{"id":8299,"date":"2024-03-13T15:12:46","date_gmt":"2024-03-13T14:12:46","guid":{"rendered":"https:\/\/support.tomedo.de\/?post_type=docs&p=8299"},"modified":"2025-03-21T14:41:09","modified_gmt":"2025-03-21T13:41:09","slug":"einlesen-von-buchungen-zu-rechnungen","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/support.tomedo.ch\/handbuch\/tomedo\/abrechnung\/einlesen-von-buchungen-zu-rechnungen\/","title":{"rendered":"Einlesen von Buchungen zu Rechnungen"},"content":{"rendered":"\n
Bevor Zahlungen in tomedo\u00ae dokumentiert werden, sollte die Entscheidung getroffen werden, ob Kassenb\u00fccher in tomedo\u00ae verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n
Um Barzahlungen zu dokumentieren, ist ein Kassenbuch Pflicht. Dieses Kassenbuch kann auch ausserhalb von tomedo\u00ae gef\u00fchrt werden. F\u00fcr alle anderen Zahlungen ist prinzipiell kein Kassenbuch vorgeschrieben.<\/p>\n\n\n\n
Wir empfehlen, Kassenb\u00fccher in tomedo\u00ae zu f\u00fchren, wenn keine andere Zahlungsdokumentation oder Buchhaltung ausserhalb von tomedo\u00ae erfolgt.<\/p>\n\n\n\n
Um neue Kassenb\u00fccher einzurichten oder vorhandene Kassenb\u00fccher anzupassen, \u00f6ffnen Sie \u00fcber das Men\u00fc «Verwaltung» das Fenster «Kassenbuch» und klicken neben dem Auswahlmen\u00fc der Kassenb\u00fccher auf die drei Punkte.<\/p>\n\n\n\n Eine Anleitung zum Einrichten befindet sich im Kapitel Kassenbuchverwaltung<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Es ist m\u00f6glich, die auf dem Bankkonto eingegangenen Buchungen direkt in tomedo\u00ae einzulesen und die gezahlten Betr\u00e4ge den Rechnungen zuzuweisen. Die Rechnungen k\u00f6nnen damit automatisch auf bezahlt gesetzt werden. Die Zahlungen werden direkt in das Kassenbuch \u00fcbertragen.<\/p>\n\n\n\n tomedo\u00ae unterst\u00fctzt zum Einlesen der Daten die folgenden Formate:<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie den Buchungsimport von tomedo\u00ae nutzen wollen, muss Ihre Bank Ihnen Ihre Buchungen in einem dieser Formate zur Verf\u00fcgung stellen. Bei camt-Dateien sind die Varianten camt.053 und camt.054 m\u00f6glich. Der Inhalt dieser beiden camt-Varianten kann sich von Bank zu Bank unterscheiden. Bitte kl\u00e4ren Sie mit Ihrer Bank, welcher Buchungsexport f\u00fcr Sie am besten geeignet ist.<\/p>\n\n\n\n Sie m\u00fcssen die Buchungsdateien herunterladen, um sie in tomedo\u00ae einlesen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Im Reiter «Buchungen» 1<\/mark> in der Rechnungsverwaltung befindet sich die \u00dcbersicht f\u00fcr den Buchungsimport. In dem Fenster oben rechts 3<\/mark> sehen Sie eine Liste der bereits eingelesenen Buchungsdateien. Diese Tabelle enth\u00e4lt zun\u00e4chst maximal 50 Dateien. Durch Klicken auf «Weitere Dateien laden» 4<\/mark> k\u00f6nnen Sie die restlichen Buchungsdateien anzeigen lassen. Durch Doppelklick auf einen Dateinamen werden Ihnen in der unteren Tabelle alle Buchungen angezeigt, die mit dieser Buchungsdatei eingelesen wurden.<\/p>\n\n\n\n Sie k\u00f6nnen neue Buchungsdateien per Drag-and-drop oder durch Klicken auf die Fl\u00e4che 2<\/mark> einlesen.<\/p>\n\n\n\n Auf Nachfrage w\u00e4hlen Sie das entsprechende Kassenbuch und best\u00e4tigen Ihre Eingabe. Anschliessend werden die Zahlungen, die in den Buchungsdateien codiert sind, am Server verarbeitet. Die Zahlungen werden sowohl in der Rechnung als auch in das ausgew\u00e4hlte Kassenbuch eingetragen. Dabei wird zus\u00e4tzlich der Vermerk «Aus Buchungsdatei erstellt» gesetzt. Das wiederholte Einlesen derselben Buchung wird von tomedo\u00ae als solches erkannt und f\u00fchrt nicht zu Doppelbuchungen, sondern wird Ihnen als Warnung angezeigt. Diese Warnung und weitere Statusmeldungen werden Ihnen nach dem Einlesen angezeigt. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt Umgang mit Statusmeldungen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Durch Dr\u00fccken auf «Alle nicht erledigten Buchungen laden» 5<\/mark> werden Ihnen alle nicht erledigten Buchungen angezeigt, unabh\u00e4ngig von der Buchungsdatei, zu der sie geh\u00f6ren.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie auf die drei Punkte 6<\/mark> klicken, erscheint ein Popover mit zwei weiteren Einstellungsm\u00f6glichkeiten:<\/p>\n\n\n\n \u00dcber die «Buchungstoleranz in Rappen» k\u00f6nnen Sie einstellen, um wie viel Rappen ein bezahlter Betrag vom Rechnungsbetrag abweichen darf, damit die Rechnung trotzdem von tomedo\u00ae als vollst\u00e4ndig bezahlt markiert wird. Im Beispiel wird ein Betrag von 5 Rappen angegeben. Werden also in einer Rechnung 5 Rappen zu viel oder zu wenig gezahlt, wird dies toleriert. \u00dcberschreitet die Abweichung diese Toleranz, so meldet tomedo\u00ae, dass die Rechnung nicht vollst\u00e4ndig bezahlt bzw. \u00fcberbezahlt wurde.<\/p>\n\n\n\n Der Rechnungszeitraum ist relevant f\u00fcr die Zuordnung von Zahlungen, bei denen nicht die von tomedo\u00ae ausgewiesene Referenz mit der eindeutigen Rechnungs-ID f\u00fcr die \u00dcberweisung genutzt wurde. Ist die Rechnungs-ID nicht angegeben, so versucht tomedo\u00ae, die Rechnung \u00fcber eine eventuell angegebene Rechnungsnummer zuzuordnen. Falls die Zahlung zu einer bereits bezahlten Rechnung geh\u00f6rt, k\u00f6nnen Sie mit der Angabe «Rechnungszeitraum» eingrenzen, in welchem Zeitrahmen nach bezahlten Rechnungen gesucht werden soll, um diese mit eingelesenen Buchungen zu verkn\u00fcpfen.<\/p>\n\n\n\n Dies ist wichtig, da sich Rechnungsnummern eventuell \u00e4hneln k\u00f6nnen. So haben Sie vielleicht, bevor Sie Rechnungskreise mit Pr\u00e4fixen genutzt haben, vor zwei Jahren eine Rechnung mit der Rechnungsnummer «100» erstellt. Als Sie dann einen Rechnungs-Pr\u00e4fix zu nutzen begannen, haben Sie m\u00f6glicherweise die Rechnungsnummern erneut ab 1 vergeben. Nun haben Sie also eine neue Rechnung mit der Rechnungsnummer «KVG 100». Um nicht beide Rechnungen vorgeschlagen zu bekommen oder gar eine falsche Zuordnung zu riskieren, k\u00f6nnen Sie einen Zeitraum eingeben, ab welchem Rechnungen ignoriert und damit nicht mehr vorgeschlagen werden. Im Beispiel werden etwa alle bezahlten Rechnungen, die \u00e4lter als 12 Monate sind, bei der Zuordnung ignoriert. Unbezahlte Rechnungen werden generell immer (also auch vor dem eingegebenen Zeitraum) angezeigt.<\/p>\n\n\n\n Wird beim Buchungsimport bei einer Zahlung nur eine<\/strong> Rechnung gefunden und diese ist bereits storniert, wird die Buchung trotzdem dieser Rechnung zugeordnet. Es wird ein Hinweis angezeigt, dass die Rechnung storniert ist und die Buchung wird gelb hinterlegt.<\/p>\n\n\n\n Wir beim Buchungsimport sowohl eine stornierte als auch eine nicht stornierte Rechnung gefunden, wird die Buchung der nicht<\/strong> stornierten Rechnung zugeordnet.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr jede Buchung erscheint eine Statusmeldung. Diese Statusmeldungen k\u00f6nnen die folgenden Informationen enthalten:<\/p>\n\n\n\n Tabellenspalten, die nicht ben\u00f6tigt werden, k\u00f6nnen durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf und Entfernen des entsprechenden H\u00e4kchens verborgen werden. Unterschiede zwischen Buchungsdatum und Valutadatum kommen durch die internen Prozesse der Bank zustande.<\/p>\n\n\n\n Buchungen, die zweifelsfrei einer Rechnung zugeordnet werden k\u00f6nnen, werden mit weissem Hintergrund dargestellt. Anderenfalls gibt es je nach Typ der Statusmeldung die folgende farbliche Codierung:<\/p>\n\n\n\n In der Spalte «Info» finden Sie eine n\u00e4here Erl\u00e4uterung zu der jeweiligen Statusmeldung. Jede Statusmeldung kann durch das Setzen eines Hakens in der Spalte «Erledigt» als erledigt markiert werden. Es wird empfohlen, dies erst nach Beheben der Ursache der Statusmeldung zu tun. In der folgenden Tabelle finden Sie eine schnelle \u00dcbersicht \u00fcber alle m\u00f6glichen Statusmeldungen und Empfehlungen zur Behebung der Ursachen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
\u00dcbersicht<\/h2>\n\n\n\n
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Umgang mit Statusmeldungen<\/h3>\n\n\n\n
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