Empfangen von Nachrichten und Erinnerungen

Natürlich können Sie Nachrichten und Erinnerungen nicht nur verschicken, sondern auch empfangen. Dies gestaltet sich allerdings in beiden Fällen ein wenig anders und wird daher in den nächsten beiden Unterkapiteln einzeln erklärt.

Nachrichten empfangen und beantworten

Im folgenden Beispiel ist eine empfangene Nachricht mit Nachrichtenverlauf und Antworten dargestellt. Dieses Fenster erscheint automatisch, sobald eine neue Nachricht für Sie eingeht. Wenn Nachrichten an Sie verschickt werden, während Sie ausgeloggt sind, erscheinen alle verpassten Nachrichten automatisch, sobald Sie sich das nächste Mal anmelden.

Im Nachrichtenfenster sehen Sie den Verlauf der Nachrichten. Dabei kann es sich um eine Nachricht oder um mehrere handeln, wenn bereits Antworten versendet worden sind. Anhand der Ausrichtung der Sprechblasen können Sie schnell erkennen, ob es sich um Mitteilungen von Ihnen oder anderen Nutzern handelt: Die eigenen Nachrichten sind immer nach rechts ausgerichtet 1, die Nachrichten anderer Nutzer nach links 2.

Innerhalb der Nachricht selber sehen Sie neben dem Inhalt auch den Absender, alle Empfänger (da einige Nachrichten unter Umständen nur an Sie geschickt worden sind, aber nicht den Rest der ursprünglichen Empfänger), sowie Datum und Uhrzeit. Durch Klick auf das Info-Symbol ist ersichtlich welche Vollnamen sich hinter den Nutzerkürzeln verbergen, wann/ob eine Nachricht bereits vom Empfänger gelesen wurde, oder ob die Nachricht bereits vom Empfänger gelöscht wurde.

In der untersten Zeile sind zudem einige Aktionen 3 dargestellt:

• Antwort an Absender
• Antwort an alle
• weiterleiten
• als Erinnerung
• neue Pendenz (siehe entsprechendes Unterkapitel)

Unterhalb der Nachrichten befindet sich ein Freitextfeld 4, in welchem Sie Ihre Antwort formulieren können. Daraufhin können Sie sich entscheiden, ob die Nachricht an alle aus dem Nachrichtenverlauf oder nur den Originalversender der Nachricht 6 geschickt werden soll.

Ausserdem besteht die Möglichkeit, weitere Empfänger durch Klick auf den entsprechenden Button 5 hinzuzufügen.

Wenn Sie weitere Empfänger hinzufügen möchten, öffnet sich ein neuer Nachrichtendialog. Innerhalb des Nachrichteninhalts ist der Verlauf der bereits versendeten Nachrichten zu sehen. An der rechten Seite haben Sie dann die Möglichkeit, auszuwählen, wer ebenfalls als Empfänger hinzugefügt werden soll. Das Fenster ist prinzipiell identisch mit dem Nachrichtenfenster, in welchem Sie neue Nachrichten verfassen und verschicken.

Nachricht beim nächsten Einloggen anzeigen

Wenn Sie eine Nachricht erst beim nächsten Einloggen in Ihren Account beantworten möchten und diese auch so lange nicht als „gelesen“ markieren wollen, haben Sie die Möglichkeit unten links auf den Button „Nicht jetzt“ 7 zu klicken. In diesem Fall verschwindet die Nachricht und wird beim nächsten Einloggen automatisch erneut angezeigt.

Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen

Wenn Sie eine Nachricht erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten möchten und dabei auch so lange nicht als „gelesen“ markieren wollen, haben Sie die Möglichkeit unten auf den Button mit dem Wecker-Symbol 8 zu klicken. Dann öffnet sich ein Menü, in welchem Sie die Zeitspanne, nach der die Nachricht erneut angezeigt werden soll, einstellen können.

Nachricht löschen 

Wenn Sie eine Nachricht löschen möchten, haben Sie die Möglichkeit unten auf den Button „Löschen“ 9 zu klicken.

Anschliessend öffnet sich das nachfolgend abgebildete Fenster und Sie können das Löschen der Nachricht bestätigen. Das Löschen wieder abzubrechen ist ebenfalls möglich.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dabei die Nachricht aus der persönlichen Liste und der Liste des aktuellen Arbeitsplatzes entfernt wird. Eine Nachricht an einen Arbeitsplatz wird somit für alle Nutzer an diesem Arbeitsplatz gelöscht.

Für Nutzer mit Adminrechten und für Nutzer, denen in der Rechteverwaltung unter dem Punkt «Nachrichten» das Recht „Nachricht für alle löschen“ verliehen worden ist, erscheint anstelle des obigen Fensters nach einem Klick auf den Button „Löschen“ 9 das nachfolgend abgebildete Fenster.

Dort haben sie zusätzlich mit der Option „Für alle löschen“ die Möglichkeit, die Nachricht aus allen Listen zu löschen. Auch im Nachrichtenverlauf für die anderen Nutzer wird diese Nachricht dann nicht mehr angezeigt.

Nachricht schliessen 

Wenn Sie eine Nachricht schliessen und auf gelesen setzen wollen, ist dies im oben abgebildeten Fenster für einen Nachrichtenverlauf mit einem Klick auf den rechts unten platzierten Button „Schliessen/Gelesen“ 10 möglich.

Alle ungelesenen Nachrichten öffnen 

In der festen Symbolleiste gibt es neben dem Button zum Erstellen neuer Nachrichten eine weitere Option, sich alle ungelesenen Nachrichten in einem eigenen Fenster anzeigen zu lassen.

Ausserdem können Sie hier aus einem Dropdownmenü auswählen, ob Sie hier…

• nur wichtige Nachrichten in einem eigenen Fenster öffnen möchten,
• die Inboxansicht für Nachrichten öffnen oder
• die Nachrichtenverwaltung öffnen.

Hinweis: Die Zahl auf grauem Grund links oben beim Symbol für Nachrichten in der Symbolleiste gibt die gesamte Anzahl an ungelesenen Nachrichten (d.h. nicht wichtige ungelesene Nachrichten und wichtige ungelesene Nachrichten) an, und die Zahl auf rotem Grund links oben bei diesem Symbol gibt die Anzahl der ungelesenen wichtigen Nachrichten an.

Erinnerungen empfangen

Pendenz aus Nachricht erstellen

Wenn Sie Nachrichten empfangen, können Sie an dieser Stelle auch Pendenzen aus diesen Nachrichten erstellen. Dazu klicken Sie in der unteren Zeile der Nachricht auf «neue Pendenz» 1. Es öffnet sich ein Popover.

Wenn Sie bereits über Vorlagen für Pendenzen aus Nachrichten verfügen, werden diese hier angezeigt 2, sodass Sie sich für eine dieser Vorlagen entscheiden können.

Hinweis: Sie können ausschliesslich über Vorlagen Pendenzen aus Nachrichten erstellen.

Wenn Sie Vorlagen anlegen oder bearbeiten möchten, klicken Sie auf die drei Punkte 3 am unteren Rand des Popovers, um in die Vorlagenverwaltung zu gelangen.

Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, erreichen Sie direkt das Fenster, in welchem Sie wie gewohnt eine Pendenz erstellen können (siehe Kapitel Pendenzenverwaltung). Der Name der Pendenz entspricht dabei dem Name der Vorlage (kann allerdings verändert werden). In den Details wird der Absender der Nachricht mit Zeitstempel angeführt sowie die eigentliche Nachricht.