsfenster die Schaltfläche Export (für den Export von Rechnungen und Übermittlung an einen Abrechnungsdienstleister) und/oder Sammelrechnung (für die Zusammenfassung von mehreren Rechnungen in eine Gesamtrechnung) angezeigt.

Besondere Spalten

Alle Spalten, in denen ein Icon (grauer Kreis oder grünes Häkchen) angezeigt wird, sind per ja / nein filterbar. Dabei steht “j” oder “ja” für Ja (grünes Häkchen) und “n” oder “nein” für Nein (grauer Kreis).

Die meisten Spalten der Rechnungslisten sind selbsterklärend, aber einige bedürfen weiterer Erklärung.

• Re.-Datum: Diese Spalte bezeichnet das Datum der Rechnungsstellung (Rechnungsdatum). Dieses ist das Datum, zu dem die Rechnung entweder erstmalig ausgedruckt und dem Patienten zugestellt bzw. übergeben oder elektronisch abgerechnet wurde. In den Rechnungsdetails wird das Rechnungsdatum neben dem Häkchen “Gedruckt” angezeigt. 
  Hinweis: In früheren tomedo®-Versionen wurde das Rechnungsdatum als “Druckdatum” bezeichnet – dies ist aber irreführend. Zum einen werden elektronisch abgerechnete Rechnungen nicht zwangsweise auch ausgedruckt und zum anderen können Rechnungen auch nachträglich beliebig oft ausgedruckt werden, was jedoch das Rechnungsdatum nicht ändert.
• Arzt: Dies ist der abrechnende Arzt der Rechnung.
• Abgerechnet: “Abgerechnet” wird als Sammelbegriff für den Abrechnungsstatus verwendet. Eine Rechnung ist abgerechnet (grünes Symbol), wenn sie entweder
  • elektronisch per XML verschickt oder
  • ausgedruckt und dem Patienten per Post oder direkt zugestellt wurde.
• Gedruckt: Gibt an, ob für die Rechnung eine Druckversion (pdf) existiert. 
  Hinweis: Eine Rechnung kann gedruckt, aber noch nicht abgerechnet sein, z. B. wenn dem Patienten vorab eine Kopie ausgehändigt wurde, während die elektronische Abrechnung erst später erfolgt.
• Abr. BS:  Hier ist die abrechnende Betriebsstätte der Rechnung gemeint.
• Empfänger eVersand: Gibt bei elektronischer Abrechnung an, welche Empfänger aktuell an der Rechnung angegeben sind:
  • P = Patient
  • KT = Kostenträger
• Teilbetrag CHF: Gibt an, in welcher Höhe bereits Zahlungen an der Rechnung verbucht wurden.
• Status: Hier wird der Status der Rechnung als Symbol angezeigt:

	Status
	offen
	in Korrektur
	in Prüfung
	geprüft

Achtung: Die Nutzung der verschiedenen Status kann in den Einstellungen in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung über das Häkchen bei “Status-Modus nutzen” aktiviert werden.

Abrechnungslauf

tomedo® übernimmt die Suche nach Rechnungen, die aktuell abgerechnet werden sollten. Dazu dient die Auswahl “Alle abzurechnenden” im Schnellauswahl-Menü links oben.

Optional kann zwischen TG- und TP-Rechnungen unterschieden werden, indem Sie eines der beiden Häkchen setzen oder entfernen. Durch Drücken des “Laden”-Buttons werden die nötigen Rechnungen gesucht und in die Hauptliste geladen. Dabei muss eine Rechnung folgende Kriterien erfüllen, um geladen zu werden:

Die Rechnung

• darf nicht “abgerechnet” sein (d.h. “gedruckt” Häkchen in den Rechnungsdetails ist nicht gesetzt),
• darf nicht “storniert” sein,
• muss mindestens eine Leistung enthalten,
• darf kein Kostenvoranschlag sein und
• muss die Kriterien erfüllen, die Sie unter Grundeinstellungen getätigt haben (s. oben).

Die so in die Hauptliste geladenen Rechnungen sollten jetzt auf Abrechnungsfehler überprüft werden. Dies geschieht in der Rubrik “Fehlerhafte Rechnungen” (siehe Unterkapitel Fehlerhafte Rechnungen).

Sind alle Rechnungsfehler beseitigt, können die markierten Rechnungen abgerechnet werden. Dazu können die Rechnungen entweder ausgedruckt 1, per E-Mail versandt 2 oder exportiert werden 3. Die Einstellungen für den Export müssen vorher im Menü Admin → Rechnungsverwaltung → Exporttypen vorgenommen werden (siehe Kapitel Rechnungstypen).

Nach dem Drücken des Buttons “Export” fragt tomedo®, mit welchem Exportprofil abgerechnet werden soll. Dies ist abhängig von Ihren praxisspezifischen Einstellungen. Falls Sie auf einem Arbeitsplatz immer mit demselben Exportprofil abrechnen, können Sie den Haken “Standard für diesen Arbeitsplatz” setzen.

Nun kann es sein, dass trotz sorgfältiger Prüfung noch Abrechnungsfehler in den Rechnungen enthalten sind. tomedo® zeigt deshalb u.U. eine Abfrage, wie mit den fehlerhaften Rechnungen umzugehen ist:

• Ja = fehlerhafte Rechnungen werden mit exportiert
• Nein, nur Rechnungen ohne Fehler exportieren = fehlerhafte Rechnungen bleiben als unabgerechnet stehen
• Abbrechen = keine Rechnung wird abgerechnet

Falls “Nein” ausgewählt wird, können die betroffenen Rechnungen nach dem Abrechnungslauf relativ schnell gefiltert werden, indem Sie in der Abrechnungsliste Abgerechnet = n filtern:

Diese vorgelagerte Prüfung wird normalerweise immer durchgeführt. Sie kann aber auch praxisweit abgeschaltet werden, in dem Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Abrechnung die Einstellung “Rechnung mit Abrechnungsfehlern direkt drucken“ aktivieren. Dies ist aber nicht empfehlenswert, da es so u.U. vermehrt zu Rückweisungen kommen wird.

Es können allerdings immer noch Versandfehler auftreten, die vor allem durch eine fehlerhafte Konfiguration der abrechnenden Betriebsstätte zustande kommen. Diese sollten normalerweise vor dem Abrechnungslauf behoben werden, wie in Abschnitt Konfigurationsfehler beschrieben. Falls das nicht vollständig erfolgt ist, werden die bleibenden Versandfehler in der Verwaltung -> Rechnungsverwaltung -> Abrechnung -> Versand/Empfang -> Dokumente angezeigt.

Die zugrunde liegenden Rechnungen können nicht abgeschickt werden und bleiben als nicht abgerechnet stehen.

Nicht abgerechnete Rechnungen filtern

Falls im Dialog oben “Nur Rechnungen ohne Fehler exportieren” gewählt wurde oder Rechnungen wegen Versandfehlern nicht abgerechnet werden konnten, so lassen sich die nicht abgerechneten Rechnungen direkt nach dem Abrechnungslauf herausfiltern, indem die Spalte “abgerechnet” 2 mit “n” gefiltert wird (siehe im Bild die Arbeitsliste Kontrolle 1).

Weitere Funktionen zum Laden von Rechnungen

Neben der Schnellauswahl “Alle abzurechnenden” gibt es die folgenden weiteren Funktionen:

Wählen Sie eine dieser Funktionen, dann erweitert sich die Anzeige, sodass ein Start- und ein Enddatum für die Suche eingegeben werden kann. Die eingestellten Daten sind dann abhängig vom abgefragten Kontext:

• Erstellte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Erstellt-Datum der Rechnungen
• Abgerechnete: Datumsauswahl bezieht sich auf das Abrechnungsdatum der Rechnungen (also das Rechnungsdatum; in den Rechnungsdetails ist das das Datum neben dem «gedruckt»-Haken)
• Versandte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Versanddatum der Rechnungen
• Bezahlte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Bezahlt-Datum der Rechnungen
• Stornierte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Stornodatum der Rechnungen

Nachdem die gesuchten Rechnungen geladen wurden, ändert sich die Anzeige und der “Laden”-Button wird zu “Geladen”. Daran können Sie jederzeit ablesen, dass die Hauptliste aktuell diejenigen Rechnungen anzeigt, die Sie über die daneben sichtbare Filterung abgefragt haben. Bei Änderung der Vorfilter (Kategorie/TP/TG/Datumsauswahl) oder Änderung der Grundeinstellungen ändert sich die Anzeige wieder und zeigt den “Laden”-Button erneut an. Damit können Sie nachträglich ablesen, welche Einstellungen Sie für das Laden der aktuell angezeigten Rechnungen getätigt haben (solange “Geladen” angezeigt wird) bzw. ob Sie die Einstellungen zwischenzeitlich verändert haben (dann wird “Laden” angezeigt).

Arbeitslisten

Arbeitslisten dienen der besseren und übersichtlicheren Organisation von Rechnungen. Es ist möglich, bis zu 5 Arbeitslisten durch Klick auf den “+”- Button anzulegen. Durch Doppelklick auf ihren Titel kann jede Arbeitsliste individuell umbenannt werden:

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit der Spalten sind in allen Arbeitslisten gleich. Verschieben Sie also in einer Arbeitsliste z.B. die Spalte “Re.-Nr.” an die erste Position, so wird sie fortan in allen Arbeitslisten an erster Stelle angezeigt.

Ausserdem können Sie die Spalten der Arbeitslisten synchron zur Hauptliste führen (oder auch nicht), indem Sie die Einstellung “Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen” aktivieren oder deaktivieren.

Arbeitslisten werden auf verschiedene Arten mit Rechnungen befüllt.

Drag-and-drop aus der Hauptliste

In der Hauptliste können einzelne oder mehrere Rechnungen markiert werden und dann mit der Maus nach unten gezogen werden. Dadurch werden sie der Arbeitsliste hinzugefügt, auf die sie gezogen wurden. Ist die obige Einstellung “Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen” nicht angehakt, so verschwinden die entsprechenden Rechnungen aus der Hauptliste. Dies bietet z.B. eine Möglichkeit, Rechnungen in der Hauptliste nacheinander zu prüfen und die obere Liste “abzuarbeiten”. Die Rechnungen in der Arbeitsliste können dann direkt abgerechnet werden.

Ist die Einstellung “Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen” angehakt, bleiben die so verschobenen Rechnungen in der Hauptliste enthalten.

Rechnungssuche

Über das Suchfeld können Rechnungen direkt in die aktuell sichtbare Arbeitsliste geladen werden, indem ihre Rechnungsnummern eingetragen und durch Enter/Return bestätigt werden. Dabei kann auch eine durch Kommata getrennte Liste von Rechnungen eingetragen und geladen werden.

Aus anderen Arbeitslisten

Zwischen zwei Arbeitslisten können Rechnungen verschoben oder kopiert werden. Dazu werden die gewünschten Rechnungen markiert und per Rechtsklick die Option «In Arbeitsliste verschieben» oder «In Arbeitsliste kopieren» ausgewählt. Sie können daraufhin aussuchen, in welche andere Arbeitsliste die Rechnungen verschoben oder kopiert werden sollen.

Tipps & Tricks

• Das Drücken von “Enter” oder “Return” öffnet das Dossier des Patienten und wählt die zuvor markierte Rechnung direkt aus. Damit können Sie eine Liste von Rechnungen nacheinander öffnen (Enter/Return), Rechnung prüfen (Sichtprüfung), Dossier schliessen (Enter/Return), ohne die Maus benutzen zu müssen.
• Um initial mit gleichen Listenkonfigurationen zu starten, lohnt es sich, das Häkchen “Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen” ganz zu Beginn der Arbeit mit dem Abrechnungsfenster zu setzen. Dann können Sie in der Hauptliste nach Belieben Spalten schieben, anzeigen und verstecken. Die Änderungen werden auch direkt mit in die Arbeitslisten übertragen. Danach kann das Häkchen wieder entfernt werden, falls Sie in den Arbeitslisten doch noch andere Spalten sehen möchten – je nach eingesetztem Workflow.

Übersicht aller abgerechneten Patienten

Wenn Sie eine Liste aller abgerechneten Patienten (mit Rechnungsnummer, Patientenname und Rechnungsbetrag) in einem bestimmten Zeitraum finden und exportieren möchten, können Sie dies in der Abrechnung tun. Ausserdem können Sie bei Bedarf nach einem Mindestbetrag filtern, zum Beispiel, damit Patienten erst eine Rechnung erhalten, wenn der Betrag 10 CHF übersteigt.

Gehen Sie dazu zum Menüpunkt Verwaltung → Rechnungsverwaltung → Abrechnung.

Suchen Sie alle Rechnungen mit Erstellt-Datum von Ihrem gewünschten Start-Datum (zum Beispiel 07.05.2025) bis heute (zum Beispiel 6.6.2025). Dann in der Spalte «Letzte Leistung» in dessen Filterzelle (direkt unter der Spaltenbeschriftung) «<4.6.25» eingeben.

Jetzt bleiben nur noch Rechnungen übrig, die ab dem 07.05. erstellt wurden und deren letzte Leistung (und somit alle Leistungen) am oder vor dem 04.06. war.

Nun können Sie sich noch unerwünschte Spalten ausblenden (Rechtsklick auf den Tabellenkopf und dann die Häkchen aus den unerwünschten Spalten entfernen) und dann Ihre Filterung und die übrig gebliebenen Spalten für zukünftige Abfragen abspeichern, indem Sie rechts oben auf den Dreiecks-Button (rechts neben «Eigene Filterung») klicken, und dann «Speichern unter…» und einen Filternamen eingeben.

Um die Liste nun weiterzubearbeiten oder zu drucken, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen «CSV-Export».

Dies erstellt eine CSV-Datei auf Ihrem Desktop, die Sie mit Numbers, Excel oder Libre Office öffnen können.

Um Rechnungen zurückzuhalten, deren Gesamtbeträge 10 CHF nicht überschreiten, geben Sie in der Filterzelle der Spalte «Real CHF» den Wert «>10» ein. Übrig bleiben lediglich Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 10 CHF.

Mit dem Shortcut ⌘Cmd + A können Sie nun alle übrig gebliebenen Rechnungen auswählen und dann «Tabelle drucken» klicken um die Rechnungen auszudrucken oder durch den Druck auf den Button «Export» zu exportieren. Danach werden sie auf abgerechnet gesetzt.