In tomedo\u00ae haben Sie die M\u00f6glichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo\u00ae einzulesen. Dazu m\u00fcssen Sie unter Admin \u2192 E-Mail-Konten<\/em> die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mails-Services einzutragen. Der zweite Reiter dient zum Hinterlegen der Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen k\u00f6nnen Sie entsprechend im dritten Reiter f\u00fcr jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen. Alle drei Reiter werden in den n\u00e4chsten Unterkapiteln genauer erkl\u00e4rt.<\/p>\n\n\n\n
Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, ben\u00f6tigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten schnell googeln k\u00f6nnen. G\u00e4ngige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.<\/p>\n\n\n\n
Achtung:<\/strong>\u00a0Versenden kann tomedo\u00ae nur per SMTPProtokoll, Empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo\u00ae mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie k\u00f6nnen sich auch an den Support wenden, um bei der Einrichtung Hilfe zu bekommen.<\/p>\n\n\n\n
E-Mail-Konto<\/h3>\n\n\n\n
Nach erfolgreicher Konfiguration der Servereinstellungen k\u00f6nnen Sie im Reiter «Konto» die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung 1<\/mark> gibt es zwei M\u00f6glichkeiten: per Passwort oder Open Authentification (OAuth) 2.0.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Bei der Authentifizierung per Passwort m\u00fcssen Sie in das entsprechende Feld 2<\/mark> das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.<\/p>\n\n\n\n
Sollten Sie sich per OAuth 2.0 (verf\u00fcgbar ab tomedo\u00ae Version v1.111) authentifizieren wollen, klicken Sie im Auswahlmen\u00fc «Authentifizierung» auf den entsprechenden Unterpunkt. Dr\u00fccken Sie auf den Button «Zugangscode»\u00a03<\/mark>, um \u00fcber den Browser einen Code f\u00fcr das E-Mail-Konto zu beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo\u00ae eingetragen.<\/p>\n\n\n\n
In beiden F\u00e4llen k\u00f6nnen Sie mittels «Verbindungstest» 4<\/mark> \u00fcberpr\u00fcfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn dies nicht der Fall ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.<\/p>\n\n\n\n
Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll 5<\/mark> konfiguriert ist, k\u00f6nnen Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.<\/p>\n\n\n\n
Standardm\u00e4ssig ist f\u00fcr den Abruf von E-Mails ein Intervall 6<\/mark> von 60 Sekunden eingestellt. Sie k\u00f6nnen diesen Wert anpassen, sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mail deaktivieren.<\/p>\n\n\n\n
Nach Setzen des H\u00e4kchens «E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren» 7<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. H\u00e4ufig werden Ihnen dabei anhand des Absenders und weiterer Schlagw\u00f6rter bereits m\u00f6gliche Patienten vorgeschlagen.<\/p>\n\n\n\n
Signaturen<\/h3>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Pro E-Mail-Konto k\u00f6nnen Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die M\u00f6glichkeit, html-Bl\u00f6cke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und f\u00fcgen diese dann in den html-Block der Signatur ein.<\/p>\n\n\n\n
Einstellungen<\/h2>\n\n\n\n
Wenn Ihre E-Mail-Accounts eingerichtet sind, haben Sie zudem noch die M\u00f6glichkeit, \u00fcber die tomedo\u00ae Einstellungen sowohl praxisweite als auch arbeitsplatzspezifische Konfigurationen zu hinterlegen.<\/p>\n\n\n\n
\u00dcber Arbeitsplatz \u2192 Brief\/Fax\/Mail<\/em> k\u00f6nnen Sie hinterlegen, dass E-Mails immer mit tomedo\u00ae erstellt werden. In diesem Fall ist tomedomail Ihr Mail-Client. Da dies eine arbeitsplatzspezifische Einstellung ist, m\u00fcssen Sie diese f\u00fcr jeden gew\u00fcnschten Rechner einzeln ausw\u00e4hlen. <\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Weitere Einstellungen, die \u00fcber\u00a0Praxis \u2192 E-Mail<\/em> hinterlegt werden, gelten entsprechend f\u00fcr die komplette Praxis. Dazu geh\u00f6rt, dass Sie festlegen, \u00fcber welchen Dossiereintragstypen ausgehende und eingehende E-Mails in den Dossiers der Patienten gespeichert werden. Hierf\u00fcr k\u00f6nnen Sie zum Beispiel auch \u00fcber\u00a0Admin \u2192 Dossiereintragstypen<\/em>\u00a0einen neuen Eintrag «E-Mail» mit Anhang anlegen und f\u00fcr diesen Zweck nutzen. Ausserdem k\u00f6nnen Sie an dieser Stelle Ihre Sendelimits anpassen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Zugriffsbeschr\u00e4nkungen<\/h3>\n\n\n\n
Wenn Sie einstellen m\u00f6chten, welche Nutzer Zugriff auf das E-Mail-Konto haben, k\u00f6nnen Sie dies \u00fcber die Rechteverwaltung unter Admin \u2192 Praxisorganisation \u2192 Rechteverwaltung<\/em> tun. An dieser Stelle k\u00f6nnen Sie unter EmailAccountTyp \u2192 tomedoHIN \u2192 Zugriff<\/em> ein Recht anlegen, welches den Zugriff einschr\u00e4nkt.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
E-Mail-Account<\/h2>\n\n\n\n
Unter Verwaltung \u2192 E-Mail<\/em> k\u00f6nnen Sie die E-Mails aus Ihren Account ansehen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Im Auswahlmen\u00fc 1<\/mark> k\u00f6nnen Sie aus der Liste aller aktiven E-Mail-Accounts ausw\u00e4hlen. In der linken Spalte befinden sich die Ordner 2<\/mark> des ausgew\u00e4hlten Accounts. Wenn Sie die E-Mail-Synchronisation aktiviert haben, wird die Ordnerstruktur ebenfalls synchronisiert. Im Bereich «eigene Ordner» k\u00f6nnen Sie zus\u00e4tzlich \u00fcber «+ neu» 3<\/mark> weitere Ordner anlegen.<\/p>\n\n\n\n
Oberhalb der Mails sind zudem zwei Suchfelder vorhanden, sowohl f\u00fcr die Patientensuche 4<\/mark> als auch f\u00fcr die Textsuche 5<\/mark>. So k\u00f6nnen Sie unkompliziert zwischen Ihren Mails filtern.<\/p>\n\n\n\n
Der obere Reiter gibt zudem noch einmal die M\u00f6glichkeit, zwischen den Ordnern\u00a06<\/mark>\u00a0«Posteingang», «Gesendet», «Postausgang», «Entw\u00fcrfe» und «Papierkorb» zu wechseln. Die Symbole daneben\u00a07<\/mark>\u00a0erm\u00f6glichen es, eine neue Mail zu schreiben oder auch direkt eine neue Mail an den aktuell ausgew\u00e4hlten Patienten zu verfassen. Ausserdem k\u00f6nnen Sie \u00fcber die dritte Spalte von Symbolen\u00a08<\/mark>\u00a0dem Absender der ge\u00f6ffneten Mail antworten, allen antworten oder die ausgew\u00e4hlte Mail weiterleiten. \u00dcber die drei Punkte oben rechts\u00a09<\/mark>\u00a0gelangen Sie in die E-Mail Einstellungen, welche Sie auch \u00fcber die tomedo\u00ae Einstellungen unter\u00a0Praxis \u2192 E-Mail<\/em>\u00a0aufrufen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie in der Tabelle eine Mail ausgew\u00e4hlt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verf\u00fcgung. Per Rechtsklick auf eine E-Mail k\u00f6nnen Sie im Kontextmen\u00fc die folgenden Aktionen ausf\u00fchren:<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
\n
E-Mail verschieben<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie innerhalb der vorhandenen Ordnerstruktur navigieren. Alternativ k\u00f6nnen Sie die E-Mail auch per Drag-and-drop in den gew\u00fcnschten Ordner verschieben.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail l\u00f6schen<\/strong>: Diese E-Mail ist dann auch auf allen synchronisierten Mail-Clients gel\u00f6scht.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail als ungelesen markieren<\/strong>: Auch diese Aktion wird auf allen Mail-Clients synchronisiert.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail einem Patienten zuordnen<\/strong>: Einem Bestandspatienten kann die E-Mail direkt zugeordnet werden, \u00a0Neupatienten k\u00f6nnen auf diesem Weg auch gleich angelegt werden; die E-Mail erscheint dann als Eintrag im Patientendossier.<\/li>\n\n\n\n
automatische Zuordnung<\/strong>: Nachdem Sie eine E-Mail einem Patienten zugeordnet haben, haben Sie die M\u00f6glichkeit, zuk\u00fcnftige E-Mails von dieser E-Mail-Adresse automatisch diesem Patienten zuzuordnen.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail .eml \u00f6ffnen<\/strong>: eml ist ein geeignetes Format, um E-Mails auf einem Datentr\u00e4ger zu speichern.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Verwaltung der E-Mail-Vorlagen<\/h2>\n\n\n\n
Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu k\u00f6nnen, werden Vorlagen ben\u00f6tigt. \u00dcber den Men\u00fcpunkt Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen<\/em> erreichen Sie die Vorlagenverwaltung.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Auf der linken Seite\u00a01<\/mark>\u00a0sind alle verf\u00fcgbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Buttons\u00a02<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen Sie neue Vorlagen hinzuf\u00fcgen, neue Ordner hinzuf\u00fcgen, um Ihre Vorlagen zu sortieren, und Vorlagen und Ordner wieder l\u00f6schen.<\/p>\n\n\n\n
Der Name 3<\/mark> der Vorlage dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte f\u00fcr Sie m\u00f6glichst eindeutig sein.<\/p>\n\n\n\n
Im Feld «Kopie an» 4<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, allerdings erhalten Sie dann unter Umst\u00e4nden keine direkte Versandbest\u00e4tigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von \u00fcber hundert Versandbest\u00e4tigungsmails herk\u00f6mmliche E-Mail-Konten durchaus \u00fcberlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.<\/p>\n\n\n\n
Das Betrefffeld 5<\/mark> stellt dar, was die Empf\u00e4nger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern m\u00f6glichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.<\/p>\n\n\n\n
In den Bereich «Textvorlage» kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei k\u00f6nnen Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der \u00fcblichen\u00a0$[Schreibweise]$<\/code>\u00a0verwenden, als Hilfestellung dazu dient die «Kommandos»-Schaltfl\u00e4che\u00a06<\/mark>. F\u00fcr Terminerinnerungen k\u00f6nnen Sie alle Platzhalter des Briefkommandos\u00a0$[selektierterTermin]$<\/code>\u00a0verwenden. Mit %d<\/code> erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit\u00a0%V<\/code>\u00a0und\u00a0%N<\/code>\u00a0und f\u00fcr\u00a0%g<\/code>\u00a0erhalten Sie \u201eHerr\u201c oder \u201eFrau\u201c. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit\u00a0%M<\/code>\u00a0.<\/p>\n\n\n\n
Mit dem Button «Schrift» k\u00f6nnen Sie den Text in der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgr\u00f6sse, Farbe, etc. anpassen. \u00dcber den Button «HTML Block» k\u00f6nnen Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzuf\u00fcgen von Anh\u00e4ngen\u00a07<\/mark>\u00a0an die E-Mail ist m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n
Bei der Schnellauswahl des zu erzeugenden Dossiereintragstypen\u00a08<\/mark>\u00a0stehen nur solche zu Auswahl, die als Medientyp «Text» haben. \u00dcber den Einstellungs-Button an der rechten Seite (drei Punkte) gelangen Sie wie gewohnt zum entsprechenden Verwaltungsfenster, in welchem Sie auch neue Dossiereintragstypen (wie z.B. «E-Mail-Terminerinnerung) anlegen k\u00f6nnen. In die Akten der Patienten wird jeweils ein Eintrag vom gew\u00e4hlten Typ mit Betreff und Inhalt der versendeten Nachricht archiviert, insofern nicht «keine Auswahl» angeklickt ist.<\/p>\n\n\n\n
\u00dcber «Vorschlag f\u00fcr» k\u00f6nnen Sie ausserdem festlegen, an welchen Stellen die E-Mail Vorlage verwendet werden kann. Diese ist dann in allen angehakten Bereichen verf\u00fcgbar. Standardm\u00e4ssig ist nur das Dossier hinterlegt, wenn Sie also die Vorlage an weiteren Stellen nutzen m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie dies hier hinterlegen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie E-Mails aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion verschicken. Dies funktioniert nat\u00fcrlich nur, sofern in den Patientendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion «E-Mail an alle Patienten der Liste verschicken» gew\u00e4hlt, \u00f6ffnet sich zun\u00e4chst ein Fenster, in welchem Sie die E-Mail-Vorlage, das Absender-Konto und bei Bedarf eine E-Mail-Signatur ausw\u00e4hlen. Hier wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen der Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Des Weiteren haben Sie die M\u00f6glichkeit, der E-Mail Dokumente aus Dossiereintr\u00e4gen als Anhang hinzuzuf\u00fcgen. Die Verschl\u00fcsselung der Anh\u00e4nge wird im n\u00e4chsten Abschnitt besprochen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Analog k\u00f6nnen Sie auch an anderen Stellen E-Mails an mehrere Patienten verschicken, beispielsweise aus Patientenlisten.<\/p>\n\n\n\n
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